Con la llegada de VeriFactu hay gran cantidad de microempresas y autónomos que tendrán que actualizar sus sistemas para remitir las facturas a la AEAT. No servirán los sistemas basados en Word o Excel y precisarán una solución sencilla y asequible. Por otra parte, querrán poder seguir delegando en las Asesorías la gestión de su contabilidad e impuestos.  El modo híbrido de Gextor surge como una solución para ambas situaciones.

CONTENIDOS

¿Cómo funciona Gextor Next?

¿Cómo cumple Gextor Next con VeriFactu?

¿En qué beneficia a la Asesoría?

Conclusión

¿Cómo funciona Gextor Next?

Gextor Next permite emitir las facturas directamente o desde un presupuesto previo, y permite al autónomo  o la empresa gestionar a la vez las entradas y salidas del almacén y su stock.  Además, Gextor Next genera automáticamente los libros  de autónomos (libro de facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión)

¿Cómo cumple Gextor Next con VeriFactu?

A la vez que se genera la factura para el cliente, el sistema envía automáticamente los registros a la agencia tributaria y genera un QR que se imprime en la factura y garantiza que está informada fiscalmente.

¿En qué beneficia a la Asesoría?

Dado que los datos alimentan el servidor de la asesoría, al mismo tiempo que el autónomo o empresa va generando sus facturas, el asesor tiene la opción de contabilizar de forma automática los movimientos de facturas de venta y compra, los cobros y los pagos. A partir de ahí, se posibilita genera los informes contables, como el Balance de Situación o la Cuenta de Pérdidas y ganancias y, por supuesto, alimentar los impuestos a presentar (303, 390, 110, 180 y 190).

Conclusión

En conclusión, el modo híbrido de Gextor beneficia a todos:

• Al autónomo o PYME, porque le permite cumplir con la obligación de VeriFactu a la vez que introduce digitalización en su negocio
• Al asesor, porque facilita su trabajo evitando que tenga que picar manualmente datos a partir de registros en papel o ficheros excel.
• A ambos, porque facilita una gestión en la nube, dado que tanto el usuario autónomo o empresa como el asesor pueden acceder a GExtor Next en cualquier momento, desde cualquier ubicación.

Si eres asesor y no conoces el modo híbrido de Gextor, es posible que estés perdiendo el tiempo a la hora de adaptar a tus clientes a a la obligación legal que se les viene encima (VeriFactu). Pide información relenando el  FORMULARIO más abajo o llámanos al 914368400  (ext. 1) o al 93 860 4670

 Hasta el 31/12/2025 muchas empresas vivieron un sprint mientras se acercaban a la primera fecha obligatoria de VeriFactu, el 1 de enero de 2026. Sin embargo, una inesperada votación en el Congreso hizo que todo se pospusiera un año. Desde entonces, vivimos una carrera de fondo hasta la nueva fecha obligatoria de VeriFactu, el 1 de enero de 2027, que será la definitiva.

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¿Cuál es la fecha obligatoria de VeriFactu?

¿Qué debemos hacer los fabricantes?

¿Qué deben hacer las empresas y autónomos?

Si eres una empresa no adaptada

¿Cuál es la fecha obligatoria de VeriFactu?

Por un ajustado margen de 179 votos a favor, 168 en contra y 1 abstención, el 11 de diciembre de 2025 se aprobó el Real Decreto-ley 15/2025, que permitía aplazar un año la implantación obligatoria por empresas y autónomos del sistema VeriFactu.   Las nuevas fechas obligatorias pasaron a ser:

• 1 de enero de 2027 para empresas
• 1 de julio de 2027 para autónomos y demás entidades no obligadas al Impuesto de Sociedades

Hasta aquí los hechos objetivos. Sin duda, la cantidad de trabajo, tensiones, nervios y conflictos de proveedores informáticos, usuarios de software de facturación y en general cualquier empresa o profesional obligado a facturar queda completamente en sombra.

Porque VeriFactu trae de cabeza a todos, por sus exigencias intrínsecas (registros de facturación encadenados, prohibición expresa de modificar o eliminar facturas, información fiscal e impresión de QR obligatorio) y por la incertidumbre que se ha dado desde el principio con sus fechas de aplicación

¿Qué debemos hacer los fabricantes?

La obligación legal sigue siendo exactamente la misma que antes del aplazamiento. El Real Decreto-ley no tiene ningún otro contenido que el aplazamiento, así que la normativa que deben cumplir tanto las empresas fabricantes como los usuarios de software de facturación siguen siendo  el Real Decreto 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla.

Por otra parte, la obligación de disponer de una software de facturación con VeriFactu o cualquier otro sistema que cumpla la Ley Antifraude es para los usuarios, para los fabricantes sigue vigente la obligación de ofrecer dicho software desde el 29/07/2025. Desde entonces, cualquier software de facturación que se comercialice debe incluir los nuevos requisitos. Ahora bien, la ley no obliga a actualizar hasta el 01/01/2027 los software ya adquiridos e implantados, lo que concede un ligero respiro a las empresas hasta entonces.

¿Qué deben hacer las empresas y autónomos?

Ahora mismo conviven dos situaciones en las empresas que cuentan con software de facturación. Hay empresas que ya están plenamente adaptadas la ley antifraude y empresas que no.

Las EMPRESAS ADAPTADAS cuentan con una ventaja operativa, dado que disponen de un año más de experiencia con los nuevos procesos. Esto supone un ahorro del estrés del último momento, pues no deben actualizarse al final de año. Por último, disponer de VeriFactu les brinda una mejor imagen de empresa cumplidora fiscalmente. Una empresa que ahora mismo ofrece ya sus facturas con el código QR que garantiza su cumplimiento lanza un mensaje de previsión y cumplimiento para el que sepa leerlo.

Las empresas NO ADAPTADAS tienen un compás de espera hasta final de año, pero sobre ellas pesa el hándicap de no adaptadas aún a las exigencias de la ley. Si bien han podido relajarse el primer semestre, desde mitad de año, el tiempo juega en su contra, dado que el periodo necesario para adaptar el personal y los sistemas de trabajo a VeriFactu puede ser de varios meses.

Por eso, en  Software seguiremos planificando la actualización, con mayor énfasis aún, desde el mes de septiembre. Queremos evitar cuellos de botella innecesarios antes de la nueva fecha obligatoria de VeriFactu, el 01/01/2027

Si eres una empresa no adaptada

Con dos meses de antelación como mínimo a la fecha de implantación obligatoria (es decir, como máximo en octubre de 2026):

• Elige un sistema para cumplir la ley antifraude, puede ser el SII o VeriFActu, pero no te puedes salir de esos dos
  • Si es el SII, debes solicitar a la AEAT la opción voluntaria por el SII en el último periodo fiscal del año anterior al que deseen estar en el SII (en este caso, en 2026)
  • Si es VeriFactu, ya puedes implantar directamente el sistema, eligiendo si quieres enviar ya tus registros de facturación a los servidores de producción de la AEAT o bien trabajar con los servidores de pruebas de la AEAT (que no recogen información fiscal)
• Una vez elegido el sistema, deberás ponerte en contacto rellenando este formulario, o si lo prefieres llamándos a los teléfonos 91 436 84 00 (delegación Central)  93 860 46 70   (Barcelona),  921 429 829 (Segovia) 923 26 86 86 (Salamanca), para que te informemos de las opciones disponibles.
• Finalmente, nuestro departamento técnico se pondrá en contacto contigo para implantarte el sistema. Desde ese momento, debes tener al menos dos meses hasta la fecha de implantación obligatoria para adaptar tus modos de trabajo y personal al sistema.

Si eres autónomo, los pasos anteriores también sirven, pero tu fecha de implantación obligatoria será el 01/07/2027, por lo que deberías ponerte en marcha en el transcurso del primer trimestre de 2026.

Con esta anticipación, tu adaptación al nuevo sistema será gradual y exitosa, y te acompañaremos en todo momento para evitar sorpresas de última hora.

Quiero más información sobre el Software de Facturación VeriFactu de Gextor

El tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada estaba hasta ahora permitido. Al menos, desde 2007, cuando el Tribunal Supremo consideró que fichar con huella dactilar en el registro de jornada no infringía ninguna ley.  Todo ha cambiado desde abril de 2023, cuando el Comité Europeo de Protección de Datos publicó unas directrices que cambiaban el criterio. Esto implica para la AEPD que el procesamiento de datos biométricos suponen tratamiento de datos personales con categoría de datos especiales, por tanto les afecta la prohibición del artículo 9.1 del RPGD.  En Extra Software recomendamos el uso de sistemas alternativos a los biométricos para el Registro de Jornada, como la validación por contraseña personal o tarjetas de fichaje.

CONTENIDOS

El cambio de criterio en el tratamiento de datos biométricos

La Guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Prohibición del tratamiento de datos de categorías especiales

Otras excepciones a la prohibición

El cambio de criterio en el tratamiento de datos biométricos

El origen parte del artículo 12 de las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos referidas al uso de tecnología de reconocimiento facial.

Hasta entonces, se mantenía la distinción en la verificación biométrica entre autenticación (uno-a-uno) e identificación (uno-a-varios), considerándose el uso de datos biométricos válido en el primer caso, aunque no en el segundo, el caso del registro de jornada. Sin embargo, dicho artículo 12 estableció que  “Si bien ambas funciones (autenticación e identificación) son distintas, ambas se relacionan con el procesamiento de datos biométricos relacionados con una persona física identificada o identificable y, por lo tanto, constituyen un tratamiento de datos personales, y más concretamente un tratamiento de categorías especiales de información personal”. Por tanto, estos datos son objeto de la prohibición de su uso que establece el artículo 9.1 del RGPD, que establece que “queda prohibido el tratamiento de datos biométricos dirigidos a identificar a una persona física”.

La Guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Estas directrices han obligado a la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) a finales de noviembre a rectificar el planteamiento que tenía hasta entonces (el de la Guía “La Protección de Datos en las Relaciones Laborales” de mayo de 2021); y publicar una nueva “Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos”. En esta se puntualizan las últimas implicaciones del uso de este tipo de información personal. La Guía habla del tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada.

En resumen, la Guía establece que la utilización de tecnologías biométricas de identificación y autenticación en el registro de jornada supone un tratamiento de alto riesgo, dado que incluye categorías especiales de datos y por tanto está prohibido por el artículo 9.1. del RGPD.

Prohibición del tratamiento de datos de categorías especiales

Dado que son categorías especiales de datos, es necesario que exista una circunstancia para levantar la prohibición de tratamiento de estos datos y, además, una condición que legitime el tratamiento. A este respecto la Guía establece lo siguiente:

• En el caso de registro de jornada o control de acceso en el ámbito laboral, el consentimiento (artículo 9.2.a) del RGPD) no puede levantar la prohibición del tratamiento, ni ser una base para determinar la licitud, al existir de forma general una situación de desequilibrio entre el interesado (empleado) y el responsable del tratamiento de datos (empleador).
• Si el levantamiento de la prohibición se basa en el 9.2.b) del RGPD, el responsable del tratamiento de datos debe contar con una norma con rango de ley que legitime su necesidad de utilizar datos biométricos para dicha finalidad. Esta norma no se encuentra en la actual regulación española.

En cualquier caso, previamente al tratamiento de datos, sería obligatoria la superación favorable, previamente al inicio del tratamiento, de una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos en la que, entre otros, se encuentre documentada la acreditación de la necesidad del Responsable de Tratamiento de datos de registrar los datos biométricamente, superando el triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento de datos biométricos. El tratamiento debe ser necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento de datos. Dado que en este caso existen medios alternativos de registro de jornada,  el tratamiento de datos personales obtenidos biométricamente no resiste el triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Como tampoco hay una ley que diga lo contrario (artículo 9.2.b de RGPD), ni el consentimiento puede levantar la prohibición (artículo 9.2.a del RGPD) eso implica que, de facto, está prohibido usar estos sistemas que permiten el tratamiento de datos biométricos en el registro de jornada.

Otras excepciones a la prohibición

El artículo 9 del RGPD establece también otras excepciones a la prohibición, pero no parece que sean de mucha aplicación en el caso del uso de la biometría en el registro de jornada.  Estas excepciones están recogidos en los artículos 9.2.c. a 9.2.j de la norma, y recogen casos como que el tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del interesado, atender a reclamaciones, con fines de interés público esencial, medicina preventiva, laboral, salud pública, o bien investigación científica, histórica o estadística de interés público.

Como en el caso del registro de jornada la biometría no se utiliza para los fines que se mencionan,  salvo que se publique ley que legitime la necesidad del tratamiento para el cumplimiento de los intereses y ejercicio específico de los derechos el responsable de los datos (por tanto, el empleador), no hay en la práctica excepciones a la prohibición de tratar datos biométricos para el registro de jornada.

Desde Extra Software, recomendamos a todas nuestras empresas clientes que utilicen sistemas alternativos para el registro de jornada, como el uso de contraseña personal o tarjeta de fichaje.