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Situación de la regulación antifraude en 2024 y opciones con Extra Software

Situación de la regulación antifraude en 2024 y opciones con Extra Software

Desde octubre de 2021, mes en el que entró en vigor la prohibición del software de doble uso, se ha hecho esperar la publicación del reglamento con los requisitos de los programas informáticos para aplicar la ley antifraude. Finalmente, el 7 de diciembre entró en vigor el Real Decreto 1007 de 2023, que incluye la normativa a este respecto. También ha finalizado en enero la fase de audiencia pública de la orden ministerial que incluye las especificaciones técnicas y funcionales, así como la estructura y formato de los registros de facturación para cumplir con dicha ley. Te resumimos la situación de la regulación antifraude.

 

CONTENIDOS

1. REGLAMENTO (RD 1007/2023)

Ámbito y finalidad de la norma

Requisitos de los registros de facturación

Declaración responsable y posibilidad de Inspección

Plazos

2. ORDEN MINISTERIAL

Excepciones a la obligatoriedad de cumplimiento

Sistema VERI*FACTU y sistema NO VERI*FACTU

Obligaciones de ambos sistemas
Obligaciones exclusivas del sistema VERI*FACTU
Obligaciones exclusivas del sistema NO VERI*FACTU

1. REGLAMENTO (RD 1007/2023)

Ámbito y finalidad de la norma

En cuanto al Real Decreto 1007/2023, lo primero que define la norma es a quiénes aplica, y lo cierto es que desde su mismo título ya se refleja que afecta a todos los empresarios y profesionales, y tanto a las facturas normales como a las simplificadas.

No obstante, el artículo 4 prevé una serie de exclusiones, como los inscritos en el régimen de agricultura, ganadería y pesca y ciertos obligados que están exentos de facturar (para esto se remite al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación al -RD 1619/2012-).

También sabemos que de las obligaciones de este Reglamento y la Orden posterior están exentos los obligados o acogidos voluntariamente al SII (Suministro Inmediato de Información). Esto es importante, porque en el caso de los sistemas VERI*FACTU, que luego veremos, la obligatoriedad de remisión de los registros de facturación es inmediato. En un sistema SII (como Gextor SII), se dispone de 4 días desde la fecha de factura.

Los objetivos de la normativa son: reducir el incumplimiento fiscal, la consolidación fiscal, la reducción del déficit público y por tanto el equilibrio presupuestario. Se pretende, además de reducir el fraude fiscal, digitalizar a PYMES y autónomos.

En el artículo 1 se define un objetivo específico de la norma, que consiste en que los sistemas informáticos que soporten procesos de facturación deben garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”

Esto implica, como es obvio, la omisión de las funcionalidades que impliquen modificar y ocultar datos o anularlos, especialmente la prohibición del software de doble uso, ya establecida en 2021.

Requisitos de los registros de facturación

Ahora bien, ¿en qué se traduce esto a la hora de generar los registros de facturación? El artículo 10 de la norma establece el contenido mínimo que debe tener cada registro:

  • NIF, nombre y apellidos y Razón Social del obligado tributario.
  • Número y serie de factura.
  • Fecha de expedición y fecha de operación.
  • Tipo de factura (si es normal o simplificada).
  • Descripción de las operaciones.
  • Importe total.
  • Régimen o regímenes aplicados para impuestos.
  • Base imponible, tipo aplicado y cuota de IVA.
  • Especialmente, para garantizar la no alteración de los registros, las facturas deben incluir un hash encadenado a la factura anterior. Se trata de una huella digital única que incluye la serie y número de la factura anterior (su obligatoriedad está definida en el artículo 12)
  • La fecha, hora, minuto y segundo del registro de facturación.

La Disposición Adicional Primera establece (aunque se desarrollará en la orden ministerial), que se incluirá, en el caso de las facturas expedidas:

  • Código QR que represente de forma gráfica el contenido parcial de la factura
  • Un texto impreso: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, en todos aquellos registros que se remitan a la sede electrónica de la AEAT (es decir, sistemas informáticos VERI*FACTU, como luego veremos).

La norma en su artículo 8 también define que se debe llevar un REGISTRO DE EVENTOS que recoja las operaciones que realiza el sistema informático, las interacciones con dicho sistema o los sucesos ocurridos durante su uso, almacenados de forma que puedan ser consultados.  En la orden veremos que esta obligación es solo para sistemas NO VERI*FACTU.  Hay otros requisitos que son también exclusivos de los sistemas NO VERI*FACTU, como luego veremos,  y que redunda en un mayor control a nivel de diseño del software.

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Declaración responsable y posibilidad de Inspección

La situación de la regulación antifraude implica que la entidad o persona que produzca el sistema informático deberá incluir una Declaración Responsable, por escrito y de forma visible en el sistema, así como para cliente y comercializador en el momento de adquirir el producto. (artículo 13). Esta declaración debe asegurar que el sistema informático cumple con las obligaciones de la regulación antifraude.

Tal y como desarrolla la orden ministerial, la Declaración Responsable debe incluir el nombre y el código del software, la razón social y el fabricante, la identificación de versión y los componentes de hardware y de software, así como la fecha y lugar de la firma de la declaración.

Esta declaración podrá ser solicitada por cliente o Administración Tributaria y se deberá guardar y conservar declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos.

También se establece (artículo 14) que la Administración Tributaria puede personarse para exigir acceso completo e inmediato a los registros de facturación y eventos o sus copias seguras. También debe poder descargarlos o consultarlos en un formato legible. Para ello se le debe facilitar, en su caso, usuario y contraseña o cualquier clave de seguridad necesaria.

También puede la Administración Tributaria exigir la información necesaria para verificar que se cumple con el reglamento.

Plazos

La situación de la regulación antifraude respecto a los plazos es la siguiente:

  • La entrada en vigor de la norma es al día siguiente a su publicación (es decir, 7/12/2023). Sin embargo, para el desarrollo de las obligaciones de fabricantes, empresas y profesionales hay otros plazos distintos:
  • Los productores y comercializadores tienen 9 meses para poner en marcha los sistemas informáticos que incluyan todo lo que recoge la normativa, desde la fecha de publicación de la orden ministerial
  • Los empresarios y profesionales deberán tener operativos los sistemas informáticos, con las adaptaciones a las características y requisitos definidos en esta regulación, antes del 01/07/2025.

Por último, la Disposición Final Tercera establece que mediante orden ministerial se desarrollarán las especificaciones técnicas y funcionales, las condiciones y límites de los sistemas informáticos, y el detalle de la estructura, formato características técnicas de la información contenida en ellos. Veamos a continuación el proyecto de orden.

2. ORDEN MINISTERIAL

El proyecto de orden ministerial ha finalizado en enero la fase de trámite y audiencia pública  y está pendiente de publicación.

El proyecto de orden incluye tanto los aspectos técnicos y funcionales del sistema, como las especificaciones técnicas y funcionales del código QR. Incluye también las características tanto del Registro de Eventos como de la Declaración responsable, así como cualquier otra obligación del Reglamento que tenga implicaciones técnicas.

Dado que ya está finalizada la fase de audiencia púbica, la orden se publicará y empezará a correr el plazo para tener disponibles los sistemas informáticos. Si se publica la orden en Marzo, como es lo previsible, el plazo de 9 meses vencería en Diciembre de 2024. Esto no quiere decir que las empresas fabricantes, como Extra Software, no puedan tener el software listo con anterioridad.

Excepciones a la obligatoriedad de cumplimiento

Es importante saber que hay circunstancias, aparte de las previstas en el artículo 4 del reglamento (RD 1007/2023), por la que los contribuyentes no estarán obligados a cumplir con ninguno de los sistemas descritos en el apartado siguiente (VERI*FACTU o NO VERI*FACTU)

Como ya hemos dicho el caso de contribuyentes obligados o acogidos voluntariamente al SII (Suministro Inmediato de Información), NO estarán obligados a dichos sistemas ni a lo que implican. Por tanto, aquellos que opten por un sistema informático que lo permita, como Gextor SII, no solo no estarán obligados a VERI*FACTU, sino que además dispondrán de 4 días más para enviar los registros de facturación (la normativa del SII da más plazo).

Los territorios de País Vasco y Navarra, obligados a otras normativas de comunicación con sus Haciendas Forales respectivas (TicketBAI, Batuz) tampoco están obligados a estos sistemas.

Sistema VERI*FACTU y sistema NO VERI*FACTU

El proyecto de orden deja claro que habrá dos sistemas posibles para cumplir no normativa:

1. Sistema VERI*FACTU: Implica la comunicación a la AEAT en el momento de generar la factura de los registros de facturación, que incluyen las cabeceras con los datos fiscales (emisor, receptor, fecha, bases, cuotas, …).

Es un sistema informático que genera la factura, comunica el registro de esta con su información fiscal a la AEAT, y además imprime en la factura el código QR, que incluye una dirección URL o servicio de la AEAT para verificar y un texto en el cual se indica que la factura es verificable con la AEAT.

2. Sistema NO VERI*FACTU. No implica la comunicación a inmediata a la AEAT, pero sí otra serie de obligaciones, e igualmente la comunicación online con la AEAT debe estar disponible, por si esta requiere información. Es un sistema autónomo, no cuenta por tanto con conexión con la AEAT al emitir la factura, lo que implica otra serie de obligaciones, que luego veremos. Imprime en la factura el código QR, si bien no puede incluir un texto de que es verificable, porque la AEAT no podrá facilitar confirmación, al no estar los registros remitidos, salvo requerimiento.

ley antifraude software

Obligaciones de ambos sistemas

Da igual el sistema que se elija, se está obligado a:

  • Garantizar la integridad, trazabilidad a inalterabilidad de los registros.
  • Encadenar cada registro de facturación con el anterior mediante un hash o huella digital.
  • Fechar los registros de facturación.
  • Para corregir o anular un registro de facturación, se deberá generar otro registro de corrección o anulación. Es decir, no se podrá borrar una factura sin más.
  • Impresión de un código QR en cada factura imprimible.
  • El software deberá incluir una Declaración Responsable del fabricante.

Obligaciones exclusivas del sistema VERI*FACTU

  • Tener capacidad para remitir los registros de facturación de manera inmediata a la AEAT al emitir las facturas.
  • Acompañar la impresión del código QR en cada factura imprimible con un texto indicando que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.

Obligaciones exclusivas del sistema NO VERI*FACTU

  • Garantizar desde el propio sistema la conservación, accesibilidad, legibilidad de los registros.
  • Poder conectarse a la AEAT para enviar registros y recibir respuestas de la AEAT (aunque no tiene obligación de enviarlos de forma inmediata, sino como respuesta a un requerimiento).
  • Firmar electrónicamente cada registro de facturación.
  • Disponer de un Registro de Eventos que registre todas las operaciones que se hagan en el software.
  • Datar con fecha y hora cada evento del Registro.
  • El Registro de Eventos debe tener la posibilidad de detectar las circunstancias en las que se produce la validación de los registros, detectando anomalías.
  • Poder verificar que la fecha y hora del sistema, así como el huso horario, es el correcto.
  • Disponer una funcionalidad de seguimiento de la cadena de registros.
  • Al generar un registro, debe verificar los cinco anteriores.
  • Garantizar la conservación de todos los registros en formato legible, y poder exportar tanto el registro de facturación como el de eventos del sistema, mediante una exportación independiente del propio backup.

Como hemos visto, si bien el sistema VERI*FACTU obliga a una mayor inmediatez, las exigencias y obligaciones del sistema no VERI*FACTU son mayores, obligando a un mayor control del propio sistema.

Recordemos, por último, que independientemente de la fecha que tengan los fabricantes para desarrollar estos sistemas (que depende de la publicación de la orden), todos los obligados tributarios deberán cumplir esta normativa desde el 01/07/2025. Solo estarán fuera de ella los contribuyentes obligados o acogidos voluntariamente al SII, o los de los territorios forales anteriormente indicados.

Recomendamos por tanto que a lo largo de 2024 nuestros clientes vayan decidiendo si prefieren su inscripción en el SII, mediante Gextor SII, o bien la implantación de un sistema que cumpla con la regulación antifraude, que estará disponible en Extra Software antes de la fecha de implantación obligatoria.

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Llega el euro digital: la guerra por el control del dinero en Europa

Llega el euro digital: la guerra por el control del dinero en Europa

Parece que nos acercamos al principio del fin para el dinero físico. El Banco Central Europeo (BCE) lleva tiempo preparándonos para la creación del euro digital, una divisa que teóricamente tiene la intención de complementar al efectivo, no a remplazarlo, pero ¿Será así? En el post de hoy analizaremos este polémico proyecto del Banco Central Europeo, el euro digital, que puede ser transcendental para la economía de todos los habitantes de la eurozona.

CONTENIDOS

Estado actual del proyecto del euro digital

Cómo funcionará el euro digital

Las dificultades que puede traer el euro digital

La lucha contra las criptomonedas libres

¿Se podrá pagar siempre en el futuro con euros digitales?

El euro digital es el proyecto del Banco Central Europeo (BCE) que quiere conseguir, en unos pocos años, poder emitir su propia moneda digital. Se trataría de crear una CDBC, (CDBC- significa en inglés moneda digital de los bancos centrales), que en la práctica sería el equivalente, en electrónico, del dinero actual en efectivo. Y aunque por el momento, las altas instancias del BCE y bancos aseguran que el euro digital no remplazará en ningún caso al euro físico, un gran número de analistas económicos europeos desconfían de las buenas intenciones que nos proponen, asegurando que, más pronto que tarde, el BCE terminará logrando que el dinero en efectivo desaparezca totalmente en Europa.

Estado actual del proyecto del euro digital

En lo que se refiere al estado actual del proyecto, hay que saber que en el pasado mes de octubre el Banco Central Europeo dio por cerrada la fase de investigación, iniciando después, en el mes de noviembre, el llamado proceso de preparación, que es el que está actualmente vigente. En esta nueva fase, el proyecto se centrará en el desarrollo de servicios integrados y en pruebas reales con el euro digital. Según ha anunciado el BCE, la fase actual se prolongará durante 2 años más, esperando que todo esté listo para el año 2026.

euro digital nueva moneda

Cómo funcionará el euro digital

Según el BCE, la necesidad de un euro digital responde al incremento actual de pagos digitales por parte de los consumidores y también a la necesidad de que estos pagos sean tan seguros, fiables y fáciles de usar como el dinero en efectivo.

Tal y como se ha anunciado, el euro digital será una moneda de curso legal que se distribuirá a través de un canal digital. Esto implica que su almacenamiento se realizará a través de una billetera digital (o e-wallet) con la que todos los ciudadanos y empresas de la zona euro, podrán efectuar pagos. Al tratarse de una moneda legal, el dinero que los ciudadanos posean en euros digitales, será equiparable al efectivo del que dispongan en monedas y billetes físicos.

Aunque el BCE está todavía trabajando en el diseño y las funcionalidades del euro digital, ya ha indicado cómo podría usarse esta divisa. La moneda estará disponible a través de una app, bien sea en la aplicación para móvil de nuestro banco o entidad de pago, o bien mediante una aplicación específica para el euro digital creada por el BCE. Por otro lado, quienes carezcan de una cuenta bancaria o de un dispositivo digital también podrán acceder a los euros digitales. En este caso, lo harán utilizando una tarjeta física que será ofrecida por los organismos públicos.

Las dificultades que puede traer el euro digital

¿Dónde se encuentran los problemas con el euro digital según muchos expertos en economía? Pues, principalmente, en el hecho de que digitalizar el dinero otorga a quien lo hace muchísimo más poder del que nos podemos imaginar. El dinero digital puede ser completamente trazable, también programable, lo que posibilitaría en el futuro, entre otras cosas, que se pueda crear un dinero que expire o caduque en una determinada fecha, justificándose en que se necesita, por ejemplo, reactivar la economía si la autoridad central lo considera adecuado.

La garantía de privacidad está ahí porque se ha revelado como la mayor preocupación de los ciudadanos europeos, pero, ¿Quién nos garantiza que se mantendrá en el futuro? El proceso de digitalización del dinero es irreversible, pues una vez implantado, no tiene marcha atrás y pueden obligarnos a usarlo de muchas maneras. Se trata, pues, de una cuestión muy seria, dado que, si desapareciera el efectivo, todo el poder del dinero quedaría en manos del Banco Central Europeo y este podría controlar a los ciudadanos y tratar de restringir sus libertades.

Básicamente, la moneda digital de los bancos centrales, la CBDC, como es el euro digital, tiene todas las objeciones que se derivan de este tipo de monedas. Pues si la evolución natural y la lógica del dinero tienden a reducir el papel de control de los bancos centrales y de los estados, el euro digital va directamente en sentido contrario, apuntando a una máxima centralización y control. Y para quien dude, tenemos la experiencia de China, que ha sido el primer país que ha lanzado seriamente una CBDC.  Desde el 2020, paga los salarios de los empleados públicos en e-yuan y como hemos visto el enorme incremento de control que esto ha dado a su gobierno sobre las transacciones económicas.

euro digital en transacciones movil

La lucha contra las criptomonedas libres

En la práctica, CBDC o las monedas digitales de los bancos centrales son en realidad el intento de los bancos centrales para evitar el desarrollo de lo que verdaderamente apunta ser el dinero del futuro: las criptomonedas. De hecho, algunos países, como Rusia o China, acompañan el lanzamiento de sus CBDC con la prohibición de las criptomonedas. Con las CBDC, los bancos centrales están tratando de mantener su control sobre el dinero, previendo un escenario que se aproxima rápidamente, en el que ese control pueda terminar correspondiendo solo a un algoritmo, como en el caso del bitcoin.

¿Se podrá pagar siempre en el futuro con euros digitales?

Aunque el uso del euro digital se realice a través de una aplicación, también se ha contemplado pagar con euros digitales aunque no haya conexión a la red. Esto garantiza que pueda utilizarse en cualquier circunstancia, por ejemplo, cuando se produce una caída de la red o en zonas geográficas sin conectividad. Los ciudadanos de la zona euro lo podrán utilizar en cualquier país miembro de la zona monetaria común. Todos los comercios de la zona euro que acepten pagos digitales tendrán obligación de aceptar los pagos en euros digitales.

Otra cuestión que se desconoce es el límite máximo de euros digitales que los ciudadanos podrán tener en sus aplicaciones. No dispondrán de ilimitados euros digitales, sino que habrá un límite a su tenencia. Esto es debido a que se quiere priorizar su uso como medio de pago en comercios minoristas. El euro digital no se convertirá en una reserva de valor. Al haber una cantidad máxima per cápita, la idea es que el euro digital quede para pagos diarios o pequeños. El ahorro o las grandes adquisiciones seguirá estando en manos de los bancos, esas transacciones se apoyarán en el euro tradicional.

También será necesario que los usuarios se identifiquen a sí mismos cuando accedan por primera vez a los servicios del euro digital. El BCE añade que se podrán añadir medidas como separar los datos de pago de la identidad.  Solo las unidades de “inteligencia financiera” podrán obtener esa información dentro de un marco legal bien definido, permitiendo identificar al pagador y al receptor cuando se sospeche de alguna actividad criminal.

Al final, creemos que los interrogantes que el euro digital está provocando se irán despejando poco a poco. Y, como apunta el BCE, la emisión final del euro digital sigue estando todavía distante en el tiempo.

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El tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada ha sufrido cambios

El tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada ha sufrido cambios

El tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada estaba hasta ahora permitido. Al menos, desde 2007, cuando el Tribunal Supremo consideró que fichar con huella dactilar en el registro de jornada no infringía ninguna ley.  Todo ha cambiado desde abril de 2023, cuando el Comité Europeo de Protección de Datos publicó unas directrices que cambiaban el criterio. Esto implica para la AEPD que el procesamiento de datos biométricos suponen tratamiento de datos personales con categoría de datos especiales, por tanto les afecta la prohibición del artículo 9.1 del RPGD.  En Extra Software recomendamos el uso de sistemas alternativos a los biométricos para el Registro de Jornada, como la validación por contraseña personal o tarjetas de fichaje.

 

CONTENIDOS

El cambio de criterio en el tratamiento de datos biométricos

La Guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Prohibición del tratamiento de datos de categorías especiales

Otras excepciones a la prohibición

El cambio de criterio en el tratamiento de datos biométricos

El origen parte del artículo 12 de las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos referidas al uso de tecnología de reconocimiento facial.

Hasta entonces, se mantenía la distinción en la verificación biométrica entre autenticación (uno-a-uno) e identificación (uno-a-varios), considerándose el uso de datos biométricos válido en el primer caso, aunque no en el segundo, el caso del registro de jornada. Sin embargo, dicho artículo 12 estableció que  “Si bien ambas funciones (autenticación e identificación) son distintas, ambas se relacionan con el procesamiento de datos biométricos relacionados con una persona física identificada o identificable y, por lo tanto, constituyen un tratamiento de datos personales, y más concretamente un tratamiento de categorías especiales de información personal”. Por tanto, estos datos son objeto de la prohibición de su uso que establece el artículo 9.1 del RGPD, que establece que “queda prohibido el tratamiento de datos biométricos dirigidos a identificar a una persona física”.

La Guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Estas directrices han obligado a la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) a finales de noviembre a rectificar el planteamiento que tenía hasta entonces (el de la Guía “La Protección de Datos en las Relaciones Laborales” de mayo de 2021); y publicar una nueva “Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos”. En esta se puntualizan las últimas implicaciones del uso de este tipo de información personal. La Guía habla del tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada.

En resumen, la Guía establece que la utilización de tecnologías biométricas de identificación y autenticación en el registro de jornada supone un tratamiento de alto riesgo, dado que incluye categorías especiales de datos y por tanto está prohibido por el artículo 9.1. del RGPD.

datos biometricos

Prohibición del tratamiento de datos de categorías especiales

Dado que son categorías especiales de datos, es necesario que exista una circunstancia para levantar la prohibición de tratamiento de estos datos y, además, una condición que legitime el tratamiento. A este respecto la Guía establece lo siguiente:

  • En el caso de registro de jornada o control de acceso en el ámbito laboral, el consentimiento (artículo 9.2.a) del RGPD) no puede levantar la prohibición del tratamiento, ni ser una base para determinar la licitud, al existir de forma general una situación de desequilibrio entre el interesado (empleado) y el responsable del tratamiento de datos (empleador).
  • Si el levantamiento de la prohibición se basa en el 9.2.b) del RGPD, el responsable del tratamiento de datos debe contar con una norma con rango de ley que legitime su necesidad de utilizar datos biométricos para dicha finalidad. Esta norma no se encuentra en la actual regulación española.

En cualquier caso, previamente al tratamiento de datos, sería obligatoria la superación favorable, previamente al inicio del tratamiento, de una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos en la que, entre otros, se encuentre documentada la acreditación de la necesidad del Responsable de Tratamiento de datos de registrar los datos biométricamente, superando el triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento de datos biométricos. El tratamiento debe ser necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento de datos. Dado que en este caso existen medios alternativos de registro de jornada,  el tratamiento de datos personales obtenidos biométricamente no resiste el triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Como tampoco hay una ley que diga lo contrario (artículo 9.2.b de RGPD), ni el consentimiento puede levantar la prohibición (artículo 9.2.a del RGPD) eso implica que, de facto, está prohibido usar estos sistemas que permiten el tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada.

Otras excepciones a la prohibición

El artículo 9 del RGPD establece también otras excepciones a la prohibición, pero no parece que sean de mucha aplicación en el caso del uso de la biometría en el registro de jornada.  Estas excepciones están recogidos en los artículos 9.2.c. a 9.2.j de la norma, y recogen casos como que el tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del interesado, atender a reclamaciones, con fines de interés público esencial, medicina preventiva, laboral, salud pública, o bien investigación científica, histórica o estadística de interés público.

Como en el caso del registro de jornada la biometría no se utiliza para los fines que se mencionan,  salvo que se publique ley que legitime la necesidad del tratamiento para el cumplimiento de los intereses y ejercicio específico de los derechos el responsable de los datos (por tanto, el empleador), no hay en la práctica excepciones a la prohibición de tratar datos biométricos para el registro de jornada.

Desde Extra Software, recomendamos a todas nuestras empresas clientes que utilicen sistemas alternativos para el registro de jornada, como el uso de contraseña personal o tarjeta de fichaje.

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Despapelización: el primer paso para lograr la transformación digital de la empresa

Despapelización: el primer paso para lograr la transformación digital de la empresa

Los procesos de transformación digital son fundamentales en la actualidad, sobre todo si queremos que nuestra empresa sobreviva a largo plazo. Por ejemplo, la automatización de procesos, el uso de software, el Big Data, el Internet de las Cosas (IoT) o la robótica son algunos de sus aspectos más destacados. Pero el proceso de transformación digital de cualquier empresa siempre tiene un primer paso: la despapelización. En el post de hoy explicaremos en qué consiste y cómo supone el pilar fundamental para comenzar la transformación digital de nuestro negocio.

 

CONTENIDOS

La despapelización y la transformación digital

Ventajas de la despapelización

¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?

Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente

La despapelización y la transformación digital

Atrás quedaron esos tiempos en los que los manuales de procesos, las plantillas, los contratos, las facturas y los documentos internos estaban impresos en papel. Hoy en día, las empresas más innovadoras han dejado de utilizar papel y otras están en plena despapelización.

La despapelización es el comienzo de la transformación digital porque modifica la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos y aumenta la eficiencia de sus operaciones, facilitando procesos y contribuyendo positivamente al medio ambiente. Dejar de lado el uso de papel no solo agiliza las gestiones y las comunicaciones, sino que también permite usar medios virtuales para integrar y compartir la información relevante de un negocio.

La despapelización allana el camino hacia la digitalización, agilizando procesos, eliminando errores derivados de la gestión manual y  liberando espacio físico.

Ventajas de la despapelización

Impulsar una iniciativa que deje a un lado la utilización del papel y propicie la digitalización de los documentos, conlleva muchos beneficios:

1. Tiempos reducidos en la búsqueda de datos

Digitalizar los contratos, las facturas, las transacciones, los manuales y todo tipo de documento que se maneje en una empresa, permite que sus empleados puedan acceder rápidamente a los archivos y datos que necesitan, ya que la despapelización involucra a plataformas de software que recopilan, sistematizan y ofrecen una disponibilidad de la información instantánea.

2. Mayor flexibilidad y disponibilidad de los documentos

La virtualización de los documentos posibilita a los usuarios el acceso a archivos y datos desde cualquier dispositivo móvil que tenga acceso a internet. Es decir, ya no hace falta ir a la oficina para buscar el dato que se necesita, basta con ingresar a la plataforma de gestión a través de un PC o un teléfono móvil que esté conectado a internet.

3. Más seguridad para la empresa

La despapelización es una estrategia clave para impulsar la seguridad de la empresa en varios sentidos. Por un lado, evita que los documentos se arruinen por eventos desafortunados como humedad, incendios, moho, desastres naturales, robos o hurtos. Y por el otro, con las soluciones de administración de archivos virtuales, es posible establecer perfiles de usuarios que garanticen que solo los individuos autorizados tengan acceso a determinada información.

4. Menores costos para la organización

Por último, despapelizar implica también dejar de lado los costos de la gestión de documentos físicos como la compra de papel, alquiler de archivos y dispositivos, impresiones, logística, movilidad o destrucción de materiales obsoletos.

Despapelización y transformación digital

¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?

La transformación digital, la despapelización y la gestión documental digital siempre deben estar acompañadas por un cambio cultural en la empresa. La clave para lograrlo son siempre las personas. Y es a ellos a quienes hay que educar y capacitar para que compartan una misma cultura tecnológica dentro de la organización de la que forman parte.

Existen varias acciones que se pueden empezar a trabajar para allanar el camino de la transformación digital en la empresa de forma paulatina y amigable para todos sus empleados:

1. Limitar el uso del papel

A partir de la identificación de los documentos que pueden ser sustituidos por una versión digital, es necesario capacitar a los trabajadores para que puedan realizar este cambio y también es fundamental una supervisión constante que ofrezca la ayuda y asistencia que sea necesaria. Se trata de ir reemplazando los documentos en papel por un sistema de gestión documental

2. Digitalización de los procesos

Se trata de digitalizar procesos tanto internos como con los clientes, para poder asegurar la misma comodidad y seguridad que existían en los procesos presenciales y con los documentos en papel.

Este es el verdadero cambio de paradigma: Recursos humanos, finanzas, contabilidad, legal, marketing, almacenaje y logística, entre otras áreas, deben definir qué procesos quieren despapelizar para poder avanzar así en la transformación digital.

3. Firma electrónica o digital

Hablamos de la firma electrónica o digital que sirve para estampar y otorgar valor legal a los documentos en su versión digital.

Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel, firma del empleador y del empleado, la empresa puede decidir usar un software que aplique la firma digital para que con un solo “clic”, el empleador y el empleado firmen con validez legal un recibo de sueldo digital. Para ello, es necesario que las empresas otorguen a sus trabajadores la posibilidad de registrar su firma digital frente a una autoridad de registro certificada.

Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente

Según los últimos estudios realizados, casi el 65% de las organizaciones, tanto públicas como privadas, siguen utilizando información basada en papel. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, ingresos del personal y recibos de sueldos, gestión interna y demás procesos

¿Sabías que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita la celulosa de un solo árbol como promedio? Según las investigaciones realizadas, se requieren 15 árboles para fabricar una tonelada de papel. Es necesario comunicar, acompañar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de nuestra sociedad.

La empresa debe identificar cómo y dónde se utiliza el papel y sopesar lo que la empresa u organización puede cambiar, para avanzar a hacia la despapelización.

En Extra Software somos expertos en procesos de transformación digital. Si deseas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Tarifas de luz para empresas: lo que debes saber antes de contratar la luz

Tarifas de luz para empresas: lo que debes saber antes de contratar la luz

Cuando estás al mando de una empresa o pyme, cada decisión que tomas puede tener un impacto significativo en el éxito de tu negocio. Una de esas decisiones es la elección de tu proveedor de energía eléctrica y el tipo de tarifa contratar.
La energía es esencial para el correcto funcionamiento de tu empresa, y tomar decisiones informadas en este aspecto puede marcar la diferencia en tus costos operativos y tu sostenibilidad a largo plazo. En este artículo, te proporcionaremos una guía completa sobre todo lo que necesitas saber antes de contratar la compañía de luz para tu pyme. Nos centramos en las tarifas de luz para empresas, para que puedas tomar decisiones inteligentes que beneficien a tu negocio.

 

CONTENIDOS

COMPRENDIENDO TUS NECESIDADES ENERGÉTICAS

1. Tipo de tarifa de luz para empresas.

2. Consumo energético.

3. Duración del contrato.

4. Condiciones de servicio.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE TARIFAS DE LUZ PARA EMPRESAS

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de proveedor de energía eléctrica en el ámbito de luz para empresas?

¿Puedo cambiar mi tipo de tarifa eléctrica durante el contrato?

¿Cuáles son las ventajas de optar por fuentes de energía renovable para mi emprendimiento o pyme?

¿Qué debo hacer si el consumo energético de mi negocio aumenta inesperadamente?

COMPRENDIENDO TUS NECESIDADES ENERGÉTICAS

Antes de profundizar en los detalles sobre cómo elegir la mejor tarifa eléctrica para tu negocio, es crucial que comprendas tus necesidades energéticas. Cada emprendimiento o empresa es único, y tus requisitos energéticos deben adaptarse a tu operación específica. Aquí tienes algunos factores clave que debes considerar:

1. Tipo de tarifa de luz para empresas

El primer paso para elegir la electricidad adecuada para tu negocio es determinar el tipo de tarifa que mejor se adapte a tus necesidades. En general, existen dos tipos de tarifas eléctricas para empresas:

– Tarifas fijas: Estas tarifas ofrecen un precio constante durante un período de tiempo específico, lo que facilita la previsión de costes. Son ideales si deseas mantener una estabilidad en tu presupuesto energético.

– Tarifas variables: Estas tarifas fluctúan según las condiciones del mercado energético. Pueden ofrecer ahorros significativos cuando los precios son bajos, pero también pueden aumentar en momentos de alta demanda.

La elección entre una tarifa fija y una variable dependerá de tu capacidad para gestionar los riesgos y de tu flexibilidad financiera.

2. Consumo energético

Analiza el historial del consumo de energía de tu negocio para determinar cuánta electricidad necesitas de promedio. Esto te ayudará a evitar tanto el pago de más energía de la que realmente consumes o como cortes de suministro debido a una demanda insuficiente.

3. Duración del contrato

Los contratos de suministro de energía para empresas varían en duración. Algunas comercializadoras ofrecen contratos a corto plazo, mientras que otras brindan opciones a largo plazo. Considera tus objetivos a largo plazo y tu capacidad para comprometerte con un contrato específico de luz para empresas.

4. Condiciones de servicio

Asegúrate de leer detenidamente las condiciones de servicio ofrecidas por los proveedores de energía. Esto incluye políticas de facturación, tiempos de respuesta a problemas técnicos y cualquier restricción en el suministro. Un buen soporte y atención al cliente es vital para una relación satisfactoria.

Ahora que tienes las principales características que debemos tener en cuenta al contratar luz para tu negocio, te recomendamos que no te conformes con la primera oferta que encuentres en cuanto a tarifas de luz para empresas. Compara las tarifas y los planes de diferentes proveedores de energía para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio. Ten en cuenta los costes totales, incluidos los cargos ocultos.

Si te sientes abrumado por las opciones disponibles, considera consultar con un asesor energético o con algún experto en la materia. Pueden ayudarte a analizar tus necesidades y tomar estas decisiones de forma correcta.

Cuando elijas una tarifa y un contrato para luz para empresas, piensa a largo plazo. ¿Cómo afectarán tus elecciones a tu negocio en los próximos años en el ámbito de luz para empresas? Asegúrate de que tu elección sea coherente con tus objetivos a largo plazo.

De todas formas, una vez que hayas contratado una tarifa de luz para empresas, no olvides revisar regularmente tu consumo y tu factura energética en el ámbito de luz para empresas. Si notas cambios significativos, considera ajustar tu tarifa o contrato según sea necesario.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE TARIFAS DE LUZ PARA EMPRESAS

Para proporcionarte aún más información útil sobre tarifas de luz para empresas, hemos compilado una lista de preguntas frecuentes:

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de proveedor de energía eléctrica en el ámbito de luz para empresas?

El tiempo necesario para cambiar de proveedor puede variar, pero generalmente, el proceso suele demorar entre 15 y 45 días hábiles. Esto incluye la cancelación con tu proveedor actual y la activación del nuevo contrato con el proveedor seleccionado de luz para empresas.

¿Puedo cambiar mi tipo de tarifa eléctrica durante el contrato?

Sí, en la mayoría de los casos, puedes cambiar tu tipo de tarifa eléctrica durante la duración del contrato. Sin embargo, es importante revisar las condiciones de tu contrato actual y hablar con tu compañía para comprender cualquier restricción o tarifas adicionales asociadas con el cambio de tarifa.

¿Cuáles son las ventajas de optar por fuentes de energía renovable para mi emprendimiento o pyme?

Las fuentes de energía renovable, como la solar o la eólica, son más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente. Optar por estas fuentes puede reducir la huella de carbono de tu negocio y, en algunos casos, generar ahorros a largo plazo.

¿Qué debo hacer si el consumo energético de mi negocio aumenta inesperadamente?

Si notas un aumento inesperado en el consumo de energía en tu negocio, primero verifica si ha habido cambios en tus operaciones que puedan explicar el aumento. Si no encuentras una razón obvia, comunícate con tu proveedor de energía para que puedan ayudarte.

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11 apps que deberías borrar de tu móvil Android

11 apps que deberías borrar de tu móvil Android

En España hay más de 28 millones de usuarios activos de aplicaciones y los españoles tienen una media de alrededor de 17,8 aplicaciones instaladas en sus smartphone. Y aunque los dispositivos móviles son cada vez más potentes, incluso en las marcas de gama media, un exceso de apps en el móvil puede ralentizar su funcionamiento o minar su capacidad de almacenamiento. Sin olvidar que se puede dañar el procesador o la memoria RAM del mismo, al usarlas simultáneamente. En este post te proponemos 11 apps que deberías borrar de tu móvil Android, ya que no tienen ninguna utilidad destacada y tan solo están consumiendo los recursos de tu dispositivo, al borrarlas liberarás espacio y ganarás velocidad. Es complementario a nuestro post sobre qué hacer para que tu móvil dure más.

 

CONTENIDOS

1. Reproductores de música
2. Apps de ahorro de batería
3. Aplicaciones de optimización de recursos
4. Potenciadores de rendimiento
5. Aplicaciones de ahorro de memoria RAM
6. Un navegador instalado por defecto que no conozcas
7. Widgets de Android preinstalados por defecto
8. Apps que prometen enfriar el procesador
9. La inmensa mayoría de antivirus para Android
10. Cualquier app o juego que utilice masivamente las notificaciones push
11. Las apps preinstaladas de fábrica

1. Reproductores de música

Nuestros móviles Android suelen venir con el reproductor de Google Play Music instalado de serie. Además, lo habitual es que el dispositivo también incluya el reproductor del propio fabricante. Ya tenemos pues 2 aplicaciones móviles consumiendo batería sin aportar nada nuevo. Si además nos hemos descargado algún otro reproductor de terceros, es evidente que necesitamos llevar a cabo el borrado de alguna de estas aplicaciones de nuestro móvil dejando una única opción.

Sea cual sea la aplicación que decidamos mantener, es recomendable asegurarse de no tener instaladas varias apps que realicen las mismas funciones.

2. Apps de ahorro de batería

Cualquier aplicación que prometa ayudar a ahorrar batería en un dispositivo móvil debe ser una seria candidata a ser eliminada. La razón es que ningún tipo de estas aplicaciones ayuda en gran medida a ello.

Este tipo de apps suelen basar su funcionamiento en cerrar todas las aplicaciones que están en segundo plano, algo que sí que es cierto que merma la batería de los móviles. Pero el problema es que, para llevar a cabo esta tarea, la propia app está consumiendo batería al ejecutarse de esa forma.
Para llevar a cabo un eficiente ahorro de energía en los dispositivos Android, además de configurar el móvil para la ejecución de programas en segundo plano, es recomendable ajustar el brillo de la pantalla, reducir los tiempos de bloqueo, desconectar el Bluetooth y el Wi-Fi cuando no se estén usando, así como no esperar a que el dispositivo se descargue del todo para volverlo a cargar. De todas formas, cada vez son más los móviles que incluyen modos de ahorro de batería diseñados por los propios fabricantes que realmente rebajan prestaciones para intentar alargar la autonomía del dispositivo.

3. Aplicaciones de optimización de recursos

Es cierto que a medida que navegamos por internet, se van quedando almacenadas en nuestro móvil cookies, ficheros o algunos archivos temporales que pueden ir minando las capacidades de nuestro dispositivo. Para evitarlo, existe en el mercado la posibilidad de instalarse aplicaciones móviles que pretenden ayudar en la eliminación de todo lo innecesario. Sin embargo, este tipo de archivos prescindibles que se quedan almacenados no suponen un peso tan grande que requiera añadir una aplicación más al dispositivo que generalmente suele estar ya bastante sobrecargado.

Si queremos liberar espacio en nuestro móvil Android, también son apps que deberías borrar de tu móvil Android. También deberías cerrar todas las pestañas que tenemos abiertas en el navegador y que no consultas desde hace meses.

deberías borrar apps

4. Potenciadores de rendimiento

En línea con las aplicaciones cuya misión es realizar tareas que nosotros mismos podemos hacer sin esfuerzo, se encuentran las apps de rendimiento que anuncian mejoras para el sistema operativo Android, logrando acelerar la velocidad de funcionamiento del dispositivo.

La realidad dista mucho de esa promesa. En la mayoría de los casos, esas apps incluso ralentizan en la práctica el funcionamiento del móvil por una simple razón: estos potenciadores de rendimiento suelen realizar un borrado de archivos y cerrar todas las apps abiertas en segundo plano, tareas que ya de por si requieren consumir recursos y que a la larga, afectarán negativamente al consumo de batería.

Si de verdad uno pretende mejorar el rendimiento de un smartphone, hay que fijarse en cuáles son las apps que más batería consumen. Se puede ver fácilmente entrando en el apartado de “Batería” dentro del menú de “Ajustes” de Android para identificar dónde está el problema y erradicarlo, ya que acostumbramos a almacenar apps que apenas usamos y que, sin embargo, consumen una enorme cantidad de recursos en nuestro móvil.

5. Aplicaciones de ahorro de memoria RAM

La RAM es una memoria de acceso aleatorio y funciona solamente mientras el dispositivo está encendido. Se utiliza para cargar la información requerida habitualmente por el móvil mientras está en funcionamiento. Es decir, que esta memoria almacena todos los datos de los programas que están siendo ejecutados y por lo tanto, a mayor número de programas y aplicaciones abiertas, cabe esperar que el dispositivo vaya más lento.
Lo que hacen este tipo de aplicaciones de ahorro RAM, es encargarse de realizar el cierre de procesos en segundo plano e información almacenada en caché, lo cual libera espacio RAM. Pero el problema es que, al eliminar estos, lo que sucede es que, si se abren de nuevo estas aplicaciones, deberán ser nuevamente ejecutadas como si lo hicieran por primera vez, lo que a su vez consume más recursos del dispositivo.

6. Un navegador instalado por defecto que no conozcas

De la misma forma que es de esperar que nuestro smartphone disponga de varios reproductores de música, lo mismo ocurre con los navegadores de internet. Los móviles suelen incorporar un navegador del fabricante, que normalmente no resulta ni muy útil ni demasiado seguro.
Por ello, el consejo es eliminar de nuestro Android el navegador que el fabricante ha incluido por defecto. Eso sí, existe el inconveniente de que para poder llevar a cabo esto, hay que recurrir a terceras aplicaciones que incluyan esta función o ser usuario root, es decir, tener acceso a poder modificar opciones que de otra forma no pueden ser alteradas por los usuarios.

borrar apps de tu móvil

7. Widgets de Android preinstalados por defecto

Los widgets son aplicaciones o programas que permiten un acceso rápido a ciertas funcionalidades ofrecidas por el dispositivo móvil. Y de esta clase, Android ofrece un buen número de posibilidades a sus usuarios. La galería, la hora, el clima, etc. son tan solo algunas de las más habituales. Todos ellas se actualizan automáticamente y pueden estar contribuyendo a minar la batería y la capacidad del dispositivo.
Por ello, es recomendable que entre las candidatas a borrar de nuestro dispositivo Android, este tipo de widgets ocupen un lugar destacado. Y si no es para eliminar, al menos para retirar del escritorio de la pantalla.

8. Apps que prometen enfriar el procesador

Muchas aplicaciones y programas desarrollados para móviles imitan las funciones que se han diseñado previamente para el PC. Al igual que ocurría con las aplicaciones destinadas a liberar espacio, encontramos apps pensadas para enfriar el procesador del móvil. Pero, aunque el smartphone puede calentarse, al igual que le sucede a los ordenadores, la realidad es que los móviles Android no cuentan con ventilador alguno o con algún otro sistema de refrigeración activo.

Por ello, es más que probable que este tipo de aplicaciones sean un mero informante de la temperatura a la que el móvil se encuentra en cada momento y se dedique a cerrar programas ejecutados en segundo plano. Algo que no está comprobado que contribuya a facilitar el enfriamiento de nuestro móvil, por lo que son también apps que deberías borrar de tu móvil Android.

9. La inmensa mayoría de antivirus para Android

La verdad es que los sistemas operativos de los móviles tienen pocos virus a día de hoy. Llevar a cabo una navegación segura, ser consciente en todo momento de lo que vamos a descargar y sobre todo, hacerlo en la medida de lo posible a través de Google Play Store, suele bastar para mantener a nuestro smartphone a salvo de los virus.

Por eso no es muy necesario que ralenticemos nuestros dispositivos añadiéndole el peso extra de soportar un antivirus y nuestro consejo es que estos son apps que deberías borrar de tu móvil Android.

10. Cualquier app o juego que utilice masivamente las notificaciones push

Puede ocurrir que al dar permiso a una aplicación para instalarse en el móvil, estemos sin saberlo autorizándola para que lleve a cabo acciones que de antemano no hubiéramos querido autorizar. Este es el caso de muchas apps gratuitas y de juegos de Android, que para obtener un beneficio hacen posible el uso de publicidades que se activarán en nuestro móvil a través de notificaciones push.

Esto es algo que puede llegar a resultar realmente incómodo y que en ocasiones, también se utiliza para servirse de ciertos datos utilizando la autorización previamente dada para la descarga de la aplicación en cuestión.

Para eliminar este tipo de notificaciones push de nuestro dispositivo Android, debemos acudir al menú de “Ajustes” y seleccionar el apartado de “Aplicaciones”. Una vez que entremos en la lista de programas, tendremos que ir seleccionando, una a una, cada aplicación para entrar en el apartado de “Notificaciones” en dónde podremos silenciar o bloquear estas alertas.

11. Las apps preinstaladas de fábrica

Por bloatware se entiende la tendencia a que aquellos programas o aplicaciones que vienen preinstaladas en los dispositivos por el fabricante ocupen cada vez más tamaño. Hay mucho software adicional que no supone beneficio alguno.

Este tipo de aplicaciones suelen conllevar sólo un pequeño detrimento en nuestra batería, al tiempo, eso sí, que consumen espacio y memoria. Es por ello que todas aquellas aplicaciones preinstaladas que no vamos a utilizar son apps que deberíamos borrar de nuestro móvil Android. Lo que sucede en algunos casos solo siendo usuario root o a través de aplicaciones de terceros se puede realizar su eliminación. Debes hacerlo con mucho cuidado.

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