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Balance de 2020 (2 de 2): Crecimiento del teletrabajo y el comercio electrónico

Balance de 2020 (2 de 2): Crecimiento del teletrabajo y el comercio electrónico

En esta segunda parte de las publicaciones sobre  el balance de 2020, cuya primera parte ya publicamos, hablamos de cómo el coronavirus ha impulsado la transformación digital,y de todos los cambios que han venido para quedarse, el crecimiento del teletrabajo y el comercio online.

Se podría decir que el coronavirus es responsable de uno de los mayores pasos adelante de la transformación digital en la PYME española. Mientras la Transformación Digital ya era un hecho para la mayoría de las grandes empresas, aún no acababa de calar en las pequeñas empresas y los autónomos. La pandemia ha traído grandes consecuencias a nivel de digitalización. Por una parte, la implantación de sistemas de teletrabajo de manera urgente. Por otra, al haber demostrado lo ligada que está la supervivencia de algunas empresas a su presencia digital, ha hecho crecer exponencialmente el comercio electrónico.

Crecimiento del teletrabajo

Hasta 2019, los trabajadores que trabajaban en casa normalmente (más de la mitad de los días) en España eran el 4,8%. Los que trabajaban ocasionalmente eran el 3,5%. Por tanto, no llegaba a uno de cada 10 los empleados que tenían alguna fórmula de teletrabajo. La pandemia revolucionó esta situación. Desde las regulaciones que establecieron el carácter preferente del teletrabajo (prorrogándolo más adelante), hasta las empresas que cambiaron su modelo, la situación en septiembre de este año era totalmente diferente.

Según el estudio IDC European IT Buyer Sentiment Survey — (3ª oleada, 20-27 de abril de 2020), se calculaba que el 30% de los empleados seguirán trabajando desde casa después de la pandemia, No solo eso, un 38% de las organizaciones lo fomentarán e invertirán en Tecnologías de la información para ello y un 47% añadirá el teletrabajo a su política de Recursos Humanos.  Aparte de esta encuesta de la percepción del futuro, diversos estudios, entre otros, de Caixabank Research como del Banco de España hacen una estimación del potencial de teletrabajo entre el 30% y el 33%. Aun cuando la pandemia remita, es más que probable que el teletrabajo ocupe un porcentaje muy superior al que tenía antes de la misma.

auge del teletrabajo

Por otra parte, la falta de regulación del teletrabajo empujó a al Gobierno a publicar el Real Decreto-ley 28/2020, que definía lo que era y no teletrabajo, el carácter de este, los derechos de los trabajadores y las facultades de la dirección para controlarlo. La acogida de esta regulación aún se está produciendo en las empresas, que van hacia fórmulas híbridas de trabajo a pasos agigantados, si bien su importancia en unos u otros sectores va cambiando.

Crecimiento del comercio electrónico

Mientras muchas empresas se están hundiendo, se calcula que Amazon cerrará 2020 con un crecimiento del 20%. El crecimiento del comercio electrónico durante la pandemia, era en mayo según un estudio de Emarsys del 40%. No solo eso, un estudio de la OMC  señalaba que el comercio electrónico será crítico para ayudar a las empresas a remontar la crisis y ser motor de crecimiento. Según un estudio de Statista Digital Market Outlook, el comercio electrónico crecerá entre 2019 y 2023 un 38%, como podemos ver en la gráfica:

Evolución del ecommerce

Sin embargo, el mismo estudio de la OMC señalaba fallos en los procesos de venta online durante la pandemia: fallos en la experiencia de usuario, dificultades en las entregas y falta de disponibilidad de herramientas de pago online. Todo esto nos habla de la inmadurez de la transformación digital en las empresas españolas, sobre todo las PYMES. El III Estudio sobre el estado de Digitalización de las Empresas y Administraciones Públicas españolas del Observatorio Vodafone señalaba que en 2019 solo un 22% de los profesionales y pequeñas empresas tenían un plan de digitalización. En el caso de las PYMES era de un 34% y en el de las Grandes Empresas un 48%. El grado de digitalización es proporcional al tamaño de la empresa, lo que puede explicar la poca penetración o deficiencias del comercio electrónico en las pequeñas empresas, a pesar de ser la tabla de salvación para muchas PYMES.

Conclusiones

La pandemia ha provocado a estas aturas importantes consecuencias en el mundo de la empresa:

Por una parte, ha afectado de manera diferente a los distintos sectores. Mientras a unos los ha tocado fatalmente, por su dependencia de los establecimientos y los locales físicos, otros, por su lugar estratégico, han despegado, como es el caso de las empresas farmacéuticas y las dedicadas a la mensajería. Aún es pronto para valorar cuánto tiempo tardará la anunciada vacuna en devolver la seguridad suficiente para reactivar totalmente la actividad, pero muchas empresas de los sectores más afectados podrían no sobrevivir.

Por otra parte, ha empujado la transformación digital a todos los niveles. No solo las empresas han aprendido a teletrabajar, también el sector educativo ha tenido que aprender a marchas forzadas la formación a distancia. En el campo del comercio, la importancia de las tiendas online se ha demostrado clave para la supervivencia. Muchas empresas han optado por invertir en digitalización a partir de la pandemia  (Deloitte  anunciaba en su barómetro de empresas especial Covid-19  un incremento del 55% al tercer mes del estado de alarma)

Aún no sabemos cuándo tardará en llegar la ansiada recuperación, pero está claro que el balance de 2020 evidencia que ha sido un año clave, un punto de inflexión cuyos cambios en el mundo de la empresa no han hecho más que comenzar.

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Empresas que ya han instalado microchips para empleados

Empresas que ya han instalado microchips para empleados

Pensando en aquellos trabajadores que siempre olvidan las contraseñas de acceso, o que suelen perder sus tarjetas, se encuentra en pleno auge de crecimiento una eficaz alternativa tecnológica: Implantarse un chip bajo la piel que pueda recordar toda la información que sea necesaria. La medida de los microchips para empleados está causando gran controversia internacional, porque si bien facilitaría algunas tareas de los trabajadores, también estaría poniendo en grave peligro su seguridad y su privacidad.

La compañía sueca Epicenter lleva desde el 2015 colocando estos circuitos bajo la piel humana, reemplazando con estos microchips una gran cantidad de funciones disponibles en otros dispositivos, como tarjetas de crédito o claves personales. Los microchips para empleados actúan como tarjetas de banda magnética que permiten a sus usuarios tener las puertas abiertas, operar con impresoras o comprar un batido con un solo movimiento de mano.

Los interesados en este avance se enfrentaron a una inyección, a través de la cual el microchip – del tamaño de un grano de arroz- era incorporado en una de sus dos manos. Y aunque los responsables de Epicenter afirman que el proceso es totalmente seguro, esta tecnología generó mucha polémica por su relación con los derechos individuales de seguridad y privacidad. Por ejemplo, ahora mismo el microchip almacena información sensible sobre cuánto tiempo está trabajando una persona o cuáles son sus gustos al comprar en una máquina de alimentos.

Otras compañías con microchips para empleados

Expertos suecos en microbiología han advertido que estos microchips podrían mostrar datos sobre la salud de las personas o su ubicación, la frecuencia de su trabajo o sobre cuántas veces han ido al lavabo durante una jornada laboral. Además, existe el peligro de que estos microchips sean pirateados por hackers que entonces podrían acceder a información sensible. Los implantes se basan en la tecnología “Near Field Communication” (NFC) que desarrolla comunicaciones de corto alcance entre dos dispositivos que emiten y reciben la señal en ambos sentidos. Un caso parecido es el de la compañía belga Newfusion, que también incorporó esta tecnología microchips para empleados en su empresa. Alguno de sus trabajadores se ha implantado un microchip entre los dedos pulgar e índice y utilizan su mano como llave – para abrir las puertas- y como clave – pueden encender el ordenador sin tocarlo siquiera.

Inspirados en la empresa sueca Epicenter, la compañía norteamericana Three Square Market – un proveedor de software para máquinas expendedoras con sede en Wisconsin- lleva desde hace más de dos años injertando microchips bajo la piel de todos aquellos trabajadores que lo demanden de forma voluntaria. Actualmente 80 de sus 250 empleados acceden al edificio o encienden su ordenador con un movimiento de mano. El dispositivo almacena información relativa a su portador como contraseñas, documentos de identificación o tarjetas bancarias. Esta información es recuperada al escanear la zona por un sistema de identificación por radiofrecuencia RFID. El uso de chips RFID en humanos fue aprobada por la Food and Drugs Administation (FDA) de Estados Unidos en el 2004.

La privacidad, en peligro

Aunque se asegura que estos microchips son pasivos, es decir, que no emiten señales rastreables, no contienen baterías y tampoco disponen de GPS, nada impide que se haya iniciado un gran debate en torno a la falta de privacidad que los microchips para empleados pueden facilitar y que podría ser utilizada por compañías y gobiernos para controlar a empleados y ciudadanos. Hoy en día las cámaras de seguridad con inteligencia artificial, la tecnología de reconocimiento facial, los diminutos sensores de señales conocidos como “beacons” y el propio GPS de nuestros inseparables smartphones, son ya formas de seguimiento de espacios, objetos e incluso personas, que parecen ser asumidas por las personas con absoluta normalidad.

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El programa para enviar el IVA que te hará decir SII

El programa para enviar el IVA que te hará decir SII

El SII comenzó en España en 2017, y ese mismo año comenzamos con éxito a comercializar nuestro programa SII, asociado a Gextor. Más de tres años más tarde, comunicamos con satisfacción el desarrollo de un módulo SII independiente, con el que poder llegar a esas empresas que no cuentan con Gextor, pero se ven en la necesidad de remitir sus registros de IVA con el SII.

El SII comenzó para las empresas obligadas (Facturación superior a 6 millones, inscritos en el REDEME y Grupos de IVA) en julio de 2017, pero hubo territorios que no se incorporaron hasta meses más tarde. En concreto, Navarra y País Vasco, las comunidades forales, se unieron el 1 de enero de 2018. Y finalmente, otros 2.000 obligados en Canarias se unieron el 1 de enero de 2019. Aparte, las Agencias Tributarias siempre han dado posibilidad de optar voluntariamente por el SII, desde sus comienzos.

Por tanto, desde el comienzo del SII, hay dos posibilidades para unirse a él para empresas que actualmente no están obligadas

  • Que cambie su situación: por ejemplo, porque aumenten su facturación de un ejercicio y superen el mínimo para estar obligado al SII.
  • Que opte por el SII voluntariamente.

¿Cómo funciona el programa para enviar el IVA y el IGIC?

SII son siglas de Suministro Inmediato de Información. Por tanto, si hasta ahora remitíamos toda la información recogida en el IVA con distintos modelos de impuesto (303, 340, 347 y 390), el SII supone la remisión de la información de manera automática por Servicios WEB. Por tanto, exime de la obligación de presentar los modelos 340, 347 y 390 (aunque no del 303). Aunque la Agencia Tributaria habilitó también desde el comienzo un formulario para remitir la información manualmente, en la práctica resulta inoperativo. El SII tiene un plazo de entre 4 y 8 días hábiles desde la fecha de factura (en facturas emitidas) o la fecha de registro contable (en facturas recibidas), por lo tanto, se requiere un sistema ágil y automatizado que controle todo el proceso.

El programa SII de Extra Software

En Extra Software, conscientes de la necesidad de las empresas que no contaban con nuestro ERP GEXTOR, hemos desarrollado un módulo independiente desde el que poder traer los registros para remitir al SII.

El programa SII permite por tanto la integración con otros ERP, y también la importación mediante ficheros en formato Microsoft Excel© o XML.  Es multiusuario (con diferentes niveles de permiso) y multiempresa (con gestión a través de terceros y configuración de prorratas). En cuanto al tipo de registros que permite remitir, incluye facturas expedidas, recibidas, rectificativas, de bienes de inversión, los pagos en metálico y las operaciones de régimen especial de Criterio de Caja.

Pero quizá lo más importante, es que el programa SII se conecta a los servidores de las diferentes Agencia Tributaria por servicios Web.

El usuario está al tanto en todo momento del proceso. Se configura para remitir automáticamente los registros, permite prevalidar los datos antes del envío, controlar los plazos, monitorizar el flujo de aceptación y rechazo e informarse continuamente de la situación de las facturas.

Por último, desde 2017 no son pocos los cambios que las diferentes agencias tributarias han hecho en el diseño de los esquemas. Lo mejor del programa SII es que se actualiza de manera automática con los cambios que vayan publicando la Agencia Tributaria Estatal, la Agencia Tributaria Canaria y las Haciendas Forales. De este modo, el usuario no tiene que preocuparse de nada, dejando en manos del programa SII y las actualizaciones de Extra Software todo el proceso. El programa SII cuenta además con un Servicio Técnico inmejorable, que resuelve todas las dudas en horario de lunes a viernes, durante todo el día.

Por eso, este es el programa para enviar el IVA e IGIC que te hará decir SII. 🙂

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5 claves para videoconferencias a tener en cuenta ANTES de hacerlas

5 claves para videoconferencias a tener en cuenta ANTES de hacerlas

En nuestra anterior publicación hablamos de 5 aplicaciones para videoconferencias gratuitas.  Se ha convertido ya en un mantra que el teletrabajo ha venido para quedarse. No es seguro que así sea de modo absoluto y para todo el mundo, pero sí es un elemento más a tener en cuenta. Y de nada sirve tener la mejor aplicación, si tu comunicación falla al hacer una reunión virtual. Hoy te hablamos de 5 claves para videoconferencias que debes conocer ANTES de realizarlas.

1. Lo que debes hacer antes de activar la cámara

Nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión (Oscar Wilde)

La primera de nuestras claves para videoconferencias es la confusión del ámbito doméstico y el profesional. Mucha gente falla por pensar que puede mantener el mismo ámbito doméstico en el que trabaja cuando realiza una videoconferencia, webinar o reunión virtual. Sin embargo, hay una serie de elementos que debes preparar y disponer antes de que conectes el micrófono y enciendas la cámara. Primero, la ubicación desde la que emites es una de las claves para videoconferencias más olvidada. Tu interlocutor o tu audiencia va a examinar con detalle todo lo que capta la cámara y oír todo lo que capta el micrófono. El ser humano necesita reducir la incertidumbre que provoca una interacción, de momento, “desnaturalizada”, así que va a buscar toda la información que pueda. Una habitación desordenada es un pésimo indicador de tu solvencia como profesional.

Si no dispones de un fondo adecuado, algunas aplicaciones te ofrecen la opción de establecer uno virtual. Si usas uno, elige con cuidado el más adecuado. Debes también cuidar el no estar a contraluz y por supuesto vestirte para la ocasión. No estás en la oficina, pero es una reunión profesional y no puedes descuidar tu aspecto. Tampoco descuides tu aspecto de cintura para abajo, podría pasar que te levantaras en un momento determinado y dejaras ver una parte de tu indumentaria que no has cuidado.

Otra clave para videoconferencias es el ángulo de cámara. Si estás usando una Tablet, no la coloques en su posición más habitual (tu regazo cuando estás sentado en el sofá). Si es un ordenador, no dejes que esté demasiado bajo. El plano contrapicado es uno de los menos favorecedores para las personas, permite ver tu papada y tus fosas nasales. El punto rojo que indica la cámara debe estar siempre a la altura de los ojos.  Coloca siempre el ordenador de un modo que coincida. Si usas un móvil o una Tablet, hay soportes que permiten seguir esta norma. Si no tienes un dispositivo mejor que un móvil, asegúrate de que la aplicación que usas corrige la orientación si lo pones en horizontal.

2. Mantén el contacto visual, pero no demasiado

¿Dónde hay un autor en el mundo que explique mejor la belleza que los ojos de una mujer?

(William Shakespeare, en Trabajos de amor perdidos).

Como se está demostrando por el uso de la mascarilla en la pandemia, los ojos son una fuente de información muy importante. Por otra parte, tu interlocutor se sentirá aludido si se siente mirado, y se distanciará si no lo es. Es un error mirar a la pantalla donde observas a los participantes en la reunión todo el rato. La cámara está marcada por un piloto rojo (o verde, dependiendo del ordenador) que se enciende en la parte superior de la pantalla. En las tablets y móviles suele estar también en la parte superior, aunque no siempre. Practica llevando tu dedo hacia donde crees que está, y pronto verás si es así.  Una recomendación muy válida es que no mires todo el rato a la pantalla de tu interlocutor/es, pero tampoco es correcto mirar todo el rato a la cámara.

Lo más razonable es mirar a cámara cuando hablas, para que tu/s interlocutor/es se sientan implicados, y a la pantalla cuando hablen las otras personas, para captar su comunicación no verbal cuando emiten su mensaje. De este modo puedes estar razonablemente relajado y transmitir y recibir adecuadamente. Esta es una clave para videoconferencias fundamental.

3. Cuida el sonido, o tu contenido no interesará

Tan solo el 7% de la transmisión emocional de la comunicación podemos atribuirla a las palabras, mientras que el 38% se transmitiría a través del lenguaje paraverbal y el 55% restante, a través del lenguaje corporal.

(según Albert Mehrabian, antropólogo)

Dado que en la comunicación virtual perdemos mucho del lenguaje corporal, hay que cuidar mucho la calidad del sonido. Como ya vimos en la publicación anterior, aplicaciones como Teams corrigen mucho el ruido de fondo y la calidad de la comunicación es nítida. Sin embargo, no siempre dispones de una buena aplicación para videoconferencias, así que debes cuidar al máximo el ruido de fondo. Esto se soluciona usando auriculares o cascos con micrófono incorporado, que te permiten focalizar el sonido. Por supuesto, ten mucho cuidado y avisa previamente a las personas que conviven contigo que estás reunido. Esto te ahorrará que se cuelen diálogos que preferirías evitar, como tu mujer recordándote que te has olvidado comprar el gel de baño o tu hijo preguntándote cuándo vas a jugar con él al videojuego de turno.

También es otra de las claves para videoconferencias, pero no solo para ellas, cuidar un tono variado y con inflexiones a la hora de hablar. Si es cierto el postulado de Mehrabian, que encabeza este artículo, puede resultar emocionalmente 5 veces más importante de lo que se dice.

4. ¿Oyente o Conferenciante?

Así como hay un arte de bien hablar, existe un arte de bien escuchar.

(Epicteto de Frigia, filósofo)

El rol si emites un webinar o si asistes es totalmente diferente. Es una de las claves para videoconferencias a tener en cuenta cuando se trata de webinars. El conferenciante debe tener todos los recursos posibles a su alcance, por lo que lo recomendable es que, aunque vaya a compartir su pantalla, encienda su cámara aparte de su micrófono. De otro modo, toda su comunicación no verbal se perderá. El oyente, por su parte, si es solo oyente, y no interlocutor de una reunión, por ejemplo, se recomienda que entre a la reunión con el micrófono silenciado. Hay variedad de situaciones para acceder a un webinar, en muchas se cuelan sonidos indeseados que entorpecen la comunicación y generan una experiencia desagradable para todos. En muchos webinar se silencia por defecto a los asistentes por este motivo. Si no se hace de este modo, es una regla de cortesía no escrita hacerlo el propio asistente.

Respecto a la imagen, es opcional para el asistente, pero recomendable. La imagen transmite un feed-back de si su mensaje se está captando y ayudará al  emisor. Como también le ayudará que des muestras de asentimiento cuando habla, para confirmar que le estás entendiendo. Pero si el oyente no tiene su entorno debidamente preparado es mejor que no active su cámara (véase la clave para videoconferencias número 1).

5. ¿Improvisación?

Normalmente me lleva más de tres semanas preparar un buen discurso improvisado (Mark Twain)

Todos los que se dedican a hablar en público saben que, para una buena conferencia, una buena presentación a un cliente o incluso una buena reunión interna, la preparación previa es importante. Pues bien, en una videoconferencia es más aún. Y esto es porque el medio ofrece importantes limitaciones. Por una parte, la comunicación corporal está muy limitada. Por otro, la distancia física crea también una distancia emocional importante. Por último, no podemos intercambiar objetos, o mostrarlos en detalle. Así que las presentaciones deben estar muy bien preparadas. Debes conocer a la perfección la aplicación para videoconferencias que utilizas.

Por supuesto, debes practicar y ensayar hasta que la domines. Además, utiliza todos los recursos de que dispones. Puedes enviar documentos a los asistentes, hacer que realicen una encuesta, y por supuesto proyectar imágenes y vídeos que les impacten. Por último, es muy importante que tengas escrito en algún sitio todo lo que quieres transmitir. La tecnología puede fallarte, si tu ordenador falla, puedes buscar otro ordenador, pero quizá no encuentras la maravillosa presentación que te ha llevado horas preparar. En esos casos, ten siempre una alternativa para transmitir el contenido. En definitiva, como reza la cita de Mark Twain que encabeza este apartado, los buenos comunicadores saben que la improvisación no es casi nunca una buena aliada. Y en el mundo virtual, menos.

La suerte ayuda a los audaces, pero no a los temerarios.

Estas 5 claves para videoconferencias debes  considerarlas ANTES de que enciendas la cámara, actives el micro y empieces a hablar. Si no las has tenido en cuenta, en ese momento la suerte ya está echada.  Hay quien dice que la suerte ayuda a los audaces, pero no a los temerarios ni los inconscientes, así que esperamos haber contribuido a aportarte un poco de conocimiento para que tu presentación sea el éxito que deseas.

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5 aplicaciones para videoconferencias gratuitas

5 aplicaciones para videoconferencias gratuitas

En los tiempos del confinamiento en España, el uso de aplicaciones para videoconferencias gratuitas y las reuniones virtuales se dispararon. El teletrabajo saltó en mayo del 5% de los trabajadores al 34%. Algunos analistas opinan que hay un 30% de empleados que seguirán teletrabajando y no volverán a sus hábitos anteriores. De ahí que las aplicaciones como Microsoft Teams, Zoom y otras se hayan vuelto fundamentales. Hoy analizamos cinco aplicaciones para videoconferencias que se usan a nivel empresarial, en su versión gratuita.

 

CONTENIDOS

1. Microsoft Teams

2. Zoom

3. Skype

4. Slack

5. Webex Meetings 

Nuestra conclusión

1.Microsoft Teams, pisando fuerte en entornos profesionales

   microsoft teams logo

Tras llegar los 44 millones de usuarios diarios activos en marzo, en mayo alcanzó un nuevo techo con 75 millones. Es, junto con Zoom, la aplicación con un crecimiento mayor, desplazando  a Slack como herramienta para el entorno de trabajo virtual.

¿Qué ventajas tiene Teams?

Teams es una aplicación con infinidad de funciones de empresa. Permite crear reuniones, programarlas y grabarlas. A nivel técnico cuenta con una suspensión de ruido en tiempo real que está muy valorada, porque apenas se percibe ruido de fondo. Y tiene también soporte sin conexión y bajo ancho de banda que permite en circunstancias muy precarias mantener la comunicación por chat.

Las funciones básicas (chat, comunicación por vídeo y voz, compartir pantalla, gestionar invitados a reunión) son completas e intuitivas en la versión gratuita. Permite organizar los miembros en Grupos y Canales, lo que permite distintos niveles de privacidad en la organización. Incluye también 10 GB de almacenamiento de archivos para el equipo y 2 GB por persona para almacenamiento personal.

Captura de Teams

Ejemplo de grupo de Teams, con dos canales creados

En las versiones de pago cuenta con diversas aplicaciones para facilitar el trabajo diario, como Planner (para planificar y hacer seguimiento de tareas) o Polly (para votaciones con múltiples respuestas para muchos usuarios  o encuestas). Pero no solo eso, Teams aspira a ser “la” solución para entornos virtuales de trabajo, así que integra cada vez muchas más aplicaciones para  el trabajo en la empresa.

En su versión de pago, Microsoft Teams se incluyen en los packs de Microsoft 365, el de Empresa Básico comienza en 4,20€ al mes por usuario.

2. Zoom, ascenso meteórico en 2020

Logo de Zoom

Aunque no están claras las cifras de usuarios activos únicos, Zoom triplicó sus clientes empresariales (más de 10 usuarios) entre finales de 2019 (81.900) y marzo de 2020 (265.400), cuadriplicándolos en julio de 2020.  En cuanto a participantes en sus reuniones (no usuarios activos diarios), pasó de 10 millones en 2019 a 300 millones en abril de 2020 (dejando claro que no es lo mismo un participante, que no tiene por qué estar dado de alta en la aplicación, que un usuario). En cualquier caso, su ascenso ha sido meteórico.

¿Qué ventajas tiene Zoom?

Zoom es muy solvente en las funciones básicas como chat, conexión por audio y vídeo, compartir pantalla y gestionar reuniones. Por otra parte, siempre ha llamado la atención las funciones de escritura y dibujo en la pantalla virtual, incorporadas desde el principio.

captura de Zoom

Ejemplo de un webinar sobre excel en Zoom con las opciones de pizarra

Por otra parte, su versión gratuita siempre ha estado ahí.  Otras aplicaciones solo han incorporado opciones gratuitas recientemente (y Teams regaló licencias de 6 meses durante la pandemia, en una operación que tuvo tanto de altruismo como de marketing). La versión gratuita de Zoom permite hasta 100 participantes y una limitación de tiempo de 40 minutos. Más que suficiente para la mayoría de reuniones de amigos y familiares, y motivo del ascenso meteórico de la compañía.  Sin duda está en el pódium de las mejores aplicaciones para videoconferencias gratuitas.

Para videoconferencias profesionales, Zoom Rooms da una mejor combinación con elementos de hardware y mejora la experiencia, pero también tiene un coste mayor.

El precio de la versión de pago de Zoom Meetings   arranca desde 13,99€ al mes. El de Zoom Rooms es de 46€ al mes por cada sala.

3. Skype, líder en aplicaciones para videoconferencias gratuitas

skype-logo-1

En el pico de la pandemia (marzo/abril) sus usuarios diarios  activos aumentaron en un 70%, llegando a los 40 millones de usuarios.

Skype se ha usado tradicionalmente para reuniones a distancia, tanto familiares y de amigos, como comerciales. Desde que la compró Microsoft en 2011, tiene el mantenimiento y la solvencia que da un gran fabricante, pero Skype ya funcionaba muy bien técnicamente antes.  

¿Qué ventajas tiene Skype?

La calidad de las videollamadas en Skype es buena, y apenas tiene límites. Skype se desenvuelve bien en las videollamadas, los grupos y la función de compartir  pantalla, que en 2019 incorporó también al móvil (no solo a la versión de escritorio). Las videollamadas grupales están sujetas a un límite de uso razonable de 100 horas por mes y no más de 10 horas por día. Hay un límite de 4 horas por videollamada individual. Cuando se superan esos máximos, la comunicación no se interrumpe, pero sí pasa a ser solo audio. En cuanto a los participantes, tiene una limitación de 50. Permite compartir documentos y pantalla, aunque no tiene todas las funciones que se necesitaría para hacer webinars. Como pertenece a Microsoft, basta con tener una cuenta de este proveedor para convocar una reunión de Skype, pero no es imprescindible tenerla para asistir con la opción de “Reunirse ahora”, que también permite enviar capturas, grabar las llamadas y tener chats y reacciones sociales. Sin duda es la mejor opción de las aplicaciones para videoconferencias gratuitas a nivel particular, por su falta de limitaciones.

Captura de Skype

La función “Reunirse ahora” y las opciones que permite

Si bien Skype Empresarial contaba con más funciones para reuniones en línea, actualmente Microsoft Teams sustituye a Skype Empresarial Online como solución profesional para reuniones online de Microsoft.

La versión de pago de Skype está incluida en Microsoft 365 y tiene un coste para la versión Personal de 7€mes para una persona, si bien incluye  todo  Office y 1 TB de One Drive.

4. Slack, la solución clásica para entornos de trabajo

logo_slack

Siempre ha sido una aplicación planteada para entornos de trabajo, comunicando a las personas, los datos y las aplicaciones. La idea es que los usuarios puedan desarrollar su trabajo de empresa con las menores limitaciones posibles, pese a estar a distancia. Lo importante para la compañía son los clientes de pago, y contaban con 110.000 en 2019 (más que Zoom), pero su ascenso en los meses de la pandemia fue de “solo” otros 9.000. Otras aplicaciones como Zoom y Teams le comieron terreno, con aumentos de un 300%, en lugar de ese tímido 10% de Slack. En los meses álgidos de la pandemia tenía unos 12 millones de usuarios activos diarios. Pero, aunque su crecimiento no fuera el esperado, sigue siendo uno de los mejores fabricantes para entornos de trabajo virtuales.

¿Qué ventajas tiene Slack?

Slack está pensada desde el principio para el uso empresarial, así que las funcionalidades son mucho más amplias que una aplicación nacida para otros entornos. Slack se precia de integrar hasta 1.500 apps diferentes. El uso de las acciones básicas como realizar conversaciones, compartir documentos de todo tipo y agrupar a tus contactos en canales es fluido, incluso cuando integra otras aplicaciones, como Google Drive o DropBox.

Otra ventaja es que, aunque esté pensada para el mundo de la empresa, existe una versión gratuita que te permite buscar hasta 10.000 mensajes hacia atrás, con 5 GB de almacenamiento, 10 servicios integrados y sin limitación de miembros. No está pensada como herramienta para videoconferencias gratuita, pero ha mejorado mucho en ese aspecto.

Captura Slack

Ejemplo de Slack de pago, con varias apps disponibles

El precio más bajo de Slack de pago (la versión Standard) es 6,25€/mes, pero el de la versión Enterprise Grid –la más alta- es bajo presupuesto personalizado.

5. Webex Meetings, entrando en las aplicaciones  gratuitas

logo webex meetings

Webex siempre ha sido un servicio profesional para empresas, con una buena calidad para videoconferencias y clases online, funcionando desde 1995. En 2007 fue adquirida por Cisco. En abril de 2020 anunciaron que tenían más de 500 millones de participantes (recordando que esto no es lo mismo que usuarios activos diarios). Como curiosidad, Eric Yuan, el CEO de Zoom empezó trabajando allí.

¿Qué ventajas tiene Webex?

Su versión gratuita ofrece actualmente reuniones virtuales en las cuales los participantes pueden compartir hasta cinco vídeos de transmisión activa, con 25 participantes, pizarras de reunión, preguntas y respuestas, sondeo y función de alzar la mano. Tiene una restricción de tiempo hasta 50 minutos y permite grabar la sesión para verlo más tarde.  Para un usuario que no quiere gastar nada es más que suficiente, y se va posicionando entre las mejores aplicaciones para videoconferencias gratuitas.

Captura de Webex

Reunión virtual de Webex compartiendo 5 aplicaciones diferentes.

Pero además es totalmente escalable, por lo que puedes ir ampliando funciones tanto para una PYME como para una gran empresa multinacional, prácticamente sin techo de mejoras.

La versión de pago de Cisco Webex cuesta a partir de 12,85€/mes por anfitrión.

Nuestra conclusión

Como puedes ver, Teams y Slack son probablemente las soluciones más completas, por la versatilidad de las aplicaciones que integran, pero para llegar a dichas aplicaciones hay que elegir alguna de sus opciones superiores de pago. Teams ha desplazado claramente a Slack como la gran solución para entornos de trabajo. Skype es la solución más indicada para reuniones en el ámbito  privado por su  falta de limitaciones en su versión gratuita. Zoom está también a la cabeza como herramienta gratuita, pero aún no como herramienta de pago. Y Webex, que proviene del ámbito empresarial, ha entrado con  fuerza con su versión gratuita en ámbitos no empresariales.

En nuestra próxima publicación hablaremos de 5 recursos de comunicación para videoconferencias.

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A punto de expirar el plazo para optar por un software SILICIE

A punto de expirar el plazo para optar por un software SILICIE

Hace unos  meses os hablábamos  del cambio de plazos de la obligatoriedad de SILICIE, debido a la Orden HAC/566/2020 en el BOE. Uno de ellos era el que tenían las  empresas para optar por un sistema informático para informar de los registros a la AEAT (hasta el 30 de septiembre). Hoy queremos recordaros que quedan por tanto menos de 4 semanas para encontrar una solución; y hablaros del software SILICIE de Extra Software, diseñado especialmente para cumplir con esta normativa.

OPTA AHORA POR UN SISTEMA INFORMÁTICO PROPIO

Hay muchas ventajas para optar por un software informático en tu gestión diaria. Permite automatizar tareas repetitivas, realizar cálculos a gran velocidad, extraer información de valor para la toma de decisiones y generar informes de interés para tu empresa. Pero, en el caso de SILICIE, sobre todas ellas destaca el hecho de la comodidad de  presentar los registros de los  movimientos  de productos de impuestos especiales  con plazos más amplios.

  • Si no cuentas con un software informático, el plazo para presentar a la AEAT los registros de movimientos es de 24 horas desde que se ha producido dicho
  • En caso de que dispongas de un software SILICIE, tienes 24 horas para registrarlo en dicho software, y a partir de ahí 5 días hábiles para informarlo a la AEAT.

(Según el art. 6 de la Orden HAC/998/2019. Más información aquí).

Recordemos también que, aunque  se ha retrasado  mucho la implantación de SILICIE, a partir  del 01/01/2021 será obligatorio. Las empresas tienen hasta el 30 de septiembre para optar por un sistema informático propio de registro para cumplir con esa normativa, si aún no lo tienen. No solo eso, además habrá de plazo hasta el 15/01/2021 para remitir los registros  de todo 2020 (si bien es opcional su presentación desde el 01/06/2020). 

Realizar esta tarea sin un software informático es un trabajo ímprobo.

OPTA AHORA POR UN SISTEMA INFORMÁTICO PROPIO

El programa SILICIE de Extra Software

El programa SILICIE de Extra Software está planteado tanto para empresas que fabrican o almacenan productos relacionados con el alcohol como para empresas que trabajan con hidrocarburos. Se conecta de manera automática por Servicios WEB con la AEAT remitiendo toda la información necesaria según la normativa, y obtiene de manera automática resultados  de validación de  los servidores de la AEAT.

¿Cómo funciona el software SILICIE de Extra Software?

El usuario Importa mediante un fichero Excel parametrizable la información de registro relacionada con los productos objeto de impuestos especiales. Esta información se puede volcar automáticamente desde un  ERP mediante un proceso automatizado, o  bien rellenarse de manera externa.

El sistema remite  cómodamente la información de forma programada  mediante servicios Web, cumpliendo con los plazos de la normativa SILICIE. Desde el programa SILICIE se puede hacer un seguimiento de los envíos para estar informado en todo momento de en qué fase está el envío.  También notifica si la información ha llegado sin errores o ha habido alguna incidencia en su transmisión, que se podrá corregir fácilmente desde el programa.

Aunque no es imprescindible disponer de nuestro ERP Gextor, disponemos también de un módulo integrado (Gextor  SILICIE), en el que la información relacionada con los impuestos especiales se alimenta directamente desde el programa.

Si trabajas en un sector objeto de impuestos especiales, el programa SILICIE de Extra Software puede ser tu solución para disponer de más días hábiles para suministrar la información a la AEAT, y controlar cómodamente tus envíos.

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