En nuestra anterior publicación hablamos de 5 aplicaciones para videoconferencias gratuitas. Se ha convertido ya en un mantra que el teletrabajo ha venido para quedarse. No es seguro que así sea de modo absoluto y para todo el mundo, pero sí es un elemento más a tener en cuenta. Y de nada sirve tener la mejor aplicación, si tu comunicación falla al hacer una reunión virtual. Hoy te hablamos de 5 claves para videoconferencias que debes conocer ANTES de realizarlas.
1. Lo que debes hacer antes de activar la cámara
Nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión (Oscar Wilde)
La primera de nuestras claves para videoconferencias es la confusión del ámbito doméstico y el profesional. Mucha gente falla por pensar que puede mantener el mismo ámbito doméstico en el que trabaja cuando realiza una videoconferencia, webinar o reunión virtual. Sin embargo, hay una serie de elementos que debes preparar y disponer antes de que conectes el micrófono y enciendas la cámara. Primero, la ubicación desde la que emites es una de las claves para videoconferencias más olvidada. Tu interlocutor o tu audiencia va a examinar con detalle todo lo que capta la cámara y oír todo lo que capta el micrófono. El ser humano necesita reducir la incertidumbre que provoca una interacción, de momento, “desnaturalizada”, así que va a buscar toda la información que pueda. Una habitación desordenada es un pésimo indicador de tu solvencia como profesional.
Si no dispones de un fondo adecuado, algunas aplicaciones te ofrecen la opción de establecer uno virtual. Si usas uno, elige con cuidado el más adecuado. Debes también cuidar el no estar a contraluz y por supuesto vestirte para la ocasión. No estás en la oficina, pero es una reunión profesional y no puedes descuidar tu aspecto. Tampoco descuides tu aspecto de cintura para abajo, podría pasar que te levantaras en un momento determinado y dejaras ver una parte de tu indumentaria que no has cuidado.
Otra clave para videoconferencias es el ángulo de cámara. Si estás usando una Tablet, no la coloques en su posición más habitual (tu regazo cuando estás sentado en el sofá). Si es un ordenador, no dejes que esté demasiado bajo. El plano contrapicado es uno de los menos favorecedores para las personas, permite ver tu papada y tus fosas nasales. El punto rojo que indica la cámara debe estar siempre a la altura de los ojos. Coloca siempre el ordenador de un modo que coincida. Si usas un móvil o una Tablet, hay soportes que permiten seguir esta norma. Si no tienes un dispositivo mejor que un móvil, asegúrate de que la aplicación que usas corrige la orientación si lo pones en horizontal.
2. Mantén el contacto visual, pero no demasiado
¿Dónde hay un autor en el mundo que explique mejor la belleza que los ojos de una mujer?
(William Shakespeare, en Trabajos de amor perdidos).
Como se está demostrando por el uso de la mascarilla en la pandemia, los ojos son una fuente de información muy importante. Por otra parte, tu interlocutor se sentirá aludido si se siente mirado, y se distanciará si no lo es. Es un error mirar a la pantalla donde observas a los participantes en la reunión todo el rato. La cámara está marcada por un piloto rojo (o verde, dependiendo del ordenador) que se enciende en la parte superior de la pantalla. En las tablets y móviles suele estar también en la parte superior, aunque no siempre. Practica llevando tu dedo hacia donde crees que está, y pronto verás si es así. Una recomendación muy válida es que no mires todo el rato a la pantalla de tu interlocutor/es, pero tampoco es correcto mirar todo el rato a la cámara.
Lo más razonable es mirar a cámara cuando hablas, para que tu/s interlocutor/es se sientan implicados, y a la pantalla cuando hablen las otras personas, para captar su comunicación no verbal cuando emiten su mensaje. De este modo puedes estar razonablemente relajado y transmitir y recibir adecuadamente. Esta es una clave para videoconferencias fundamental.
3. Cuida el sonido, o tu contenido no interesará
Tan solo el 7% de la transmisión emocional de la comunicación podemos atribuirla a las palabras, mientras que el 38% se transmitiría a través del lenguaje paraverbal y el 55% restante, a través del lenguaje corporal.
(según Albert Mehrabian, antropólogo)
Dado que en la comunicación virtual perdemos mucho del lenguaje corporal, hay que cuidar mucho la calidad del sonido. Como ya vimos en la publicación anterior, aplicaciones como Teams corrigen mucho el ruido de fondo y la calidad de la comunicación es nítida. Sin embargo, no siempre dispones de una buena aplicación para videoconferencias, así que debes cuidar al máximo el ruido de fondo. Esto se soluciona usando auriculares o cascos con micrófono incorporado, que te permiten focalizar el sonido. Por supuesto, ten mucho cuidado y avisa previamente a las personas que conviven contigo que estás reunido. Esto te ahorrará que se cuelen diálogos que preferirías evitar, como tu mujer recordándote que te has olvidado comprar el gel de baño o tu hijo preguntándote cuándo vas a jugar con él al videojuego de turno.
También es otra de las claves para videoconferencias, pero no solo para ellas, cuidar un tono variado y con inflexiones a la hora de hablar. Si es cierto el postulado de Mehrabian, que encabeza este artículo, puede resultar emocionalmente 5 veces más importante de lo que se dice.
4. ¿Oyente o Conferenciante?
Así como hay un arte de bien hablar, existe un arte de bien escuchar.
(Epicteto de Frigia, filósofo)
El rol si emites un webinar o si asistes es totalmente diferente. Es una de las claves para videoconferencias a tener en cuenta cuando se trata de webinars. El conferenciante debe tener todos los recursos posibles a su alcance, por lo que lo recomendable es que, aunque vaya a compartir su pantalla, encienda su cámara aparte de su micrófono. De otro modo, toda su comunicación no verbal se perderá. El oyente, por su parte, si es solo oyente, y no interlocutor de una reunión, por ejemplo, se recomienda que entre a la reunión con el micrófono silenciado. Hay variedad de situaciones para acceder a un webinar, en muchas se cuelan sonidos indeseados que entorpecen la comunicación y generan una experiencia desagradable para todos. En muchos webinar se silencia por defecto a los asistentes por este motivo. Si no se hace de este modo, es una regla de cortesía no escrita hacerlo el propio asistente.
Respecto a la imagen, es opcional para el asistente, pero recomendable. La imagen transmite un feed-back de si su mensaje se está captando y ayudará al emisor. Como también le ayudará que des muestras de asentimiento cuando habla, para confirmar que le estás entendiendo. Pero si el oyente no tiene su entorno debidamente preparado es mejor que no active su cámara (véase la clave para videoconferencias número 1).
5. ¿Improvisación?
Normalmente me lleva más de tres semanas preparar un buen discurso improvisado (Mark Twain)
Todos los que se dedican a hablar en público saben que, para una buena conferencia, una buena presentación a un cliente o incluso una buena reunión interna, la preparación previa es importante. Pues bien, en una videoconferencia es más aún. Y esto es porque el medio ofrece importantes limitaciones. Por una parte, la comunicación corporal está muy limitada. Por otro, la distancia física crea también una distancia emocional importante. Por último, no podemos intercambiar objetos, o mostrarlos en detalle. Así que las presentaciones deben estar muy bien preparadas. Debes conocer a la perfección la aplicación para videoconferencias que utilizas.
Por supuesto, debes practicar y ensayar hasta que la domines. Además, utiliza todos los recursos de que dispones. Puedes enviar documentos a los asistentes, hacer que realicen una encuesta, y por supuesto proyectar imágenes y vídeos que les impacten. Por último, es muy importante que tengas escrito en algún sitio todo lo que quieres transmitir. La tecnología puede fallarte, si tu ordenador falla, puedes buscar otro ordenador, pero quizá no encuentras la maravillosa presentación que te ha llevado horas preparar. En esos casos, ten siempre una alternativa para transmitir el contenido. En definitiva, como reza la cita de Mark Twain que encabeza este apartado, los buenos comunicadores saben que la improvisación no es casi nunca una buena aliada. Y en el mundo virtual, menos.
La suerte ayuda a los audaces, pero no a los temerarios.
Estas 5 claves para videoconferencias debes considerarlas ANTES de que enciendas la cámara, actives el micro y empieces a hablar. Si no las has tenido en cuenta, en ese momento la suerte ya está echada. Hay quien dice que la suerte ayuda a los audaces, pero no a los temerarios ni los inconscientes, así que esperamos haber contribuido a aportarte un poco de conocimiento para que tu presentación sea el éxito que deseas.
