Servicio de Atención al Cliente: 902 170 000 comercial@extrasoft.es
Contabilizar facturas de Reino Unido: cambios en Gextor

Contabilizar facturas de Reino Unido: cambios en Gextor

La prórroga para adaptar las relaciones comerciales tras la salida del Reino Unido, acordada el 01/02/2020, ha finalizado el último día del año pasado. Hasta entonces, a efectos comerciales, contables y fiscales, el Reino Unido seguía dentro de la Unión Europea, por tanto, su consideración era de país intracomunitario, aunque ya no lo fuera. Desde el 01/01/2021, según el acuerdo firmado entre la Unión Europea y el Reino Unido, este queda fuera de la Unión Europea. Desde entonces, contabilizar facturas de Reino Unido es un quebradero de cabeza. Te explicamos cómo hacerlo, en general y en Gextor.

La aplicación de la salida de Reino Unido de la Unión Europea, se está aplicando con carácter provisional desde el 1 de enero de este año. No obstante, la votación del Parlamento Europeo para ratificar el acuerdo de salida, prevista entre el 18 y el 21 de enero, podría generar nuevos cambios si el voto es negativo. Pero, si todo transcurre como está previsto, se ratificará que Reino Unido deja de ser país no comunitario a efectos contables y fiscales desde el 1 de enero de este año. Y aun en el caso de que el voto fuera negativo, no es probable que haya una vuelta a la situación anterior, sino que más bien se acentuará más la separación entre la U.E. y Reino Unido.

El Brexit a nivel contable implica de hecho que los británicos salen a todos los efectos del sistema intracomunitario.

Clientes y proveedores de Reino Unido

La primera consecuencia, obviamente, es que los clientes y proveedores de Reino Unido dejan de ser intracomunitarios. Las facturas intracomunitarias normalmente están exentas de IVA (ventas) o el IVA se autorrepercute quedando como resultado un IVA cero (compras). Sin embargo, las facturas de compras y venta emitidas a terceros británicos pasan a ser facturas de importación, exportación, o prestación o adquisición de servicios en el extranjero. Estas facturas tienen un tratamiento en impuestos totalmente diferente, por lo que hay que indicarle al programa el cambio.

Cambios en Gextor. Administrador

El primer cambio, y el más evidente, es que en el programa Reino Unido deja de considerarse país comunitario. Esto se puede modificar de manera muy sencilla desde el Administrador, en Ficheros / Países, suprimiendo la marca de la columna correspondiente:

Administrador Brexit a nivel contable

Cambios en Gextor. Gestión

Tal y como hemos indicado, clientes y proveedores de Reino Unido dejan de ser intracomunitarios, por lo tanto, la clase de impuesto cambia. En Gextor Gestión Comercial el cambio es claro: Desde Ficheros / Clientes y Ficheros / proveedores, en la solapa “Comerciales”:

Exportaciones gestion

Importacion Gestion

Contabilizar facturas de Reino Unido

También en Gextor Contabilidad, debemos cambiar las cuentas contables de clientes y proveedores de Reino Unido, que dejan de ser intracomunitarias. Cuando la transacción es de mercaderías, en el caso de las ventas, la clase de impuesto correspondiente es Repercutido Exportaciones.

Repercutido exportaciones contabilidad

En el caso de las compras, la factura del proveedor normalmente es no sujeta a impuestos, mientras que hay que hacer una factura independiente de soportado importaciones, para contabilizar la factura de importación de la aduana, así como una tercera factura por los servicios del agente de aduanas, tal y como explicamos en su día.

Soportado Importaciones contabilidad

 

Por último, las facturas de servicios, siguen siendo de la clase Servicios en el Extranjero (adquisiciones) –para compras- o Servicios en el extranjero (prestaciones) –para ventas-. En este caso desde Gextor no se hace distinción entre facturas intracomunitarias o facturas al extranjero, dado que la distinción la hace internamente el programa, según el país sea comunitario o no (lo que habremos  configurado desde el Administrador, como hemos visto más arriba).

servicios en el extranjero

Contabilización de facturas de Gestión a Contabilidad

Por último, hay que tener en cuenta  los diferentes casos cuando la factura se contabiliza desde Gextor Gestión Comercial, mediante el enlace contable:

En el caso de ventas siempre una exportación pasa a contabilizarse como la clase Repercutido Exportaciones, que hemos visto anteriormente.

Sin embargo, cuando contabilizamos una compra, una importación se contabiliza como una factura de proveedor no sujeta. Para contabilizar la factura de importación de la aduana deberemos hacer una factura aparte desde Gextor Contabilidad, del tipo soportado importaciones. Dado que una importación se contabiliza con tres facturas (la del proveedor extranjero –opcional-, la de soportado importaciones y la del agente de aduanas), y al contabilizar desde Gestión Comercial solo se genera una, las otras dos habrá que hacerlas desde Gextor Contabilidad.

Con esto finalizamos, esperando haber explicado en detalle los cambios necesarios en el programa, y los efectos del Brexit a nivel contable en Gextor.

Para más información, dejamos a continuación un vínculo con información más amplia de la Agencia Tributaria, sobre este importante cambio.

INFORMACIÓN SOBRE EL BREXIT DE LA AEAT

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!
Lanzamiento de tu empresa. Te damos 7 consejos para ayudarte

Lanzamiento de tu empresa. Te damos 7 consejos para ayudarte

El lanzamiento de tu empresa, en España, no es un trabajo fácil. Hay muchas gestiones que realizar y documentación que debes conseguir antes de poder convertir una idea en una realidad. Dependiendo la naturaleza del negocio se pueden necesitar uno u otro tipo de burocracia. Pero hay una serie de cosas que deben conseguirse en todos los casos y que hay que tener en cuenta.

 

1.Registrar el nombre de la empresa en el RMC 

El primer paso para el lanzamiento de tu empresa será obtener un certificado del RMC (Registro Mercantil Central) para verificar que el nombre de la empresa que se deseas utilizar no está ya registrado, para que puedas elegirlo para tu nueva empresa.

2.CIF – número de identificación fiscal de la empresa

El C.I.F. (certificado de identificación fiscal) es el número de identificación fiscal de tu empresa. Debes completar el formulario de impuestos 036, el cual puede ser entregado en línea o en copia impresa a tu oficina de impuestos local.

3. Abrir una cuenta bancaria para empresas

Una vez que haya obtenido el código fiscal y el certificado de coincidencia sin nombre, deberás abrir una cuenta comercial en un banco español para el lanzamiento de tu empresa. Allí deberás hacer un depósito de 3.000 €, que es el capital social mínimo autorizado para una Sociedad Limitada. La prueba del pago puede obtenerse en forma de certificado bancario que deberá presentarse a un notario o abogado que demuestre el acto de constitución de la sociedad.

4. Escritura de constitución

Ahora tendrás que solicitar la escritura de constitución para establecer tu empresa. Es el documento oficial en el que se indican los datos clave de la empresa (nombre, dirección, datos del consejero, miembros del consejo de administración, accionistas, etc.). Puedes concertar una cita con un notario local para firmar la escritura de constitución.

5. Registrar la empresa

Con la escritura de constitución original obtenida del notario, debes dirigirte a la Autoridad Tributaria del Gobierno Local para registrar la escritura. La escritura será sellada certificando este hecho. Este paso no debe durar más de dos horas. No olvides llevar contigo la documentación original y la fotocopia de la escritura. A continuación, deberás presentar la escritura pública en el Registro Mercantil, donde se inscribirá en el Registro de Sociedades Anónimas. Por último, tendrás que volver a la oficina de impuestos para obtener el Número de Identificación Fiscal (CIF) permanente después de la finalización del proceso de incorporación

6. Inscripción en la Seguridad Social

El último paso del proceso de registro como director de la empresa es a efectos de la seguridad social y del seguro de accidentes de trabajo. Tendrás que cumplir con ciertos trámites en la oficina local del Ministerio de Trabajo, Migración y Seguridad Social. Existen diferentes opciones para el registro. Habitualmente el administrador de la empresa se registra como autónomo y paga mensualmente entre el 26,5% y el 29,8% de la base de cotización.

7. Buscar un local

Una vez que has conseguido realizar todos estos pasos, es el momento de buscar un local para el lanzamiento de tu empresa. Esto también conlleva equiparlo y contratar los servicios básicos como la luz y el gas natural. Es importante saber que si se quiere contratar la luz con Endesa en Alcorcón (más información aquí) no será forzosamente el mismo precio que se se contrata la luz con Endesa en Parla (más información aquí). Es importante tener en cuenta que los precios del mantenimiento y los servicios del local varían según la ciudad.

Esta guía sólo cubre los aspectos básicos del lanzamiento de tu empresa en España y hay muchas cuestiones legales, así como otras cuestiones (como la creación de procedimientos contables, la obtención de las licencias comerciales necesarias y la notificación a las autoridades regionales) que deberán tenerse en cuenta. Pedir ayuda a gestores profesionales para que estos te guíen a través de los procesos de creación de una empresa es muy recomendable.

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!
Diferencias entre Gestorías y Asesorías

Diferencias entre Gestorías y Asesorías

Una cuestión bastante importante a dilucidar a la hora de recurrir a un servicio profesional, es si este lo ofrece una Asesoría o una Gestoría. En este breve espacio, vamos a establecer claramente las diferencias entre los servicios de una Asesoría y los de una  Gestoría.

Qué hacen las Gestorías y Asesorías

Una Gestoría, básicamente, realiza operaciones en nuestro nombre. Para ello necesita que le proporcionemos información y recursos. Es decir, hace algo que podríamos hacer nosotros, pero que no tenemos el tiempo o los conocimientos para hacerlo.

Las Gestorías tienen libertad de acción y autonomía, dentro de los límites que la pongamos.

Una Asesoría, esencialmente, nos suministra de información y conocimientos para que nosotros hagamos una operación o gestión.

Una Asesoría no tiene libertad de acción y autonomía, se encarga de proporcionar asesoramiento y es su cliente el que actúa y realiza la gestión.

En qué sectores trabajan Gestorías y Asesorías

Gestorías y Asesorías pueden trabajar en diversos sectores.  Ambas puedes ser asesorías o gestorías contables, o fiscales, financieras, de marketing o ventas. O puede ser que realicen diversas funciones a la vez. Pero no hay diferencias entre ambas en el contenido que pueden gestionar o sobre el que pueden asesorar.

Ejemplo de tareas que hacen Gestorías y Asesorías

Una Gestoría puede llevar tu contabilidad, presentar tus impuestos, o hacer tus trámites obligatorios.

Una Asesoría puede realizar un asesoramiento, consejo, o un informe sobre tu empresa en general, o sobre algún trámite, ahorro o inversión financiera en concreto. La diferencia es que luego es tu empresa la que realiza dicha operación.

Ventajas de trabajar con Gestorías

Una Gestoría fundamentalmente AHORRA TIEMPO, dado que libera a los empleados de la empresa de determinadas tareas.

Las Gestorías aseguran que la tarea que realiza a través de ellas se hace conforme a la normativa, y te ahorra consultarla.

Una Gestoría te asegura que la gestión se realiza según las últimas actualizaciones. Una vez más por falta de tiempo, no siempre podemos estar al día de todo.

Por último, una Gestoría ahorra al empresario las gestiones complejas de procedimientos complicados.

Ventajas de trabajar con Asesorías

Una Asesoría es muy eficaz para anticipar problemas. Al estar totalmente informada de todos los cambios, pueden evitar errores a tu empresa, o que realice una operación que termine en fracaso.

Las Asesorías te permiten también ahorrar tiempo, pues con los conocimientos del asesor, te evitarás trabajos innecesarios.

Una Asesoría evita riesgos para tu capital, pues siempre te advertirá de una operación dudosa.

Por último, hay Asesorías que pueden realizar una gestión en un determinado momento. Y también hay Gestorías que te pueden asesorar o realizar informes orientativos, si se lo pides. Es decir, hay Asesorías que hacen labores propias de una Gestoría, y viceversa. Sin embargo, en estos casos casi siempre lo pondrán como una partida aparte en el presupuesto. Debes exigir que esta partida esté claramente diferenciasd.

En definitiva, Gestorías y Asesorías realizan tipos de actividad diferente, y es importante diferenciarlas para ver cuál te conviene en cada momento.

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!
¿Cómo recuperar el IVA de facturas incobrables en Gextor?

¿Cómo recuperar el IVA de facturas incobrables en Gextor?

El artículo 80 de la Ley de IVA (Ley 37/1992), modificado por regulaciones posteriores, establece la posibilidad de recuperar el IVA de facturas incobrables.

En estos casos, hay unos requisitos para considerarla impagada, que podemos ver en la normativa citada

1.ª Que haya transcurrido un año desde el devengo del Impuesto repercutido sin que se haya obtenido el cobro de todo o parte del crédito derivado del mismo. (aunque hay matices, según el volumen de facturación, sean Entes públicos, etc…)

2.ª Que esta circunstancia haya quedado reflejada en los Libros Registros exigidos para este Impuesto.

3.ª Que el destinatario de la operación actúe en la condición de empresario o profesional, o, en otro caso, que la base imponible de aquélla, Impuesto sobre el Valor Añadido excluido, sea superior a 300 euros.

4.ª Que el sujeto pasivo haya instado su cobro mediante reclamación judicial al deudor o por medio de requerimiento notarial al mismo, incluso cuando se trate de créditos afianzados por Entes públicos.

En estos casos, debemos seguir el siguiente procedimiento:

PASOS EXTERNOS A GEXTOR

1-Tramitar procedimiento de recobro.

2- Realizar factura rectificativa de la impagada en los tres meses siguientes al año de devengo del impuesto. Esta factura debe incluir una base imponible de 0 euros y un importe de IVA negativo. Además, como concepto debe figurar “Anulación de la cuota de IVA de la factura nº XXX de fecha dd/mm/aaaa, al amparo de la Artículo 80 de la ley de I.V.A. vigente».

FACTURA IMPAGADA ORIGINAL

FACTURA RECTIFICATIVA

Razón Social Cliente

Razón Social Cliente

CIF: X000000000

CIF: X000000000

 

Serie especial

Nº 001 Fecha: 01/01/2017

Nº001 Fecha: 02/01/2018

Concepto: … el que proceda…

Concepto: Anulación de la cuota de IVA
de la factura con Base Imponible 100€,
nº 001 de fecha 01/01/2017, al amparo
del Art. 80 de la Ley de I.V.A. vigente

Base Imponible:          1000€
IVA (21%):                         210€

Total Factura:                1210€

Base Imponible:                       0€
IVA (21%):                             -210€

Total Factura:                       -210€

3- Presentar la comunicación de recuperación de cuotas de I.V.A. en la Agencia Tributaria elaborado con arreglo al Artículo 80 de la Ley de I.V.A. vigente. El plazo de presentación será de un mes desde la fecha de la factura de rectificación. Esta solicitud debe incluir:

  • Copia de la Factura de Rectificación.
  • Copia de la demanda presentada, figurando en la misma el sello de presentación ante el juzgado decano de 1ª instancia competente o copia de la admisión a trámite de dicho procedimiento.

4- Incluir la factura rectificativa en la próxima liquidación de IVA (modelo 303), de forma que se recupere de forma efectiva dicho importe.

PASOS DESDE GEXTOR

1- Realizamos una factura a un cliente:

Factura cliente incobrables

2- Cambiamos la situación el efecto en Cartera a 22-impagado.

cambio estado incobrables

3- Una vez realizamos el proceso judicial, realizamos la factura de abono especial (con base imponible cero). Esta factura no debe llevar cartera y tendremos que marcar “variar devengo”, sin fecha. En el momento que Hacienda nos dé la confirmación insertaremos la fecha para su presentación en el Impuesto.

factura abono incobrables

4- Imprimimos la factura (tendremos que hacerlo con el párrafo de “Anulación de factura… al amparo del artículo 80 de la ley de IVA”).

5- Enviamos a Hacienda el impreso de la factura y el impreso de la demanda judicial.

6- Una vez que Hacienda nos ha dado el visto bueno, ponemos la fecha de devengo para que se presente la siguiente liquidación. En ese momento, contabilizaremos el asiento automático de facturas incobrables. Desde Apuntes / Facturas Incobrables:

Utilidad facturas incobrables

La fecha de devengo que pondremos en la factura, es 30/04/2018

7- El asiento lleva la base imponible (la parte de la cuota ya la hemos contabilizado) a una cuenta (la que indiquemos) de deudas incobrables.contabilizacion incobrables

De forma que el cliente queda con saldo 0 y el efecto en cartera sí que sigue estando como impagado como histórico.

Estado impagado incobrables

Con esta forma de contabilizar, dejaremos la cuenta del cliente con el saldo correcto, y recuperaremos contablemente el IVA. Solo faltaría presentar el modelo 303 del periodo en cual hayamos incluido la factura rectificativa (en este caso Abril de 2018) para recuperarlo.

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!
¿Cómo debes facturar si eres autónomo?

¿Cómo debes facturar si eres autónomo?

Según el R.E.T.A. (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos),  debes facturar si eres autónomo a tus clientes siguiendo una serie de pautas importantes. Hoy te vamos a hablar de la numeración de las facturas, de cómo incluir el IRPF en ellas y de las facturas rectificativas

Cómo debes numerar las facturas si eres autónomo

Las facturas deben llevar una numeración de serie correlativa cada año. Esto no supone una obligación de comenzar cada año fiscal la numeración por 1, pero sí que es recomendable, y cambiar de serie numérica al empezar un nuevo periodo anual. Otra cosa recomendable, si el autónomo se dedica a varias actividades, es llevar su propia serie en cada una de ellas.

No se recomienda dedicar una serie diferente a cada cliente, ni tampoco a cada periodo mensual.

Los documentos previos a la factura, como los albaranes o las facturas proforma, dado que no tienen validez fiscal ni contable, no es necesario que vayan numerados consecutivamente.

Cómo debes incluir los impuestos en facturas si eres autónomo

Respecto al IRPF, en 2017 deberías aplicar el 15% en tus facturas, salvo que seas un nuevo autónomo, que puedes aplicar un 7%.

Para aplicar el IRPF, lo primero es saber en qué epígrafe del IRPF estás englobado, dado que las actividades empresariales no aplican el IRPF, mientras que las intelectuales o artísticas, por ejemplo, sí. El IRPF se resta de la base imponible de la factura.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es si el cliente es particular o no. Si el cliente es particular la factura no debe incluir el IRPF, mientras que si es autónomo o empresa, depende de la actividad que ejerza.

Otro impuesto importante es el IVA. El IVA recae sobre el consumidor final, y depende del tipo de producto se grava un 4%, 10% o 21%. Se suma a la base imponible de la factura y no implica una mayor ganancia. El autónomo recaudará el IVA para Hacienda, al igual que tendrá que soportarlo con sus proveedores. La diferencia entre el IVA cobrado a clientes (repercutido) y el IVA abonado en compras (soportado) hará que en la declaración el Autónomo tenga que pagar a Hacienda o solicitar una devolución.

El autónomo debe reflejarlo en las facturas y dependiendo del tipo de producto o servicio que ofrece aplicará un tipo u otro.

Veamos un ejemplo de factura con IVA (al 21%) e IRPF:

FACTURA 0025
23 de octubre de 2017                                                       1.590,00 €
VENCIMIENTO DEL PAGO: 3 de Noviembre de 2017
CECILIA CORNEJO ADVENTURE WORKS
Calle del Pez, 27, 1D. 23456 Maple Street
28002 Madrid   Manchester  United Kingdom
CANTIDAD DETALLES PRECIO UNITARIO TOTAL DE LÍNEA
1 Diseño Logotipo 500,00 500,00
1 Manual corporativo 1.000,00 1.000,00
Descuento
Base Imponible 1.500,00 €
IVA 21% 315,00 €
IRPF 15% -225,00 €
  Total neto 1.590,00 €

 

¿Cómo hacer facturas rectificativas si eres autónomo?

Este tipo de factura se utiliza cuando hay errores de importes, impuestos o descuentos, se ha cometido un error de forma, hay que recuperar el IVA de una factura no cobrada, o bien el producto se ha devuelto.

En las facturas rectificativas hay siempre que indicar la información de la factura a la que hace referencia, pero hay una distinción:

  • Si la factura original tenía un error de forma, se emite una nueva factura relacionándola con la original, pero no habrá que rectificar la base ni cuota cara al IVA, porque ya está presentado.
  • Si la factura rectificativa se hace por una devolución del producto original, se debe relacionar igualmente con la original, pero la factura debe ser negativa y se debe hacer constar la devolución en el albarán.

Si eres autónomo/a, esperamos con esto haber contribuido a solucionar tus dudas sobre una de tus actividades más habituales (y deseadas): FACTURAR.

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!
El arte de la fidelización de los clientes

El arte de la fidelización de los clientes

Las empresas hacen un esfuerzo grande en la captación de clientes, pero no tanto en la fidelización de clientes. Sin embargo, una vez que un cliente nos ha conocido, ha sopesado nuestra utilidad para él y nos ha comprado un producto (o ha trabado conocimiento con nuestra marca), lo que sucede después es muy importante:

  • El cliente puede volver a contratar nuestros servicios o no.
  • Puede también referirnos a otro cliente o no.
  • Puede continuar con nosotros a largo plazo o quedarse con nosotros únicamente mientras dura el producto o servicio adquirido.

Todas las técnicas que utilizamos para mantener un cliente como tal, y optimizar al máximo nuestra relación con él, se denominan técnicas de fidelización. Pero esto, que parece sencillo, ha evolucionado mucho, y ahora es casi un arte. El arte de la fidelización.

5 tácticas de fidelización de clientes

1.Optimizar el proceso de compra. Cuando un cliente accede a una pasarela de pago para comprar un producto o servicio, es el final de una fase que implicar hasta 5 etapas:

  • Consciencia de nuestra presencia
  • Consideración de nuestra utilidad para él
  • Preferencias sobre un producto u otro según sus necesidades
  • Inclinación a una solución
  • Contratación del servicio o compra del producto

Optimizar el proceso de compra es hacernos presentes en cada una de estas etapas para insertar formularios, encuestas o medios para obtener información del cliente.

2.Optimizar el marketing de contenidos. Se trata de utilizar aquellas publicaciones que funcionan: Infografías, vídeos, publicaciones how-to (cómo hacer determinada cosa), listas de elementos útiles, podcasts, entrevistas.

También es muy importante crear contenidos en serie (aquellos que tienen varias partes y dejan al lector con ganas de más)

3.Trucos de crecimiento. Se trata de utilizar primero herramientas analíticas para analizar quién usa tu producto y para qué.

Este análisis te permitirá expandir tu público. Algunas tácticas para esta finalidad son: guest blogging, e-mailing o comunicados de prensa.

Sin embargo, para los que ya son tu público las estrategias son más bien:

  • Conectar a nivel personal y generar un impacto
  • Capturar el interés basándote en cubrir las necesidades-
  • Involucrarse siempre en el diálogo con el cliente: preguntarle, escuchar y aprender

4. Ingeniería inversa en tu mercado. Se trata de estudiar a tus competidores para averiguar cómo se hacen con el mercado. Desentraña sus objetivos, cómo cubren los intereses de sus clientes y cómo crean sus itinerarios de venta.

5. Medir estratégicamente el engagement de tu público. El engagement mide las interacciones que se producen entre tu público y tu marca. Se trata de utilizar métricas de conversión como suscripciones, formularios completados o ventas sobre todo. Pero también nos interesan datos como el tiempo en el sitio o las páginas visitadas. El estudio de la respuesta de nuestro público nos permitirá optimizar nuestro proceso de compra, potenciar unos contenidos u otros, así como nuestra estrategia de crecimiento y expansión

En definitiva, si bien se ha hecho mucho hincapié siempre en captar nuevos clientes o vender, la retención o fidelización de clientes es clave. Los contenidos nos pueden ayudar, ofreciendo valor a nuestros clientes o usuarios. Pero sobre todo es fundamental la constancia, ofrecer contenidos de calidad y un gran servicio. Así, ¡no hay cliente que se resista!

Por último, te dejamos con una infografía de SoftDoit, que resume cinco herramientas muy importantes para fidelizar a nuestros clientes. La más importante, el software CRM. ¡Si el contenido es el rey, el CRM es tu reino!

SoftDoit

¡SI TE GUSTÓ, COMPÁRTELO!