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Situación de la regulación antifraude en 2024 y opciones con Extra Software

Situación de la regulación antifraude en 2024 y opciones con Extra Software

Desde octubre de 2021, mes en el que entró en vigor la prohibición del software de doble uso, se ha hecho esperar la publicación del reglamento con los requisitos de los programas informáticos para aplicar la ley antifraude. Finalmente, el 7 de diciembre entró en vigor el Real Decreto 1007 de 2023, que incluye la normativa a este respecto. También ha finalizado en enero la fase de audiencia pública de la orden ministerial que incluye las especificaciones técnicas y funcionales, así como la estructura y formato de los registros de facturación para cumplir con dicha ley. Te resumimos la situación de la regulación antifraude.

 

CONTENIDOS

1. REGLAMENTO (RD 1007/2023)

Ámbito y finalidad de la norma

Requisitos de los registros de facturación

Declaración responsable y posibilidad de Inspección

Plazos

2. ORDEN MINISTERIAL

Excepciones a la obligatoriedad de cumplimiento

Sistema VERI*FACTU y sistema NO VERI*FACTU

Obligaciones de ambos sistemas
Obligaciones exclusivas del sistema VERI*FACTU
Obligaciones exclusivas del sistema NO VERI*FACTU

1. REGLAMENTO (RD 1007/2023)

Ámbito y finalidad de la norma

En cuanto al Real Decreto 1007/2023, lo primero que define la norma es a quiénes aplica, y lo cierto es que desde su mismo título ya se refleja que afecta a todos los empresarios y profesionales, y tanto a las facturas normales como a las simplificadas.

No obstante, el artículo 4 prevé una serie de exclusiones, como los inscritos en el régimen de agricultura, ganadería y pesca y ciertos obligados que están exentos de facturar (para esto se remite al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación al -RD 1619/2012-).

También sabemos que de las obligaciones de este Reglamento y la Orden posterior están exentos los obligados o acogidos voluntariamente al SII (Suministro Inmediato de Información). Esto es importante, porque en el caso de los sistemas VERI*FACTU, que luego veremos, la obligatoriedad de remisión de los registros de facturación es inmediato. En un sistema SII (como Gextor SII), se dispone de 4 días desde la fecha de factura.

Los objetivos de la normativa son: reducir el incumplimiento fiscal, la consolidación fiscal, la reducción del déficit público y por tanto el equilibrio presupuestario. Se pretende, además de reducir el fraude fiscal, digitalizar a PYMES y autónomos.

En el artículo 1 se define un objetivo específico de la norma, que consiste en que los sistemas informáticos que soporten procesos de facturación deben garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”

Esto implica, como es obvio, la omisión de las funcionalidades que impliquen modificar y ocultar datos o anularlos, especialmente la prohibición del software de doble uso, ya establecida en 2021.

Requisitos de los registros de facturación

Ahora bien, ¿en qué se traduce esto a la hora de generar los registros de facturación? El artículo 10 de la norma establece el contenido mínimo que debe tener cada registro:

  • NIF, nombre y apellidos y Razón Social del obligado tributario.
  • Número y serie de factura.
  • Fecha de expedición y fecha de operación.
  • Tipo de factura (si es normal o simplificada).
  • Descripción de las operaciones.
  • Importe total.
  • Régimen o regímenes aplicados para impuestos.
  • Base imponible, tipo aplicado y cuota de IVA.
  • Especialmente, para garantizar la no alteración de los registros, las facturas deben incluir un hash encadenado a la factura anterior. Se trata de una huella digital única que incluye la serie y número de la factura anterior (su obligatoriedad está definida en el artículo 12)
  • La fecha, hora, minuto y segundo del registro de facturación.

La Disposición Adicional Primera establece (aunque se desarrollará en la orden ministerial), que se incluirá, en el caso de las facturas expedidas:

  • Código QR que represente de forma gráfica el contenido parcial de la factura
  • Un texto impreso: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, en todos aquellos registros que se remitan a la sede electrónica de la AEAT (es decir, sistemas informáticos VERI*FACTU, como luego veremos).

La norma en su artículo 8 también define que se debe llevar un REGISTRO DE EVENTOS que recoja las operaciones que realiza el sistema informático, las interacciones con dicho sistema o los sucesos ocurridos durante su uso, almacenados de forma que puedan ser consultados.  En la orden veremos que esta obligación es solo para sistemas NO VERI*FACTU.  Hay otros requisitos que son también exclusivos de los sistemas NO VERI*FACTU, como luego veremos,  y que redunda en un mayor control a nivel de diseño del software.

regulacion antifraude software

Declaración responsable y posibilidad de Inspección

La situación de la regulación antifraude implica que la entidad o persona que produzca el sistema informático deberá incluir una Declaración Responsable, por escrito y de forma visible en el sistema, así como para cliente y comercializador en el momento de adquirir el producto. (artículo 13). Esta declaración debe asegurar que el sistema informático cumple con las obligaciones de la regulación antifraude.

Tal y como desarrolla la orden ministerial, la Declaración Responsable debe incluir el nombre y el código del software, la razón social y el fabricante, la identificación de versión y los componentes de hardware y de software, así como la fecha y lugar de la firma de la declaración.

Esta declaración podrá ser solicitada por cliente o Administración Tributaria y se deberá guardar y conservar declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos.

También se establece (artículo 14) que la Administración Tributaria puede personarse para exigir acceso completo e inmediato a los registros de facturación y eventos o sus copias seguras. También debe poder descargarlos o consultarlos en un formato legible. Para ello se le debe facilitar, en su caso, usuario y contraseña o cualquier clave de seguridad necesaria.

También puede la Administración Tributaria exigir la información necesaria para verificar que se cumple con el reglamento.

Plazos

La situación de la regulación antifraude respecto a los plazos es la siguiente:

  • La entrada en vigor de la norma es al día siguiente a su publicación (es decir, 7/12/2023). Sin embargo, para el desarrollo de las obligaciones de fabricantes, empresas y profesionales hay otros plazos distintos:
  • Los productores y comercializadores tienen 9 meses para poner en marcha los sistemas informáticos que incluyan todo lo que recoge la normativa, desde la fecha de publicación de la orden ministerial
  • Los empresarios y profesionales deberán tener operativos los sistemas informáticos, con las adaptaciones a las características y requisitos definidos en esta regulación, antes del 01/07/2025.

Por último, la Disposición Final Tercera establece que mediante orden ministerial se desarrollarán las especificaciones técnicas y funcionales, las condiciones y límites de los sistemas informáticos, y el detalle de la estructura, formato características técnicas de la información contenida en ellos. Veamos a continuación el proyecto de orden.

2. ORDEN MINISTERIAL

El proyecto de orden ministerial ha finalizado en enero la fase de trámite y audiencia pública  y está pendiente de publicación.

El proyecto de orden incluye tanto los aspectos técnicos y funcionales del sistema, como las especificaciones técnicas y funcionales del código QR. Incluye también las características tanto del Registro de Eventos como de la Declaración responsable, así como cualquier otra obligación del Reglamento que tenga implicaciones técnicas.

Dado que ya está finalizada la fase de audiencia púbica, la orden se publicará y empezará a correr el plazo para tener disponibles los sistemas informáticos. Si se publica la orden en Marzo, como es lo previsible, el plazo de 9 meses vencería en Diciembre de 2024. Esto no quiere decir que las empresas fabricantes, como Extra Software, no puedan tener el software listo con anterioridad.

Excepciones a la obligatoriedad de cumplimiento

Es importante saber que hay circunstancias, aparte de las previstas en el artículo 4 del reglamento (RD 1007/2023), por la que los contribuyentes no estarán obligados a cumplir con ninguno de los sistemas descritos en el apartado siguiente (VERI*FACTU o NO VERI*FACTU)

Como ya hemos dicho el caso de contribuyentes obligados o acogidos voluntariamente al SII (Suministro Inmediato de Información), NO estarán obligados a dichos sistemas ni a lo que implican. Por tanto, aquellos que opten por un sistema informático que lo permita, como Gextor SII, no solo no estarán obligados a VERI*FACTU, sino que además dispondrán de 4 días más para enviar los registros de facturación (la normativa del SII da más plazo).

Los territorios de País Vasco y Navarra, obligados a otras normativas de comunicación con sus Haciendas Forales respectivas (TicketBAI, Batuz) tampoco están obligados a estos sistemas.

Sistema VERI*FACTU y sistema NO VERI*FACTU

El proyecto de orden deja claro que habrá dos sistemas posibles para cumplir no normativa:

1. Sistema VERI*FACTU: Implica la comunicación a la AEAT en el momento de generar la factura de los registros de facturación, que incluyen las cabeceras con los datos fiscales (emisor, receptor, fecha, bases, cuotas, …).

Es un sistema informático que genera la factura, comunica el registro de esta con su información fiscal a la AEAT, y además imprime en la factura el código QR, que incluye una dirección URL o servicio de la AEAT para verificar y un texto en el cual se indica que la factura es verificable con la AEAT.

2. Sistema NO VERI*FACTU. No implica la comunicación a inmediata a la AEAT, pero sí otra serie de obligaciones, e igualmente la comunicación online con la AEAT debe estar disponible, por si esta requiere información. Es un sistema autónomo, no cuenta por tanto con conexión con la AEAT al emitir la factura, lo que implica otra serie de obligaciones, que luego veremos. Imprime en la factura el código QR, si bien no puede incluir un texto de que es verificable, porque la AEAT no podrá facilitar confirmación, al no estar los registros remitidos, salvo requerimiento.

ley antifraude software

Obligaciones de ambos sistemas

Da igual el sistema que se elija, se está obligado a:

  • Garantizar la integridad, trazabilidad a inalterabilidad de los registros.
  • Encadenar cada registro de facturación con el anterior mediante un hash o huella digital.
  • Fechar los registros de facturación.
  • Para corregir o anular un registro de facturación, se deberá generar otro registro de corrección o anulación. Es decir, no se podrá borrar una factura sin más.
  • Impresión de un código QR en cada factura imprimible.
  • El software deberá incluir una Declaración Responsable del fabricante.

Obligaciones exclusivas del sistema VERI*FACTU

  • Tener capacidad para remitir los registros de facturación de manera inmediata a la AEAT al emitir las facturas.
  • Acompañar la impresión del código QR en cada factura imprimible con un texto indicando que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.

Obligaciones exclusivas del sistema NO VERI*FACTU

  • Garantizar desde el propio sistema la conservación, accesibilidad, legibilidad de los registros.
  • Poder conectarse a la AEAT para enviar registros y recibir respuestas de la AEAT (aunque no tiene obligación de enviarlos de forma inmediata, sino como respuesta a un requerimiento).
  • Firmar electrónicamente cada registro de facturación.
  • Disponer de un Registro de Eventos que registre todas las operaciones que se hagan en el software.
  • Datar con fecha y hora cada evento del Registro.
  • El Registro de Eventos debe tener la posibilidad de detectar las circunstancias en las que se produce la validación de los registros, detectando anomalías.
  • Poder verificar que la fecha y hora del sistema, así como el huso horario, es el correcto.
  • Disponer una funcionalidad de seguimiento de la cadena de registros.
  • Al generar un registro, debe verificar los cinco anteriores.
  • Garantizar la conservación de todos los registros en formato legible, y poder exportar tanto el registro de facturación como el de eventos del sistema, mediante una exportación independiente del propio backup.

Como hemos visto, si bien el sistema VERI*FACTU obliga a una mayor inmediatez, las exigencias y obligaciones del sistema no VERI*FACTU son mayores, obligando a un mayor control del propio sistema.

Recordemos, por último, que independientemente de la fecha que tengan los fabricantes para desarrollar estos sistemas (que depende de la publicación de la orden), todos los obligados tributarios deberán cumplir esta normativa desde el 01/07/2025. Solo estarán fuera de ella los contribuyentes obligados o acogidos voluntariamente al SII, o los de los territorios forales anteriormente indicados.

Recomendamos por tanto que a lo largo de 2024 nuestros clientes vayan decidiendo si prefieren su inscripción en el SII, mediante Gextor SII, o bien la implantación de un sistema que cumpla con la regulación antifraude, que estará disponible en Extra Software antes de la fecha de implantación obligatoria.

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Ya disponible el Kit Digital para sociedades civiles, Comunidades de Bienes y otras entidades

Ya disponible el Kit Digital para sociedades civiles, Comunidades de Bienes y otras entidades

Aunque inicialmente estaban excluidas de las convocatorias que habían salido, la convocatoria IV del Kit Digital las contempla. Es el Kit Digital para sociedades civiles con objeto mercantil, sociedades profesionales, Comunidades de Bienes y Sociedades Agrícolas de titularidad compartida. Publicada en el BOE del 22 de julio de este año y disponible desde el pasado 12/09/2023, ha sido la última convocatoria en salir, dado que la de empresas de 50 o más trabajadores se está haciendo esperar. Desgranamos en qué consiste esta convocatoria, por si te encuentras en alguna de las situaciones que contempla.

CONTENIDOS

Beneficiarios de la ayuda en la convocatoria IV

Requisitos para ser beneficiario

Variantes de la convocatoria IV

Cuantía de las ayudas

Plazos

Aunque las bases reguladoras no excluían a estas sociedades explícitamente, en las tres primeras convocatorias no estaban incluidas. Ahora, la entidad Red.es llena este vacío, al abrir una convocatoria específica para ellas. El importe total asignado a esta convocatoria es de cien millones de euros (100.000.000 €), ampliables mediante Resolución del órgano competente.

Toda la información de la convocatoria IV está publicada en la Sede Electrónica de Red.es.

Beneficiarios de la ayuda en esta convocatoria

Las sociedades que sí están incluidas son:

  • Sociedades civiles con objeto mercantil.
  • Sociedades civiles profesionales.
  • Comunidades de bienes.
  • Explotaciones agrarias de titularidad compartida

Las sociedades que están explícitamente excluidas son:

  • Las personas en situación de autoempleo que tengan la consideración de autónomos societarios ni los autónomos colaboradores.
  • Las uniones temporales de empresas (UTE).
  • Las empresas de naturaleza pública y las entidades de derecho público.
  • Los Colegios profesionales.
  • Las sociedades civiles (con la excepción de las sociedades civiles con objeto mercantil y las sociedades civiles profesionales).
  • Las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
  • Y cualquier otro tipo de unidad económica o patrimonio separado que carezca de personalidad jurídica.

Requisitos para ser beneficiario

Como en el caso de las otras convocatorias, deben cumplir algunos requisitos:
 
  • Estar situadas en territorio español.
  • Deben estar inscritas en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.
  • Tener una antigüedad mínima de 6 meses.
  • Registrarse en el área privada de https://www.acelerapyme.es y rellenar el test de autodiagnóstico digital.
  • Tendrán que estar al corriente de todas sus obligaciones tributarias y no tener  y no tener litigios con ninguna Administración.
categorias y ayudas convocatoria IV Kit Digital

Variantes de la convocatoria IV

La convocatoria IV tiene  algunas variantes respecto a las anteriores:
 
La primera es que, aquellas de estas sociedades que no estén constituidas en escritura pública deberán presentar un modelo de representación legal, nombrando un representante de los integrantes de la sociedad. Se ha habilitado un modelo oficial específico para acreditar esta representación. De la presentación de este modelo solo quedan excluidas las sociedades civiles profesionales. En cuanto a los representantes, estarán obligados a figurar en este modelo todos los representantes de las entidades solicitantes, excepto aquellos  que hayan sido apoderados ante Notario.
 
La otra variante es que no habrá tres áreas diferentes habilitadas en las plataformas, según sea el segmento al que pertenezca la sociedad solicitante. Se hará una única solicitud y será Red.es quien determine a qué segmento corresponde.

Cuantía de las ayudas

Los segmentos se establecen con el mismo criterio que en convocatorias anteriores:
 
a) Segmento I: entre 10 y menos de 50 empleados. Importe de la ayuda 12.000 euros.
b) Segmento II:  entre 3 y menos de 10 empleados. Importe de la ayuda 6.000 euros.
c) Segmento III: entre 0 y menos de 3 empleados. Importe de la ayuda 2.000 euros.
 
En cuanto a las ayudas concedidas por categoría, son las reflejadas en el siguiente cuadro:
categorias y ayudas convocatoria IV Kit Digital
(1) Siendo X el número de empleados, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre.
 
Fuente: Resolución de la Entidad Pública Empresarial Red.es de esta convocatoria

Plazos

Desde el 12 de septiembre de 2023 a las 11 horas hasta el 31 de diciembre de 2024 a las 11 horas.
Dado que las ayudas se dan en régimen de concurrencia no competitiva, al igual que las otras convocatorias, el plazo puede concluir antes si se agota el crédito presupuestario establecido de cien millones de euros.
 
En conclusión, el Kit Digital para sociedades civiles y otras entidades es una oportunidad para aquellas entidades que se habían visto excluidas de las convocatorias anteriores, y los requisitos son muy similares, quitando la naturaleza de la entidad solicitante, que es la variante principal de esta convocatoria.
 
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¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica entre empresas?

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica entre empresas?

En junio se hizo público el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), en lo que respecta a las facturas electrónicas entre empresarios y particulares. El 10 de julio finalizó el trámite de audiencia e información pública y el Real Decreto comenzó su largo recorrido hasta su aprobación, la cual, al haber un cambio de Gobierno por medio, podría dilatarse bastantes meses. Ese Real Decreto es especialmente importante para las empresas, especialmente las de gran facturación -en las cuales la obligatoriedad está más cercana- porque conocerán sus obligaciones respecto a la Factura Electrónica. También es importante para las empresas desarrolladoras, dado que define los requisitos técnicos que deberán cumplir en sus soluciones. En definitiva, el proyecto de regulación de la facturación electrónica entre empresas define las obligaciones para unas y otras en los próximos años.

CONTENIDOS

Obligación de la facturación electrónica

Obligaciones de los emisores y destinatarios de facturas

Las plataformas privadas de Intercambio de facturas electrónicas

¿Cuándo entrará en vigor el proyecto de facturación electrónica entre empresas?

La ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, imponía a todos los empresarios y profesionales la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas cuando facturaban a otros empresarios o profesionales (operaciones B2B). Sin embargo, dicha obligación quedó pendiente de un desarrollo reglamentario, que vendría a cubrir el actual proyecto de Real Decreto. De momento es un proyecto, que tiene todavía que hacer un recorrido por las instituciones antes de ser aprobado. Por tanto, algunos de los puntos que recoge, y de los que nos hacemos eco, podrían todavía sufrir cambios.

Obligación de la facturación electrónica

En el proyecto de Real Decreto define esta obligación de la facturación electrónica entre empresarios y profesionales y algunas excepciones:

  • Si el destinatario no tiene en territorio español la sede de su actividad o no tiene un establecimiento permanente.
  • Cuando se documenten a través de facturas simplificadas (art.4 del Reglamento de Facturación).
  • Las facturas que se expidan voluntariamente, sin que exista obligación.
  • Aquellas que puedan excluirse por el Titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital en atención al buen funcionamiento del sector concernido.

El proyecto de regulación de facturación electrónica entre empresas, también define las obligaciones de las Plataformas de intercambio de facturas electrónicas y la Solución Pública de Facturación Electrónica. Esta se define como un conjunto de soluciones provistas por la AEAT para servir de infraestructura de emisión y recepción para los empresarios y profesionales que lo elijan y de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas.

Junto a esta obligación, se establecen algunas otras, como informar de los estados de las facturas, mantener las facturas electrónicas accesibles durante cuatro años o garantizar la interoperabilidad gratuita entre las plataformas proveedoras de servicios de facturación electrónica.

FACTURA electronica

Obligaciones de los emisores y destinatarios de facturas

Según el proyecto de Real Decreto, los emisores y destinatarios deben informar:

  • Los emisores deben remitir copia fiel de la factura a a la Solución Pública de Facturación Electrónica en la sintaxis Facturae.
  • Los destinatarios deben comunicar a los emisores la aceptación y rechazo comercial de las facturas, así como la fecha de aceptación o rechazo.
  • También debe ser comunicado por los destinatarios a los emisores el pago efectivo de la factura y la fecha de pago.
  • La comunicación de la aceptación o rechazo comercial se deberá comunicar también por parte de los destinatarios a la Solución de Facturación Pública, así como el pago efectivo de la factura y su fecha.

La información sobre los estados de las facturas se deberá comunicar por parte de destinatarios a emisores en 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos naturales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

La información de los destinatarios a la Solución de Facturación Pública. Si está en el SII esto debe hacerse también en 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) desde la fecha de pago. Para los que no estén en el SII, está pendiente de desarrollar el plazo.

Esta obligatoriedad de comunicación de los estados entrará en vigor entre 3 y 4 años después de la publicación del Real Decreto en proyecto, dependiendo de las facturas. Hasta entonces tendrá un carácter voluntario.

Se define además que las facturas tendrán un código único, en el que figurará el NIF del emisor, el número y serie de las facturas y su fecha de expedición.

Las Plataformas Privadas de Intercambio de Facturas Electrónicas

Aparte de la Solución de Facturación Pública, el proyecto regula también las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas. Respecto a estas ellas, el proyecto de facturación electrónica entre empresas define que:

  • Deberán tener capacidad de transformar el mensaje de las facturas en todos los formatos y sintaxis admitidos, garantizando la autenticidad de su origen e integridad de su contenido.
  • Deberán permitir la firma de las facturas con firma electrónica avanzada.
  • Deberán poder interconectarse con cualquier otra plataforma privada cuando así lo solicite uno de sus clientes. Alternativamente, si el cliente lo permite, podrán utilizar la solución pública de facturación como medio de interconexión.
  • Estarán obligadas a aceptar todas las solicitudes de interconexión con cualquier otra plataforma privada, sin obtener ninguna contraprestación económica por ello.
  • Estarán obligadas a definir un Punto de Entrada de factura electrónicas.

Por último, las sintaxis admitidas serán, de momento, las siguientes (podría haber cambios en la formulación final de la ley):

a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

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¿Cuándo entrará en vigor el proyecto de facturación electrónica entre empresas?

Por último, la ley Crea y Crece ya definía unas fechas de entrada en vigor, que se cuentan desde la aprobación del Real Decreto. Si la norma se aprobara una vez definido el nuevo Gobierno (contando con que no hay repetición electoral), podríamos irnos al primer trimestre de 2024. En ese caso, el calendario de entrada en vigor sería:

  • 1 año después de la aprobación (Primer trimestre de  2025): Entrada en vigor para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros.
  • 2 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2026): Entrada en vigor para empresarios y profesionales con facturación inferior a 8 Millones de euros.
  • 3 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2027): Entrada en vigor de la obligación de informar de los estados de la factura, para empresarios con facturación inferior a 6.010.121,04€.
  • 4 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2028): Entrada en vigor de la obligación de informar de los estados de la factura, para profesionales con facturación inferior a 6.010.121,04€.

Por tanto, lo más inminente es para las empresas desarrolladoras poner a punto los sistemas para constituir plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, en unos casos, y en otros casos desarrollar un software que se integre con la plataforma pública, o bien con las plataformas privadas. A más largo plazo (entre un año y dos años a partir de la publicación del Real Decreto), serán los obligados tributarios los que tendrán que haber adoptado un sistema de intercambio de facturas electrónicas, o bien usar la Solución Pública de Facturación Electrónica, para cumplir con la obligación de facturación electrónica entre empresas.

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Impacto del fin de la emergencia sanitaria en el teletrabajo

Impacto del fin de la emergencia sanitaria en el teletrabajo

El pasado día 5 de mayo, el director general de la Organización Mundial de la Salud (OMS) declaró oficialmente el fin de la emergencia sanitaria establecida por la COVID-19. La regulación del trabajo a distancia en España, de 2021,establecía un supuesto para esta emergencia que por tanto deja de estar en vigor, y obliga a nuevos contratos o acuerdos de empresa, o bien anexos a los mismos. Te contamos cuál es el impacto del fin de la emergencia sanitaria en el teletrabajo.

CONTENIDOS

Teletrabajo y excepcionalidad de la emergencia sanitaria

Obligaciones de la empresa en caso de que dé teletrabajo

Sanciones por incumplimiento de la ley de trabajo a distancia

El teletrabajo está regulado por La Ley 10/2021 de 9 de julio, de Trabajo a Distancia y considera trabajo a distancia cuando se presta, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada. En caso de que la duración del contrato de trabajo sea menor, en el porcentaje proporcional equivalente.

Teletrabajo y excepcionalidad de la emergencia sanitaria

Hasta ahora muchas empresas, aunque tenían trabajadores en dichas circunstancias, no habían negociado ningún tipo de contrato, acuerdo o anexo para regularlo, según la obligación que establecía la ley que figura en el párrafo anterior.
Ello era debido a que se acogían a la Disposición Transitoria Tercera de la ley, que permite que no entren en vigor todos los supuestos de dicha ley. En otras palabras, mientras existía la situación de excepcionalidad de la pandemia, estas empresas se regían por la regulación laboral ordinaria, con dos excepciones:

1) Las empresas estaban ya obligadas a dotar de los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario.
2) En su caso, la negociación colectiva debía establecer la forma de compensación de los gastos derivados para la persona trabajadora por el teletrabajo, si existieran y no hubieran sido ya compensados.

A continuación , te contamos lo cómo influye el fin de la emergencia sanitaria en el trabajo:

FIN DE EMERGENCIA SANITARIA TELETRABAJO

Obligaciones de la empresa en caso de que dé teletrabajo

El teletrabajo se define en la ley como trabajo a distancia con uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación. Es por tanto el trabajo a distancia que se da mayoritariamente en las empresas. Cuando dicho teletrabajo sea regular, es decir, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, establece que en los contratos de teletrabajo aparezca un contenido mínimo obligatorio. Recordemos que el trabajo a distancia es TOTALMENTE VOLUNTARIO tanto para el trabajador como para la empresa. Además, tiene la condición de ser reversible. Pero si se opta por el mismo, obliga a que figure por escrito en contratos y acuerdos de trabajo y esté firmado por ambas partes.

El contenido mínimo que deberá figurar como anexo a los contratos de trabajo y –en su caso– acuerdos de empresa es el siguiente:

1. Un inventario de los medios, equipos y herramientas, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
2. La numeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma.
3. El horario de trabajo y, en su caso, las reglas de disponibilidad.
4. El porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia.
5. El centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
6. El lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
7. La duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad.
8. Los medios de control empresarial de la actividad.
9. El procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
10. Las instrucciones dictadas por la empresa en materia de protección de datos aplicables en el trabajo a distancia.
11. Las instrucciones dictadas por la empresa sobre seguridad de la información aplicables en el trabajo a distancia.
12. La duración del acuerdo de trabajo a distancia.

Todo ello debe ser matizado o aumentado según lo que establezcan los convenios de cada uno de los sectores.

TELETRABAJO

Sanciones por incumplimiento de la ley de trabajo a distancia.

Las sanciones se regulan en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que considera infracción grave el incumplimiento de la obligación de formalizar un acuerdo de trabajo a distancia o que el contrato incluya la información indicada en el apartado anterior.
Las infracciones graves tienen multas entre 751 y 7.500 euros, divididas en tres franjas:

  • Grado mínimo: multas de 751 a 1.500 euros.
  • Grado medio: multas de 1.501 a 3.750 euros.
  •  Grado máximo: multas de 3.751 a 7.500 euros.

La declaración del fin de la emergencia sanitaria implica que habrá que incluir en los nuevos contratos de trabajo el contenido mínimo indicado, o bien establecer anexos a los contratos ya firmados. No incluir dicho contenido implica sanción grave, al igual que no proporcionar el material necesario para que el empleado pueda desarrollar su labor mediante teletrabajo. Por todo ello, ha habido un considerable impacto del fin de la emergencia sanitaria en el teletrabajo.

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La vuelta al teletrabajo en septiembre

La vuelta al teletrabajo en septiembre

Ha llegado septiembre. El mes de los comienzos, de la vuelta a la rutina. El momento en donde debemos tener las pilas recargadas para afrontar el duro invierno que se avecina. Guardamos las maletas y ponemos en marcha los despertadores. Se acabaron los atardeceres en el chiringuito de la playa y las comidas al lado del mar. Ha llegado la hora de encarar con ganas el último tercio del año. Es el tiempo de volver al trabajo, pero… ¿Qué sucede cuando trabajas desde casa? En este post vamos a darte algunos útiles consejos que te ayudaran en tu reinicio laboral y la vuelta al teletrabajo.

CONTENIDOS

Lo más importante: la salud

El derecho a la desconexión digital

7 consejos para la vuelta al teletrabajo

En 2019, según datos del INE, solo el 4,8 % de los trabajadores tenían la oportunidad de teletrabajar en España. Una cifra que era muy lejana a la de países europeos como Finlandia, que tenía un 13,3% o los Países Bajos, con un 14%. Como ya se ha visto, la llegada del coronavirus revolucionó numerosos sectores y el teletrabajo se convirtió en una obligación para salvaguardar la salud. Desde ese momento, según una encuesta realizada por el Banco de España, un 80% de las empresas han aumentado el teletrabajo y el porcentaje de trabajadores que teletrabajan ha pasado a ser el 10,8%. Como se puede comprobar, la nueva realidad postpandemia ha transformado nuestro modo de trabajar. El teletrabajo ha llegado para quedarse en numerosos puestos, de forma más o menos combinada con la presencialidad. Sin embargo, la vuelta al teletrabajo implica consolidar nuevos hábitos que en muchos casos no teníamos.

Lo más importante: la salud

Con la llegada del teletrabajo, los dolores cervicales y la tensión muscular, la mala alimentación, la falta de descanso y ejercicio, así como el estar expuesto todo el tiempo a una pantalla, pueden ser la causa de diversas dolencias, así que hay que estar atentos al cuidado del cuerpo. Esta forma de trabajar ha desdibujado la separación entre el ámbito profesional y el privado. La desconexión laboral cuando se trabaja en casa es difusa, ya que el lugar del descanso y del trabajo se han convertido en la misma cosa.

El derecho a la desconexión digital

La digitalización ha implicado grandes avances en nuestro día a día, pero algunos empleadores se olvidan del derecho a la desconexión digital. Y existe ese derecho según la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. También hace casi dos años, el 22 de septiembre del 2020, el BOE publicó el Real Decreto-Ley 28/2020 de trabajo a distancia que comenzó a hacerse efectivo a partir de octubre del 2020, sustituido luego por la Ley 10/2021. En el artículo 18 de dicha ley se declara que: “Las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo (…). El deber empresarial de garantizar la desconexión conlleva una limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada y a cualesquiera límites y precauciones en materia de jornada que dispongan la normativa legal o convencional aplicables.”

7 consejos para la vuelta al teletrabajo

A continuación, te dejamos 7 consejos para que tu vuelta al teletrabajo se haga mucho más fácil.

1. Divide el espacio

Delimita claramente el espacio que selecciones para trabajar. Lo ideal sería que tuvieses tu propio cuarto como despacho, lo más parecido a una oficina. Acude a ese espacio solo y exclusivamente para trabajar. Los expertos señalan que es un error empezar a trabajar en la cama o en el comedor con la televisión encendida. Si en tu casa no es posible tener un lugar habilitado para trabajar, aplícalo a una mesa y sepárala lo más posible del contexto de ocio. Haz que tu mesa y la silla cumplan las condiciones ergonómicas y procura que estén cerca de la luz natural, para no percibir únicamente la luz de la pantalla.

2. Inicio y fin de la jornada laboral

Este es uno de los mayores problemas que han surgido para regular el teletrabajo. Que estés en casa no significa que vayas a contestar emails fuera de tu horario laboral o que sigas trabajando después de cenar. Al igual que en tu oficina, la jornada laboral tiene un horario de inicio y fin. Como trabajadores, tenemos el derecho a apagar los dispositivos cuando termine la jornada y a desconectar cuando cumplamos nuestras obligaciones. Planifícalo y sé realista.

3. Organización y disciplina

La autodisciplina es esencial. No hay jefes ni compañeros a tu alrededor que estén ejerciendo presión para que termines y hagas la entrega de tu trabajo. Organiza tu semana los lunes y márcate unos objetivos por día, para que no procrastines mientras encuentras el “qué debes hacer” en ese momento. Puedes hacer esta planificación de forma tradicional, con una agenda y un bolígrafo, o puedes utilizar alguna de las muchas herramientas online que hoy en día existen para ayudarte en esta tarea, como Trello o Asana. Sé sincero al marcar tus objetivos y no te olvides que tienes un horario y una jornada laboral que cumplir con tiempos establecidos.

4. Haz descansos

Si cumples con tus objetivos y te planteas metas de forma realista, te darás cuenta de que trabajar en casa incrementa la concentración. Tienes menos distracciones, tus compañeros de trabajo no pululan a tu alrededor y hay menos interrupciones mientras estas trabajando.  Sin embargo, estar todo el día frente a la pantalla del ordenador puede ser perjudicial. Los expertos recomiendan utilizar la regla del 20-20-20. Esta metodología define que por cada 20 minutos que pases delante de una pantalla, debes mirar a algo que se encuentre a 6 metros de distancia aproximadamente durante unos 20 segundos. Este ejercicio, que fue diseñado por Jeffrey Anshel, un optometrista californiano, es un sencillo recordatorio para tomar descansos en la vista y evitar la aparición de futuras molestias en los ojos.

5. Fuera el pijama

Hay que ponerse en modo trabajo y dejar a un lado el pijama. Se trata de vestir cómodo, pero presentable, aunque ese día no se vaya a tener una videollamada. El cambio de chip que sucede con esto es esencial. Lo ideal es vestirse con prendas de calle cómodas e informales, porque, aunque no lo parezca, la sensación de trabajo y de responsabilidad aumentarán con la vestimenta adecuada.

6. Desconecta al acabar el trabajo

Esta es una de las claves para no terminar saturado cuando teletrabajas. Ahora, cuando hemos terminado, es necesario airearnos un poco y salir de la zona en la que hemos estado trabajando durante todo el día. Un poco de deporte, ir a hacer la compra, dar un paseo acompañado o en solitario, o simplemente relacionarte con otras personas. La clave es despejar la mente y dejar atrás el espacio de trabajo durante unas horas, para no perder la motivación. La desconexión es una necesidad. Levanta la cabeza y ten tu mente ocupada en otras cosas que te interesan y completen.

7. Ejercita tu cuerpo

El hecho de teletrabajar, implica que el cuerpo se mueve mucho menos, pues se recorta el tiempo de desplazamiento de ir y volver a la oficina. Incluso si te desplazas en coche o transporte público, el tiempo de desplazamiento al mismo también cuenta. Al teletrabajar, todos estos movimientos, que son más naturales para el cuerpo que estar rígidamente sentado en una silla, se pierden. Por tanto, es casi imprescindible realizar algún tipo de actividad deportiva: ya sea deportes como el pilates, el aerobic o natación, o simplemente una tabla de gimnasia en casa o darse un largo paseo. Según la OMS, los adultos deberían realizar entre 150 y 300 minutos de actividad física aeróbica moderada cada semana.

Si sigues estos consejos, verás como la vuelta al teletrabajo se te hace más llevadera y podrás ver con orgullo como aumenta tu productividad. ¡Ánimo!

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Llega la Segunda Convocatoria del Kit Digital

Llega la Segunda Convocatoria del Kit Digital

Finalmente, tras una larga espera, este mes de agosto (03/08) el Gobierno ha lanzado la segunda convocatoria del Kit Digital. Esta convocatoria está dirigida a empresas de 3 a menos de 10 empleados, incorpora nuevas categorías y gran parte de los cambios sobre las Bases Reguladoras que se publicaron en Julio. Te contamos en qué consiste esta segunda convocatoria y los cambios en la regulación.

CONTENIDOS

Beneficiarios de la segunda  convocatoria del Kit  Digital

¿Cuándo se pueden solicitar las ayudas?

¿De qué  cuantía son las ayudas?

¿Cómo solicitar la ayuda?

Cambios en las Bases Reguladoras

Recordemos que la Primera Convocatoria, dedicada a empresas de 10 a menos de 50 empleados, está vigente desde el 15/03 y cerrará definitivamente las puertas el 15/09*. Y desde luego aún está lejos la publicación de la Tercera Convocatoria, para empresas de menos de 3 empleados, teniendo en cuenta que entre la primera y la segunda han transcurrido más de cinco meses.

Beneficiarios de la segunda  convocatoria del Kit  Digital

La segunda convocatoria del Kit digital va dirigida a pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, de entre 3 y menos de 10 empleados (Segmento II de las bases reguladoras del Programa Kit Digital). Los beneficiarios deben contar con un domicilio fiscal ubicado en territorio español.

¿Cuándo se pueden solicitar?

La convocatoria se abre el 2 de septiembre de 2022 a las 11:00 en la sede electrónica de Red.es, y se tramitarán en régimen de concurrencia no competitiva (se concederán a los solicitantes, por orden de llegada, siempre que cumplan los requisitos, hasta agotar los fondos).

¿De qué  cuantía son las ayudas?

Se establece un máximo de ayuda por empresa de 6.000 euros, y se establecen los siguientes máximos por categoría (*: Siendo X el número de empleados, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre):

Fuente: https://acelerapyme.es/

¿Cómo solicitar la ayuda?

No hay variantes respecto a otras convocatorias, en la segunda convocatoria del Kit Digital el solicitante debe:

  • Registrarse en Acelera pyme y realizar el test de autodiagnóstico digital.
  • Solicitar la ayuda del Kit Digital en la sede electrónica de Red.es completando el formulario, ya sea de manera directa, o a través de un representante voluntario.
  • Elegir una o varias soluciones digitales dentro del catálogo de soluciones digitales del Kit Digital.
  • Una vez concedido el bono digital, firmar un acuerdo de prestación de Soluciones Digitales con el Agente Digitalizador que implantará cada solución. Los acuerdos entre beneficiarios y Agentes Digitalizadores pueden firmarse desde  ahora con diversos medios: Certificado  electrónico, Cl@ve permanente o Cl@ve PIN, para facilitar el proceso. También hay que destacar que no serán válidos acuerdos  de prestación firmados  con anterioridad a la concesión del bono digital.
  • Una vez implantada la solución, el beneficiario realizará el pago canjeando el Bono Digital, mediante una cesión de cobro en favor del Agente  Digitalizador que la haya implantado.

Cambios en las Bases Reguladoras

Las convocatorias del Kit Digital están reguladas por las Bases Reguladoras publicada en la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre, pero esta a su  vez se ha visto modificada por la Orden ETD/734/2022, de 26 de julio.

Los cambios se resumen en dos nuevas categorías de soluciones de digitalización, las modificaciones en algunas de las existentes (tanto en algunos  importes como en funcionalidades), así como el proceso del acuerdo entre el beneficiario y el Agente Digitalizador y su  posterior gestión.  También hay cambios en la definición de beneficiarios y el concepto de mejora funcional

Las dos nuevas categorías definidas son Presencia Avanzada en Internet y Marketplace. La categoría I pasa a llamarse Sitio web y presencia básica en internet, si bien no cambia en absoluto su contenido, salvo por el hecho de que se añade un requisito que es que la web debe estar preparada para el multi-idioma.

La categoría “Presencia Avanzada en Internet” se define  con el objetivo “Prestación de funcionalidades y/o servicios que aseguren el posicionamiento del Beneficiario en internet, aumentando su alcance de potenciales clientes e incrementando el tráfico de visitas en su/-s plataforma/-s.”. Trata aspectos como SEO On-Page, Off-Page, análisis de competencia, posicionamiento básico e informes de seguimiento

La categoría “Marketplace” se define con el objetivo “Dirigir las referencias/productos de los beneficiarios para ayudar a la marca a incrementar su nivel de ventas, optimizando los recursos existentes, eligiendo los canales de distribución adecuados y adaptando las referencias/productos a las necesidades externas”.

Como hemos visto más arriba, ambas categorías asignan 2.000 euros a cada empresa, en cualquiera de los  segmentos.

Entre las soluciones que aumentan su cuantía están Gestión de Procesos (pasa de 500 a 2.000 euros para el segmento III y de 2.000 a 3.000 para el segmento II) y Factura  Electrónica (pasa de  500 a 1.000 euros  para el segmento III y de  1.000 a 2.000 para el segmento II).  También varían las horas de parametrización incluidas en Gestión de Procesos en los segmentos II y III (en este caso reduciéndose a menos de la mitad en ambos casos).

Los cambios en las bases reguladoras incluyen también cambios en los beneficiarios potenciales (se incluye a sociedades civiles y las explotaciones agrarias de titularidad compartida con actividad económica).  Sin embargo, ninguno de ellos se ha incluido en la Segunda Convocatoria del Kit Digital, no habiendo diferencias en cuanto a beneficiarios con la primera (excepto, lógicamente, el número de empleados que debe tener la PYME o autónomo).

Otra novedad es la inclusión del hardware entre las soluciones que se pueden financiar, en las modalidades de pago por uso, cuando su suministro sea imprescindible para la prestación de la solución contratada, sin que puedan ser utilizados para otros fines distintos que los de prestar esta solución.

Se define una solución como mejora funcional con estos dos supuestos:

1. Que la solución sea completamente nueva y cumpla todos los requisitos mínimos de la categoría a la que pertenezca, conforme al Anexo IV de las bases reguladoras.

2. Que la solución a sustituir no cumpla alguno de los requisitos mínimos exigidos en la misma categoría de solución.

El resto de modificaciones se refieren sobre todo a los plazos, ya sea de las convocatorias, resolución de las mismas, justificación de las soluciones o su pago por la Administración.

Por último, hay que aclarar que estos cambios no tienen carácter retroactivo sobre la Primera Convocatoria, del segmento I, y que en caso de duda prevalecerá lo establecido en cada convocatoria.

*ACTUALIZACION: A principios de septiembre se amplió el plazo de la primera convocatoria seis meses más, hasta el 15/03/2022.

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