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Generación de libros oficiales con GEXTOR y presentación con LEGALIA 2

Generación de libros oficiales con GEXTOR y presentación con LEGALIA 2

La presentación de los Libros Oficiales es una operación a la que están obligadas las empresas una vez al año, debe hacerse electrónicamente y para ello hay que obtener previamente una serie de informes. Te contamos cómo es el proceso para generar los Libros  Oficiales con GEXTOR así como la presentación de dichos libros Oficiales en el Registro Mercantil con LEGALIA 2.

CONTENIDOS

¿Quiénes están obligados a legalizar los Libros Oficiales?

¿Qué informes integran los Libros Oficiales?

Generación de los Libros Oficiales con Gextor

Presentación de Libros Oficiales con Legalia 2

Desde el vencimiento del plazo la formulación de las Cuentas Anuales, en el primer trimestre del año (si el ejercicio coincide con el año natural), hasta la legalización de los libros oficiales, debe transcurrir un máximo de un mes. Por tanto, durante los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio (es decir, el 30/04/2022, si el ejercicio coincide con el año natural), hay que legalizar los libros oficiales.

¿Quiénes están obligados a legalizar los Libros Oficiales?

La legalización de libros será obligatoria para todos los empresarios, sean personas físicas o jurídicas, obligados a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio (Ley 14/2013, de 27 de septiembre).

NO será obligatoria para:

  • UTEs (Uniones Temporales de Empresas),
  • Comunidades de bienes,
  • Asociaciones o Fundaciones (aunque en este último caso deben aplicar la Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal).
  • En el caso de las Sociedades Civiles, dependerá de si tienen actividad mercantil o no (por tanto, si se rigen por el Código de Comercio o no).

¿Qué informes integran los Libros Oficiales?

Los informes o documentos que, como mínimo (algunos de ellos dependiendo del tipo de empresa), integran los Libros Oficiales son los siguientes:

  • Inventarios y Cuentas Anuales.
  • Memoria (si bien es práctica habitual de las empresas desplazar su presentación hasta las Cuentas Anuales).
  • Actas.
  • Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad.
  • Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.

Generación de los Libros Oficiales con GEXTOR

En todos los casos, los Libros Oficiales se generarán en la ruta indicada, en una carpeta por empresa y una subcarpeta por ejercicio:

ruta libros oficiales

Para que puedan generarse en los Libros Oficiales, todos estos informes, con la misma numeración con que figuran en la pantalla de Libros Oficiales, deben haber sido grabados y obtenidos en el apartado Informes de Gextor

El informe de Cambios en Patrimonio Neto y los Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto deben ir asociados al tipo de Balance de Situación y Cuenta de Explotación correspondientes (el normal al normal, el abreviado al abreviado…).Asimismo, el Informe de Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto debe indicar los epígrafes correspondientes en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias que corresponda.ingresos y gastos de patrimonio net

1. Generación de Libro Diario

Aunque GEXTOR admite la presentación en formatos detallado y resumido, por defecto se presentará detallado, entre el 01/01 y el 31/12. En caso de que sea Formato Resumido se puede presentar desde el Nivel 2 hasta al último. Deberemos seleccionar la opción Generar Documento legal.

ruta libros oficiales

2. Generación de Balance de Sumas y Saldos

Por defecto se propondrá el Balance trimestral y del nivel 2 al nivel 3. La normativa obliga a presentar dicho balance al menos trimestralmente. Los niveles se pueden presentar con mayor o menor grado de detalle, aunque el programa propone por defecto de nivel 2 a nivel 3. Igualmente habrá que marcar “Generar Documento legal”.

Balance de sumas y saldos

3. Generación de Cuentas anuales

Se presentan habitualmente el Balance de Situación y la Cuenta de Explotación (Pérdidas y Ganancias) a 31/12.

Estos informes se presentan comparativamente con el ejercicio anterior.

Dependiendo del tipo de empresa y de informe que se presente, se incluirán o no los siguientes informes (las PYMES NO están obligadas):

  • Informe de Cambios de Patrimonio neto
  • Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto
  • Flujo de Efectivo.
Balance de sumas y saldos

Presentación de Libros Oficiales con LEGALIA 2

Para presentar los libros telemáticamente (única opción válida en la actualidad) es necesario:

  • Tener uno de los certificados reconocidos (firma digital) válidos para poder realizar el envío.
  • Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores. Al darse de alta, el usuario acepta una serie de condiciones y tiene que rellenar una serie de datos (nombre, domicilio, datos bancarios).

Los libros se generan con el programa LEGALIA 2. Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, en acceso con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en un manual que se encuentra en la sección de descargas de esa misma página y que se llama Manual de ayuda de Presentación telemática de libros.

PRESENTACION DE LIBROS OFICIALES CON LEGALIA 2

PROCESO EN LEGALIA 2

1- Generación de nueva legalización de libros

Para generar una legalización de libros, una vez instalada la aplicación, nos dirigimos a “Formulario / Nuevo”, mostrándose la siguiente ventana donde introduciremos un nombre  y una descripción. Una vez completados estos datos, clicar en “Crear”:

Balance de sumas y saldos

Imágenes de LEGALIA 2 tomadas de https://www.registradores.org/

Se abrirá una pantalla para introducir los datos generales de identificación en la que se rellenarán cada uno de los campos, excepto el nº de libros presentados, que lo autocompleta el programa.

Entrada de datos legalia 2

Configuración por defecto

Legalia 2 permite configurar valores por defecto en los datos del Registro Mercantil al que se va a presentar y en los datos del presentante. Así como el directorio donde se guardarán las legalizaciones.

Para ello una vez iniciada la aplicación nos dirigiremos a “Edición / Configuración”, y completar los valores deseados. Éstos se guardarán para el resto de legalizaciones, pudiendo ser modificados en cada una de ellas.

2- Inserción de libros oficiales

A continuación, nos dirigimos a “Edición / Datos de Libros”, donde aparecerá una
ventana como esta, donde seleccionaremos el tipo de libro y en “Buscar”, exploraremos en el equipo hasta localizar en la ruta el fichero Excel con el libro correspondiente.

Entrada de datos legalia 2

A continuación, introduciremos los siguientes datos:

• Formato: Se completa automáticamente dependiendo del fichero que se ha
seleccionado.
• Nombre: si lo desea asigne un nombre al libro o deje el nombre que se le propone por defecto.
• Número: Número de orden del tipo de libro seleccionado, si la legalización activa ya contiene un libro del mismo tipo de libro, este campo estará desactivado y con el valor que debe tomar.
• Fecha de apertura: Fecha de apertura del fichero seleccionado.
• Fecha de cierre: Fecha de cierre del fichero seleccionado.
• Fecha cierre último libro legalizado: Se introduce la fecha de cierre del último libro de mismo tipo de libro que ha sido legalizado en el Registro Mercantil.

Clicaremos “Insertar” y el libro quedará añadido:

insercion libros legalia 2 terminado

Repetiremos la operación con todos los libros obligatorios para nuestro tipo de empresa.

Legalia2 puede incluir si se desea ficheros encriptados en la legalización y dispone de una opción de encriptado de ficheros (Menú “Encriptación”).

3- Comprobación de reglas de validación

A través de la opción Formulario / Comprobar Reglas se realiza la comprobación de las reglas de coherencia, primarias e implícitas, de la legalización activa y muestra en un formulario las que no se cumplen.

insercion libros legalia 2 terminado

Cuando aparecen errores primarios, NO SE PUEDE GENERAR LA HUELLA, siendo necesario solventarlos para poder continuar con la legalización. Haciendo doble–click sobre un error o con el botón habilitado para ello, se accede al dato acorregir para subsanar el error. Si aparecen errores implícitos, el sistema permite la generación de las huellas y del ZIP.

4- Generación de Huella Digital

A través de la opción “Formulario / Generar Instancia” obtendremos el informe de la instancia de presentación correspondiente a la legalización activa.

La previsualización se realiza con el programa que tenga por defecto asociado a los ficheros PDF.

Para poder generar la instancia es necesario que la legalización activa valide correctamente o con avisos (véase punto anterior).

insercion libros legalia 2 terminado

5- Generación y envío de ZIP

La opción” Formulario – Generar ZIP” realiza la generación de las huellas digitales de los ficheros de la legalización y la creación del fichero ZIP que incluye todos los ficheros correspondientes a la legalización activa.Si el fichero ZIP ya existe se le solicitará confirmación para continuar y sobreescribir el ZIP existente.

Una vez generado correctamente el ZIP que contendrá la legalización, el sistema nos mostrará el siguiente mensaje y almacenará el ZIP en la ruta indicada.

insercion libros legalia 2 terminado

No es imprescindible enviar el ZIP en el mismo momento de su generación.

La opción “Formulario / Generar ZIP y Enviar”, permite, además de ‘Generar ZIP’, el envío de forma directa desde el programa Legalia 2 al Registro Mercantil correspondiente.

Así mismo, es posible elegir la opción de enlazar con el portal de Registradores para el envío telemático de la legalización. En esta opción se pueden añadir ficheros complementarios que tengan que acompañar a la Legalización y éstos se incluirán en la presentación telemática.

insercion libros legalia 2 terminado

Por ejemplo, si el usuario tiene que incluir un certificado de cierre de libros de actas o contables legalizados anteriormente en blanco y soporte papel, puede añadir los ficheros en formato PDF en este paso. Los ficheros complementarios que se añadan no serán parte de la Legalización de libros incluida en el ZIP. Se permite un máximo de tres ficheros complementarios en cada presentación telemática.

Para el envío de la legalización de los libros oficiales al Registro Mercantil correspondiente será necesario disponer de un certificado de firma electrónica y estar abonado a la Web www.registradores.org.

Una vez seleccionado el Certificado Digital se mostrará  una ventana de confirmación previamente al envío:

insercion libros legalia 2 terminado

Una vez aceptemos, se procederá al envío de la legalización de libros al Registro Mercantil correspondiente. El sistema nos mostrará el progreso del mismo, y cuando éste se haya completado podremos obtener al acuse de recibo.

Finalizado este proceso, podemos concluir que hemos realizado la legalización de libros correctamente.

insercion libros legalia 2 terminado
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Contabilizar facturas de Reino Unido: cambios en Gextor

Contabilizar facturas de Reino Unido: cambios en Gextor

La prórroga para adaptar las relaciones comerciales tras la salida del Reino Unido, acordada el 01/02/2020, ha finalizado el último día del año pasado. Hasta entonces, a efectos comerciales, contables y fiscales, el Reino Unido seguía dentro de la Unión Europea, por tanto, su consideración era de país intracomunitario, aunque ya no lo fuera. Desde el 01/01/2021, según el acuerdo firmado entre la Unión Europea y el Reino Unido, este queda fuera de la Unión Europea. Desde entonces, contabilizar facturas de Reino Unido es un quebradero de cabeza. Te explicamos cómo hacerlo, en general y en Gextor.

La aplicación de la salida de Reino Unido de la Unión Europea, se está aplicando con carácter provisional desde el 1 de enero de este año. No obstante, la votación del Parlamento Europeo para ratificar el acuerdo de salida, prevista entre el 18 y el 21 de enero, podría generar nuevos cambios si el voto es negativo. Pero, si todo transcurre como está previsto, se ratificará que Reino Unido deja de ser país no comunitario a efectos contables y fiscales desde el 1 de enero de este año. Y aun en el caso de que el voto fuera negativo, no es probable que haya una vuelta a la situación anterior, sino que más bien se acentuará más la separación entre la U.E. y Reino Unido.

El Brexit a nivel contable implica de hecho que los británicos salen a todos los efectos del sistema intracomunitario.

Clientes y proveedores de Reino Unido

La primera consecuencia, obviamente, es que los clientes y proveedores de Reino Unido dejan de ser intracomunitarios. Las facturas intracomunitarias normalmente están exentas de IVA (ventas) o el IVA se autorrepercute quedando como resultado un IVA cero (compras). Sin embargo, las facturas de compras y venta emitidas a terceros británicos pasan a ser facturas de importación, exportación, o prestación o adquisición de servicios en el extranjero. Estas facturas tienen un tratamiento en impuestos totalmente diferente, por lo que hay que indicarle al programa el cambio.

Cambios en Gextor. Administrador

El primer cambio, y el más evidente, es que en el programa Reino Unido deja de considerarse país comunitario. Esto se puede modificar de manera muy sencilla desde el Administrador, en Ficheros / Países, suprimiendo la marca de la columna correspondiente:

Administrador Brexit a nivel contable

Cambios en Gextor. Gestión

Tal y como hemos indicado, clientes y proveedores de Reino Unido dejan de ser intracomunitarios, por lo tanto, la clase de impuesto cambia. En Gextor Gestión Comercial el cambio es claro: Desde Ficheros / Clientes y Ficheros / proveedores, en la solapa “Comerciales”:

Exportaciones gestion

Importacion Gestion

Contabilizar facturas de Reino Unido

También en Gextor Contabilidad, debemos cambiar las cuentas contables de clientes y proveedores de Reino Unido, que dejan de ser intracomunitarias. Cuando la transacción es de mercaderías, en el caso de las ventas, la clase de impuesto correspondiente es Repercutido Exportaciones.

Repercutido exportaciones contabilidad

En el caso de las compras, la factura del proveedor normalmente es no sujeta a impuestos, mientras que hay que hacer una factura independiente de soportado importaciones, para contabilizar la factura de importación de la aduana, así como una tercera factura por los servicios del agente de aduanas, tal y como explicamos en su día.

Soportado Importaciones contabilidad

 

Por último, las facturas de servicios, siguen siendo de la clase Servicios en el Extranjero (adquisiciones) –para compras- o Servicios en el extranjero (prestaciones) –para ventas-. En este caso desde Gextor no se hace distinción entre facturas intracomunitarias o facturas al extranjero, dado que la distinción la hace internamente el programa, según el país sea comunitario o no (lo que habremos configurado desde el Administrador, como hemos visto más arriba).

servicios en el extranjero

Contabilización de facturas de Gestión a Contabilidad

Por último, hay que tener en cuenta los diferentes casos cuando la factura se contabiliza desde Gextor Gestión Comercial, mediante el enlace contable:

En el caso de ventas siempre una exportación pasa a contabilizarse como la clase Repercutido Exportaciones, que hemos visto anteriormente.

Sin embargo, cuando contabilizamos una compra, una importación se contabiliza como una factura de proveedor no sujeta. Para contabilizar la factura de importación de la aduana deberemos hacer una factura aparte desde Gextor Contabilidad, del tipo soportado importaciones. Dado que una importación se contabiliza con tres facturas (la del proveedor extranjero –opcional-, la de soportado importaciones y la del agente de aduanas), y al contabilizar desde Gestión Comercial solo se genera una, las otras dos habrá que hacerlas desde Gextor Contabilidad.

Con esto finalizamos, esperando haber explicado en detalle los cambios necesarios en el programa, y los efectos del Brexit a nivel contable en Gextor.

Para más información, dejamos a continuación un vínculo con información más amplia de la Agencia Tributaria, sobre este importante cambio.

INFORMACIÓN SOBRE EL BREXIT DE LA AEAT

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Lanzamiento de tu empresa. Te damos 7 consejos para ayudarte

Lanzamiento de tu empresa. Te damos 7 consejos para ayudarte

El lanzamiento de tu empresa, en España, no es un trabajo fácil. Hay muchas gestiones que realizar y documentación que debes conseguir antes de poder convertir una idea en una realidad. Dependiendo la naturaleza del negocio se pueden necesitar uno u otro tipo de burocracia. Pero hay una serie de cosas que deben conseguirse en todos los casos y que hay que tener en cuenta.

1.Registrar el nombre de la empresa en el RMC

El primer paso para el lanzamiento de tu empresa será obtener un certificado del RMC (Registro Mercantil Central) para verificar que el nombre de la empresa que se deseas utilizar no está ya registrado, para que puedas elegirlo para tu nueva empresa.

2.CIF – número de identificación fiscal de la empresa

El C.I.F. (certificado de identificación fiscal) es el número de identificación fiscal de tu empresa. Debes completar el formulario de impuestos 036, el cual puede ser entregado en línea o en copia impresa a tu oficina de impuestos local.

3. Abrir una cuenta bancaria para empresas

Una vez que haya obtenido el código fiscal y el certificado de coincidencia sin nombre, deberás abrir una cuenta comercial en un banco español para el lanzamiento de tu empresa. Allí deberás hacer un depósito de 3.000 €, que es el capital social mínimo autorizado para una Sociedad Limitada. La prueba del pago puede obtenerse en forma de certificado bancario que deberá presentarse a un notario o abogado que demuestre el acto de constitución de la sociedad.

4. Escritura de constitución

Ahora tendrás que solicitar la escritura de constitución para establecer tu empresa. Es el documento oficial en el que se indican los datos clave de la empresa (nombre, dirección, datos del consejero, miembros del consejo de administración, accionistas, etc.). Puedes concertar una cita con un notario local para firmar la escritura de constitución.

5. Registrar la empresa

Con la escritura de constitución original obtenida del notario, debes dirigirte a la Autoridad Tributaria del Gobierno Local para registrar la escritura. La escritura será sellada certificando este hecho. Este paso no debe durar más de dos horas. No olvides llevar contigo la documentación original y la fotocopia de la escritura. A continuación, deberás presentar la escritura pública en el Registro Mercantil, donde se inscribirá en el Registro de Sociedades Anónimas. Por último, tendrás que volver a la oficina de impuestos para obtener el Número de Identificación Fiscal (CIF) permanente después de la finalización del proceso de incorporación

6. Inscripción en la Seguridad Social

El último paso del proceso de registro como director de la empresa es a efectos de la seguridad social y del seguro de accidentes de trabajo. Tendrás que cumplir con ciertos trámites en la oficina local del Ministerio de Trabajo, Migración y Seguridad Social. Existen diferentes opciones para el registro. Habitualmente el administrador de la empresa se registra como autónomo y paga mensualmente entre el 26,5% y el 29,8% de la base de cotización.

7. Buscar un local

Una vez que has conseguido realizar todos estos pasos, es el momento de buscar un local para el lanzamiento de tu empresa. Esto también conlleva equiparlo y contratar los servicios básicos como la luz y el gas natural. Es importante saber que si se quiere contratar la luz con Endesa en Alcorcón (más información aquí) no será forzosamente el mismo precio que se se contrata la luz con Endesa en Parla (más información aquí). Es importante tener en cuenta que los precios del mantenimiento y los servicios del local varían según la ciudad.

Esta guía sólo cubre los aspectos básicos del lanzamiento de tu empresa en España y hay muchas cuestiones legales, así como otras cuestiones (como la creación de procedimientos contables, la obtención de las licencias comerciales necesarias y la notificación a las autoridades regionales) que deberán tenerse en cuenta. Pedir ayuda a gestores profesionales para que estos te guíen a través de los procesos de creación de una empresa es muy recomendable.

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Diferencias entre Gestorías y Asesorías

Diferencias entre Gestorías y Asesorías

Una cuestión bastante importante a dilucidar a la hora de recurrir a un servicio profesional, es si este lo ofrece una Asesoría o una Gestoría. En este breve espacio, vamos a establecer claramente las diferencias entre los servicios de una Asesoría y los de una Gestoría.

Qué hacen las Gestorías y Asesorías

Una Gestoría, básicamente, realiza operaciones en nuestro nombre. Para ello necesita que le proporcionemos información y recursos. Es decir, hace algo que podríamos hacer nosotros, pero que no tenemos el tiempo o los conocimientos para hacerlo.

Las Gestorías tienen libertad de acción y autonomía, dentro de los límites que la pongamos.

Una Asesoría, esencialmente, nos suministra de información y conocimientos para que nosotros hagamos una operación o gestión.

Una Asesoría no tiene libertad de acción y autonomía, se encarga de proporcionar asesoramiento y es su cliente el que actúa y realiza la gestión.

En qué sectores trabajan Gestorías y Asesorías

Gestorías y Asesorías pueden trabajar en diversos sectores. Ambas puedes ser asesorías o gestorías contables, o fiscales, financieras, de marketing o ventas. O puede ser que realicen diversas funciones a la vez. Pero no hay diferencias entre ambas en el contenido que pueden gestionar o sobre el que pueden asesorar.

Ejemplo de tareas que hacen Gestorías y Asesorías

Una Gestoría puede llevar tu contabilidad, presentar tus impuestos, o hacer tus trámites obligatorios.

Una Asesoría puede realizar un asesoramiento, consejo, o un informe sobre tu empresa en general, o sobre algún trámite, ahorro o inversión financiera en concreto. La diferencia es que luego es tu empresa la que realiza dicha operación.

Ventajas de trabajar con Gestorías

Una Gestoría fundamentalmente AHORRA TIEMPO, dado que libera a los empleados de la empresa de determinadas tareas.

Las Gestorías aseguran que la tarea que realiza a través de ellas se hace conforme a la normativa, y te ahorra consultarla.

Una Gestoría te asegura que la gestión se realiza según las últimas actualizaciones. Una vez más por falta de tiempo, no siempre podemos estar al día de todo.

Por último, una Gestoría ahorra al empresario las gestiones complejas de procedimientos complicados.

Ventajas de trabajar con Asesorías

Una Asesoría es muy eficaz para anticipar problemas. Al estar totalmente informada de todos los cambios, pueden evitar errores a tu empresa, o que realice una operación que termine en fracaso.

Las Asesorías te permiten también ahorrar tiempo, pues con los conocimientos del asesor, te evitarás trabajos innecesarios.

Una Asesoría evita riesgos para tu capital, pues siempre te advertirá de una operación dudosa.

Por último, hay Asesorías que pueden realizar una gestión en un determinado momento. Y también hay Gestorías que te pueden asesorar o realizar informes orientativos, si se lo pides. Es decir, hay Asesorías que hacen labores propias de una Gestoría, y viceversa. Sin embargo, en estos casos casi siempre lo pondrán como una partida aparte en el presupuesto. Debes exigir que esta partida esté claramente diferenciasd.

En definitiva, Gestorías y Asesorías realizan tipos de actividad diferente, y es importante diferenciarlas para ver cuál te conviene en cada momento.

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¿Cómo recuperar el IVA de facturas incobrables en Gextor?

¿Cómo recuperar el IVA de facturas incobrables en Gextor?

El artículo 80 de la Ley de IVA (Ley 37/1992), modificado por regulaciones posteriores, establece la posibilidad de recuperar el IVA de facturas incobrables.

En estos casos, hay unos requisitos para considerarla impagada, que podemos ver en la normativa citada

1.ª Que haya transcurrido un año desde el devengo del Impuesto repercutido sin que se haya obtenido el cobro de todo o parte del crédito derivado del mismo. (aunque hay matices, según el volumen de facturación, sean Entes públicos, etc…)

2.ª Que esta circunstancia haya quedado reflejada en los Libros Registros exigidos para este Impuesto.

3.ª Que el destinatario de la operación actúe en la condición de empresario o profesional, o, en otro caso, que la base imponible de aquélla, Impuesto sobre el Valor Añadido excluido, sea superior a 300 euros.

4.ª Que el sujeto pasivo haya instado su cobro mediante reclamación judicial al deudor o por medio de requerimiento notarial al mismo, incluso cuando se trate de créditos afianzados por Entes públicos.

En estos casos, debemos seguir el siguiente procedimiento:

PASOS EXTERNOS A GEXTOR

1-Tramitar procedimiento de recobro.

2- Realizar factura rectificativa de la impagada en los tres meses siguientes al año de devengo del impuesto. Esta factura debe incluir una base imponible de 0 euros y un importe de IVA negativo. Además, como concepto debe figurar “Anulación de la cuota de IVA de la factura nº XXX de fecha dd/mm/aaaa, al amparo de la Artículo 80 de la ley de I.V.A. vigente”.

FACTURA IMPAGADA ORIGINAL

FACTURA RECTIFICATIVA

Razón Social Cliente

Razón Social Cliente

CIF: X000000000

CIF: X000000000

Serie especial

Nº 001 Fecha: 01/01/2017

Nº001 Fecha: 02/01/2018

Concepto: … el que proceda…

Concepto: Anulación de la cuota de IVA
de la factura con Base Imponible 100€,
nº 001 de fecha 01/01/2017, al amparo
del Art. 80 de la Ley de I.V.A. vigente

Base Imponible: 1000€
IVA (21%): 210€

Total Factura: 1210€

Base Imponible: 0€
IVA (21%): -210€

Total Factura: -210€

3- Presentar la comunicación de recuperación de cuotas de I.V.A. en la Agencia Tributaria elaborado con arreglo al Artículo 80 de la Ley de I.V.A. vigente. El plazo de presentación será de un mes desde la fecha de la factura de rectificación. Esta solicitud debe incluir:

  • Copia de la Factura de Rectificación.
  • Copia de la demanda presentada, figurando en la misma el sello de presentación ante el juzgado decano de 1ª instancia competente o copia de la admisión a trámite de dicho procedimiento.

4- Incluir la factura rectificativa en la próxima liquidación de IVA (modelo 303), de forma que se recupere de forma efectiva dicho importe.

PASOS DESDE GEXTOR

1- Realizamos una factura a un cliente:

Factura cliente incobrables

2- Cambiamos la situación el efecto en Cartera a 22-impagado.

cambio estado incobrables

3- Una vez realizamos el proceso judicial, realizamos la factura de abono especial (con base imponible cero). Esta factura no debe llevar cartera y tendremos que marcar “variar devengo”, sin fecha. En el momento que Hacienda nos dé la confirmación insertaremos la fecha para su presentación en el Impuesto.

factura abono incobrables

4- Imprimimos la factura (tendremos que hacerlo con el párrafo de “Anulación de factura… al amparo del artículo 80 de la ley de IVA”).

5- Enviamos a Hacienda el impreso de la factura y el impreso de la demanda judicial.

6- Una vez que Hacienda nos ha dado el visto bueno, ponemos la fecha de devengo para que se presente la siguiente liquidación. En ese momento, contabilizaremos el asiento automático de facturas incobrables. Desde Apuntes / Facturas Incobrables:

Utilidad facturas incobrables

La fecha de devengo que pondremos en la factura, es 30/04/2018

7- El asiento lleva la base imponible (la parte de la cuota ya la hemos contabilizado) a una cuenta (la que indiquemos) de deudas incobrables.contabilizacion incobrables

De forma que el cliente queda con saldo 0 y el efecto en cartera sí que sigue estando como impagado como histórico.

Estado impagado incobrables

Con esta forma de contabilizar, dejaremos la cuenta del cliente con el saldo correcto, y recuperaremos contablemente el IVA. Solo faltaría presentar el modelo 303 del periodo en cual hayamos incluido la factura rectificativa (en este caso Abril de 2018) para recuperarlo.

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¿Cómo debes facturar si eres autónomo?

¿Cómo debes facturar si eres autónomo?

Según el R.E.T.A. (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), debes facturar si eres autónomo a tus clientes siguiendo una serie de pautas importantes. Hoy te vamos a hablar de la numeración de las facturas, de cómo incluir el IRPF en ellas y de las facturas rectificativas

Cómo debes numerar las facturas si eres autónomo

Las facturas deben llevar una numeración de serie correlativa cada año. Esto no supone una obligación de comenzar cada año fiscal la numeración por 1, pero sí que es recomendable, y cambiar de serie numérica al empezar un nuevo periodo anual. Otra cosa recomendable, si el autónomo se dedica a varias actividades, es llevar su propia serie en cada una de ellas.

No se recomienda dedicar una serie diferente a cada cliente, ni tampoco a cada periodo mensual.

Los documentos previos a la factura, como los albaranes o las facturas proforma, dado que no tienen validez fiscal ni contable, no es necesario que vayan numerados consecutivamente.

Cómo debes incluir los impuestos en facturas si eres autónomo

Respecto al IRPF, en 2017 deberías aplicar el 15% en tus facturas, salvo que seas un nuevo autónomo, que puedes aplicar un 7%.

Para aplicar el IRPF, lo primero es saber en qué epígrafe del IRPF estás englobado, dado que las actividades empresariales no aplican el IRPF, mientras que las intelectuales o artísticas, por ejemplo, sí. El IRPF se resta de la base imponible de la factura.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es si el cliente es particular o no. Si el cliente es particular la factura no debe incluir el IRPF, mientras que si es autónomo o empresa, depende de la actividad que ejerza.

Otro impuesto importante es el IVA. El IVA recae sobre el consumidor final, y depende del tipo de producto se grava un 4%, 10% o 21%. Se suma a la base imponible de la factura y no implica una mayor ganancia. El autónomo recaudará el IVA para Hacienda, al igual que tendrá que soportarlo con sus proveedores. La diferencia entre el IVA cobrado a clientes (repercutido) y el IVA abonado en compras (soportado) hará que en la declaración el Autónomo tenga que pagar a Hacienda o solicitar una devolución.

El autónomo debe reflejarlo en las facturas y dependiendo del tipo de producto o servicio que ofrece aplicará un tipo u otro.

Veamos un ejemplo de factura con IVA (al 21%) e IRPF:

FACTURA 0025
23 de octubre de 2017 1.590,00 €
VENCIMIENTO DEL PAGO: 3 de Noviembre de 2017
CECILIA CORNEJO ADVENTURE WORKS
Calle del Pez, 27, 1D. 23456 Maple Street
28002 Madrid Manchester United Kingdom
CANTIDAD DETALLES PRECIO UNITARIO TOTAL DE LÍNEA
1 Diseño Logotipo 500,00 500,00
1 Manual corporativo 1.000,00 1.000,00
Descuento
Base Imponible 1.500,00 €
IVA 21% 315,00 €
IRPF 15% -225,00 €
Total neto 1.590,00 €

 

¿Cómo hacer facturas rectificativas si eres autónomo?

Este tipo de factura se utiliza cuando hay errores de importes, impuestos o descuentos, se ha cometido un error de forma, hay que recuperar el IVA de una factura no cobrada, o bien el producto se ha devuelto.

En las facturas rectificativas hay siempre que indicar la información de la factura a la que hace referencia, pero hay una distinción:

  • Si la factura original tenía un error de forma, se emite una nueva factura relacionándola con la original, pero no habrá que rectificar la base ni cuota cara al IVA, porque ya está presentado.
  • Si la factura rectificativa se hace por una devolución del producto original, se debe relacionar igualmente con la original, pero la factura debe ser negativa y se debe hacer constar la devolución en el albarán.

Si eres autónomo/a, esperamos con esto haber contribuido a solucionar tus dudas sobre una de tus actividades más habituales (y deseadas): FACTURAR.

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