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Si yo conozco bien a mis clientes, ¿para qué necesito un programa CRM?

Si yo conozco bien a mis clientes, ¿para qué necesito un programa CRM?

Largos ficheros Excel con notas de empleados o proveedores, notas tomadas en documentos o a veces a mano, sobre conversaciones mantenidas con ellos, e información diseminada entre varios agentes comerciales. Este es el escenario de no pocas PYMES españolas cara a la información del cliente.  Como veremos, numerosos estudios prueban lo que supone la digitalización e integración de esta información en un programa CRM.

La transformación digital no es la norma, sino la excepción. se calcula que el 60% de las empresas tienen una hoja de ruta respecto a ella, pero solo han iniciado cambios muy superficiales, según estudios de IDC España, la mayoría de ellas han empezado los últimos 3 años.

No solo eso, según un estudio de TBS de hace pocos años, los empleados de las empresas gastaban hasta 600 horas al año buscando documentos impresos. Además, los costes en documentación de la compañía suponían entre un 8 y un 16% de sus ingresos totales. Tan solo en el proceso de compra, según un estudio de Jaegger, solo el 2% de las compañías lo ha digitalizado totalmente, mientras que más del 20% siguen utilizando fax y papel.  Aun cuando una gestión documental automatizada supondría un ahorro de más del 65%.

Son solo algunos datos para entender lo que supone la digitalización de los documentos asociados a clientes y la gestión optimizada de la información de la que disponemos de nuestros clientes. El valor de los datos (lo que en otros tiempos se llamaba los contactos) ha superado ya el de cualquier otro activo de la empresa. De hecho, con la nueva regulación RGPD, la obtención de los mismos cada vez es más difícil.

¿Para qué necesito un programa CRM?

Un programa CRM es un programa pensado para centralizar toda la información referida a los clientes de una empresa. Abarca desde sus datos identificativos hasta sus reclamaciones al servicio de postventa. Si está bien diseñado, integra toda la gestión documental relacionada con el cliente, desde las notas de los comerciales en las primeras visitas hasta el último contrato o factura realizado con él.  No solo eso, su programación trabaja con toda la información que lo alimenta y ofrece datos que son útiles para plantear nuevas campañas o productos.

La mayoría de las campañas con descuentos, promociones u ofertas, quitando lógicamente la parte creativa, están creadas a partir de los datos de un programa CRM, y a menudo con él. La probabilidad de vender algo aun cliente ya existente frente a uno nuevo es de más del doble. Un CRM segmenta a tus clientes, de manera que les ofrezcas información personalizada o adecuada a cada grupo. 

En cuanto a la captación de nuevos clientes, también una solución CRM es mucho más eficaz que los tradicionales listados de datos para llamar a clientes que existían hace 15 años.  Un programa CRM ayuda a la introducción de información sobre contactos y potenciales, su segmentación, la realización de campañas personalizadas y la medición de las mismas dentro de una estrategia de marketing digital es crucial. La automatización de las tareas comerciales rutinarias libera a los comerciales de ellas y les permite desplegar sus habilidades de venta para cerrar ventas y contratos. Algo tan sencillo como que el sistema envíe solo los correos electrónicos que avisan de una nueva oferta, e informe solo de los clientes que han abierto el correo, ahorra horas de prospección.

Por todo ello, un programa CRM permite descubrir oportunidades de negocio y desarrolla ventajas importantes sobre tus competidores. Es una herramienta fundamental para no quedarse atrás en la transformación digital de una empresa.

En Extra Software hemos desarrollado nuestro módulo CRM asociado a Gextor, y creemos haber creado una aplicación que cumple todos los requisitos para potenciar tus ventas y retener a tus clientes. Si estás interesado en conocerlo mejor, no dejes de preguntarnos.

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Generar el Impuesto de Sociedades con Gextor

Generar el Impuesto de Sociedades con Gextor

NOTA PRELIMINAR: El Impuesto de Sociedades está ya disponible en Gextor. Para actualizarlo únicamente hay que entrar en el módulo de Modelos Oficiales. Si tienes dicho módulo abierto, basta con que salgas y vuelvas a entrar para actualizar el modelo 200.

La presentación del Impuesto de Sociedades, o modelo 200, a veces trae de cabeza a las empresas por ser uno de los impuestos que lleva más información asociada a las cuentas de la empresa, y por tener una extensión de cerca de 60 páginas.  Están obligados a presentar este impuesto las Sociedades Mercantiles. las sociedades Estatales, Autonómicas, Provinciales y Locales, las Agrupaciones de Interés Económico, los Fondos de Inversión Inmobiliaria, las UTE, los Fondos de Capital Riesgo y los Fondos de Pensiones.

Este modelo se presenta, si el ejercicio de la empresa coincide con el año natural, en Julio del año siguiente (sumamos 6 meses desde el cierre del ejercicio), en concreto hasta el 25/07.

Hay determinadas entidades exentas de presentarlo, como la mayoría de las gubernamentales ( estado, CCAA, entidades locales, Banco de España,…) y los partidos políticos. También están parcialmente exentas las entidades sin ánimo de lucro, uniones, federaciones profesionales, cámaras oficiales o sindicatos de trabajadores.  En este caso no tiene que presentarlo cuando sus ingresos no superen los 100.000€ anuales o los ingresos sometidos a rentas no exentas sometidas a retención no superen los 2.000 anuales.

En las primeras páginas se identifica la empresa y sus características. Se informa del declarante, el periodo impositivo y ejercicio (indicando si coincide con el año natural, no coincide o tiene una duración inferior a 12 meses), el CNAE,  las claves de la declaración (se marcarán con una x las que correspondan), si es una declaración complementaria o no, y la ficha y la identificación o firma del Secretario.

En el Impuesto de Sociedades hay que restar las Bonificaciones y deducciones por doble imposición y otras deducciones, y también las retenciones e ingresos a cuenta y los pagos fraccionados (modelo 202).

Finalmente obtenemos una cuota líquida a ingresar o devolver.

impuesto de sociedades gextor 1

En las siguientes páginas se detallan los principales saldos de informes como el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el estado de cambios de patrimonio neto.

A continuación se realizan los ajustes y correcciones,  incluyendo todas las compensaciones referidas a años anteriores, o la reserva de nivelación para empresas de dimensión reducida. En general el tipo de gravamen es el 25%, pero hay variantes para empresas de nueva creación (15%), cooperativas fiscalmente protegidas (20%), entidades sin fines lucrativos que apliquen el régimen de la ley 49/2002 y las Sociedades de Fondos de Inversión y Fondos de Activos bancarios (1%).

Este modelo ya no se puede presentar en papel, por lo que debe hacerse obligatoriamente por Internet.

Para generar el modelo desde Gextor, se precisa una traslación de la información de los principales Informes de Gextor a sus partidas y casillas correspondientes en el Impuesto. Esta operación se realiza desde la opción de “Configuración del modelo 200”, que aparece nada más entrar en el área Impuesto de Sociedades, dentro de los modelos oficiales:

Impuesto de sociedades gextor 2

Seleccionaremos los Informes que vamos a utilizar, y pulsando el botón “Grabar” volcaremos las partidas de cada informe en las casillas correspondientes (NOTA: Aunque se utilizan capturas de la presentación del ejercicio 2017, el proceso es idéntico para 2018).

Impuesto de sociedades gextor 3

Si alguna partida no tiene casilla equivalente figurará en rojo, y deberemos introducirla manualmente antes de grabar. De no hacerlo así, la información contenida en esa partida no aparecerá reflejas en sociedades, aunque se puede indicar en el impuesto.

Impuesto de sociedades gextor 4

En Datos Fiscales/ Actividades hay que marcar los caracteres de la declaración.

Datos fiscales gextor

En base a ello el programa asignará un tipo de gravamen y hará el cálculo de la cuota íntegra. Recordemos que también hay que rellenar los datos correspondientes a Representantes, Participaciones y Socios:

mpuesto de sociedades gextor 5

Una vez grabados todos los informes que necesitamos, los podremos visualizar en la ventana del modelo 200

presentación 200

Y podremos empezar a trabajar con el Impuesto, revisando los campos correspondientes:

Impuesto de sociedades gextor 6

Una vez realizados todos los ajustes en el modelo, podremos GUARDARLO, generar un BORRADOR impreso (no apto para su presentación) y GENERAR el fichero del impuesto, que podremos importar desde la página de la Agencia Tributaria.

Con Gextor, ahorramos indudablemente tiempo en la generación del impuesto, dado  que toda la información de las cuentas de la empresa es importada automáticamente en el programa. Su modificación  resulta también  sencilla por la similitud de las pantallas con el modelo, y la generación del fichero se realiza en un clic, con lo que se simplifica enormemente la presentación de este complejo impuesto.

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Generar las Cuentas Anuales con Gextor

Generar las Cuentas Anuales con Gextor

El depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil es la culminación del proceso que comienza con la formulación de las Cuentas en el primer trimestre del año. El paso previo al depósito de las cuentas es la Junta General donde deben ser aprobadas. El plazo límite para convocar la Junta General es el 30 de junio, si el ejercicio contable de la empresa coincide con el año natural, dado que tiene que ser en los seis meses siguientes a la finalización del ejercicio.

Tienen obligación de realizar el depósito de las Cuentas Anuales las Sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades extranjeras con sucursal en España, las sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los fondos de pensiones y , en general, cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus cuentas anuales.

Las Cuentas Anuales las conforman el Balance de situación, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de ingresos y gastos reconocidos (excepto pymes), el Estado total de cambios en el patrimonio neto, el Estado de Flujos de Efectivo, y la Memoria. Según el modelo de Cuentas Anuales, pueden ser obligatorios todos o parte de ellos:

 

GRANDES EMPRESAS

PYMES

Balance de Situación

Sí (Modelo Normal)

Sí (Modelo Abreviado o Pymes)

Cuenta  de PP y GG

Sí (Modelo Normal)

Sí (Modelo Abreviado o Pymes)

Cambios de Patrimonio Neto

 

Flujo de Efectivo

 

Memoria

Según el siguiente cuadro podemos ver qué circunstancias debe reunir una empresa para estar obligada a presentar un modelo u otro:

cuadro pymes y grandes empresas

Para la presentación de las cuentas en Gextor el primer paso es generar los informes que correspondan desde el programa. Para ello primeramente revisaremos que el informe correspondiente tenga los códigos de las Cuentas Anuales.

codigos Balance de Pymes

Una vez generado el informe, cogerá la fecha del día en que lo hemos obtenido. A continuación accederemos al módulo de Modelos Oficiales, apartado Cuentas Anuales.

Cuentas anuales

Una vez clicado en el campo “Cuentas Anuales”, comprobaremos el ejercicio y y la empresa donde vamos a generar las cuentas.

cuentas 2018

A continuación pinchamos en la pestaña de DATOS IDENTIFICATIVOS para que posteriormente podamos pinchar en el botón SOPORTE MAGNÉTICO.
Es una cuestión meramente procedimental, ya que en este paso no hace falta rellenar ningún campo, éstos se rellenarán posteriormente. Ya de paso, comprobamos que los datos que aparecen son correctos.
Pinchamos en SOPORTE MAGNÉTICO, esperamos unos segundos hasta que nos salga el siguiente cuadro y damos a OK. Después pulsamos SALIR.

guardar rmercantil

El cuadro nos informa de la ruta en donde se ha guardado el archivo .XBRL que posteriormente importaremos con el programa DEPÓSITO DIGITAL (D2). También modificar la ruta o el nombre del archivo que nos exporta en la siguiente opción de la ventana de Datos Identificativos:

ruta

Una vez generado el fichero (en este caso llamado RMercantil.xbrl), ya podemos continuar con el proceso importándolo desde el programa DEPÓSITO DIGITAL (D2) del Colegio de Registradores. Puedes descargarte el programa en su versión de este año desde el siguiente enlace:

Esperamos que te haya sido de utilidad esta publicación sobre cómo generar las Cuentas Anuales con Gextor. Si tienes alguna duda, nuestro departamento de atención al cliente está a tu disposición para prestarte ayuda

 

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¿Qué es INTRATAT y cómo funciona en Gextor?

¿Qué es INTRATAT y cómo funciona en Gextor?

Intrastat es un sistema por el que se recogen estadísticas de los intercambios de bienes entre Estados miembros de la Unión Europea. Se confecciona con la presentación de las declaraciones Intrastat por los sujetos pasivos obligados en los estados miembros. La normativa de la Intrastat está reflejada en la Orden HAP/50/2015, de 21 de Enero. Intrastat tiene aplicación, según lo que establece esta norma, desde el 01/01/2015.

¿Quiénes están obligados a Intrastat?

Están obligados a presentar la declaración Intrastat todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, que hayan realizado operaciones Intracomunitarias por un valor que alcance el umbral de exención (400.000 euros) durante el año natural anterior o cuando, no habiendo alcanzado dicho umbral, lo alcancen a lo largo del año natural en curso. Por tanto, si el importe alcanza el valor acumulado en el curso del año debe presentar por tanto las Declaraciones mensuales de Intrastat, en el flujo de que se trate (introducción o expedición).

¿Qué plazo hay para presentar la declaración Intrastat?

El plazo de presentación de la declaración Intrastat de las operaciones realizadas en un mes finaliza el día 12 del mes siguiente y, si este fuera inhábil, el día hábil inmediato posterior. Debe presentarse declaración Intrastat mensual, aún en el supuesto de que en un determinado mes no se hubieran realizado operaciones. No se pueden presentar declaraciones modificativas o complementarias después de 30 del mes de abril del año siguiente al que corresponde el período de referencia o inmediato posterior si éste fuera inhábil.

Gextor Intrastat

En Gextor, contamos con una aplicación, totalmente integrada con Gestión Comercial. Gextor Intrastat permite presentar la declaración a la que están obligadas todas las empresas de la Unión Europea.

Una vez introducidos los datos de Intrastat en Clientes, Proveedores y Artículos, el programa hace automáticamente los cálculos para poder obtener, a partir de los albaranes de Gextor, las declaraciones Intrastat necesarias.  

Gextor Intrastat está ya implantado en clientes de Extra Software y plenamente operativo. Si estás obligado a Intrastat, y cuentas con Gextor, te lo recomendamos vivamente. 🙂

 

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Gextor Agrario: gestión eficaz de Cuaderno de Campo y explotaciones agrarias

Gextor Agrario: gestión eficaz de Cuaderno de Campo y explotaciones agrarias

Cada día es más necesario tener un control de los procesos de nuestra actividad. Es imprescindible disponer de la información necesaria para optimizar la productividad, controlar los costes para mejorar el rendimiento y gestionar de manera conveniente los recursos disponibles, tanto humanos como materiales.

En el sector agrario, no puede ser de otra forma e, incluso en muchos de estos aspectos es vital. En este sector influyen, además y, de manera extraordinaria otros aspectos externos, como las condiciones meteorológicas, plagas y otras enfermedades. Por otro lado, no basta con tratar con productos agroalimentarios, y poder realizar tratamientos con productos fertilizantes y fitosanitarios. Además, se suman otros requisitos y obligaciones, como certificaciones y el Cuaderno de Campo.

Gextor Agrario da respuesta a todos estos aspectos, facilitando la gestión de las actividades y tratamientos,  con un control de costes por tipo de actividad y por cada una de las faenas. Además, cuenta con una gran variedad de informes de trazabilidad, rentabilidad, campañas, certificaciones y, como no, la cumplimentación automática del obligado Cuaderno de Campo.

Gextor Agrario permite diferenciar varios niveles en una explotación agraria, pudiendo definir por cada empresa: Explotación, Campañas, Cultivos y siembras.

Todo ello, a través de un entorno ágil y sencillo, que permite acceder de forma fácil a toda la información, tratamientos, faenas. Además, se incluye acceso directo a la información oficial que el Ministerio de Agricultura (“Magrama”) ofrece de los productos fitosanitarios, fertilizantes y acceso integrado al SIGPAC.

Entrada a la aplicación

Cuando abrimos Gextor Agrario, en la parte superior nos encontramos con un menú agrupado por solapas que permite acceder de una forma fácil a todas las opciones.  En la zona central se tiene acceso a una agenda donde planificar las tareas y a los plazos de seguridad de los tratamientos definidos.

Gextor agrario 1

Productos Fertilizantes y Fitosanitarios

El control de los productos fertilizantes y fitosanitarios, dispone de una conexión directa con el MAGRAMA. En el caso de los productos fertilizantes, se dispone de un vínculo a la ficha completa del producto:

   Gextor Agrario 2

En el caso de los productos Fitosanitarios, además del acceso a los datos de que dispone el MAGRAMA, se incluye una herramienta que permite controlar los cambios en la definición de estos productos respecto a la oficial. Esto especialmente importante para tener un control de los productos nuevos o que ya han desaparecido y, algo fundamental, saber que productos cambian su estado de Autorizado a No Autorizado.

Gextor agrario 3

Climatología

Como se ha comentado, la climatología es fundamental para la agricultura y especialmente para los tratamientos fitosanitarios, que en muchas ocasiones dependen de ciertos factores climatológicos para su correcta aplicación. En Gextor Agrario, se dispone de una agenda que permite controlar estos índices, pudiendo acceder a un histórico y pudiendo importar los datos facilitados por una Central Meteorológica.

Climatología

Definición de Parcelas

También hay que destacar, por su completa información y por acceder a la información oficial, que en este caso viene de la mano del SIGPAC, la definición de parcelas. Además de la completa ficha, que incluye todos los datos identificativos, permite una definición de los posibles recintos que incluye: la forma de captación de agua, los aplicadores de tratamientos (con detalle de los realizados con productos fitosanitarios y fertilizante), el mapa, información y utilidades específicas del SIGPAC.

Definición de parcelas

El día a día: Tareas de Condicionalidad y de Tratamientos

Pero no sólo la definición de estas entidades es muy completa y ágil, si no que la gestión diaria, la introducción de las distintas actividades y faenas, es igualmente fácil, aportando toda la información necesaria. Como característica común a todas ellas, está,  por un lado, la posibilidad de incluir la información de las tareas realizadas, y, por otro lado, de los costes incurridos, tanto humanos como de recursos. Sirva a modo de ejemplo, la introducción de los datos de una tarea de siembra, en la que vemos dos solapas. En la primera de ellas, se introducen los datos específicos de la tarea:

Gextor agrario dia a dia

Y, en una segunda solapa, se indican los costes de la misma. Esto permite, además de disponer de toda la información, que permite obtener informes de gestión, trazabilidad…, automatizar la cumplimentación del Cuaderno de Campo y, disponer también de la información económica fundamental en toda actividad empresarial: costes, rentabilidad…

Como puede verse en la imagen, los costes asociados a una tarea suelen tener su origen en los materiales empleados, el coste de personal y de maquinaria utilizado. Estos costes se calculan de forma automática partiendo de los datos de personal, máquina y artículo que se indicaron previamente en cada una de las respectivas fichas.

 

Tratamientos con fertilizantes y fitosanitarios

Por su transcendencia y delicadeza de los productos,  merecen especial mención los tratamientos con productos fitosanitarios y fertilizantes. Por eso mismo, además de los datos como una actividad más, Gextor permite incluir todos aquellos necesarios para un correcto tratamiento, con los niveles de seguridad adecuados y con los aplicadores y técnicos especializados. Además, cómo no, para ser incluidos en el Cuaderno de Campo.

Como ejemplo, podemos ver en la imagen siguiente, la ficha de una actuación con Técnico asesor con tratamiento fitosanitario. Además de una solapa muy completa con los datos de la actuación, se dispone igualmente de la solapa para introducir los costes incurridos.

Actuacion con Tecnico

Para estos tratamientos, Gextor Agrario permite gestionar varias fases y procesos, y de una forma flexible. Por ejemplo, se podría iniciar un tratamiento definiendo previamente una orden de tratamiento, que deberá confirmar un técnico antes de realizar la actuación, o se podría directamente indicar los datos del tratamiento, en cada una de sus fases. Permite también detallar tratamientos específicos para instalaciones y los realizados en los elementos de transporte.

También permite llevar un registro de los análisis realizados:

panel 1 Gextor Agrario

El Cuaderno de campo y los Informes

De nada serviría definir todas las entidades y elementos que intervienen en la actividad agraria, si no se pudieran obtener unos informes que nos den la información necesaria para analizar la actividad, los resultados, y poder tomar unas decisiones de forma correcta. Además, cumplimentar de forma automática cierta documentación como el Cuaderno de Campo o el registro de certificaciones.

panel 2 Gextor Agrario

Como conclusión, Gextor Agrario es una herramienta muy completa y fácil de utilizar que, por un lado, permite registrar todas las actividades, tareas, costes y tratamientos y, por otro lado, obtener una información muy completa, con informes que muestran una visión de la actividad de la explotación agraria, de producción y económicos y, que registra de forma automática el Cuaderno de Campo y los Registros de Certificaciones.

Está integrada en el ERP Gextor Gestión Comercial, con lo que la gestión de artículos y ventas es accesible desde Gextor Agrario.

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Gextor Scan impuestos: rapidez y eficacia para Asesorías

Gextor Scan impuestos: rapidez y eficacia para Asesorías

En la práctica de las asesorías, es bastante habitual la presentación de los impuestos de gran número de empresas. A a veces la confusión se impone y no es tan fácil tener información precisa de los impuestos presentados. Debido  a la demanda de nuestros clientes de un sistema ordenado y claro de control de los impuestos cuando gestionamos varias empresas, hemos desarrollado Gextor Scan Impuestos.

Nuestros clientes asesorías a menudo se encuentran en la tesitura de presentar en fechas muy cercanas modelos de IVA, de IRPF y el modelo 347 o el 200. La Agencia Tributaria facilita el control de los modelos presentados devolviendo una confirmación mediante un documento PDF, pero no puede ir más allá.

Gextor Scan Impuestos: controla tus impuestos

Gextor Scan Impuestos escanea todas las confirmaciones de la AEAT y chequea a qué modelo y periodo pertenece, mediante un sistema de reconocimiento óptico de caracteres.  De este modo, la asesoría puede tener controlados en todo momento los modelos oficiales presentados, evitando descuidos o errores. Además, Gextor Scan Impuestos es configurable para enviar correos electrónicos a las distintas personas responsables de la presentación de impuestos.

Pero lo verdaderamente novedoso es que no solo trabaja con las empresas dadas de alta en Gextor, sino que también permite introducir datos de empresas totalmente externa. Es configurable para el control también de sus impuestos. De este modo, todas las empresas que lleva la asesoría, no solo aquellas que están dadas de alta en nuestro ERP Gextor, pueden ser controladas por este módulo.

Por último, la información de este módulo es perfectamente exportable a MsExcel. La asesoría puede contar en todo momento con informes de la situación de los Modelos Oficiales presentados por cada empresa.

Con Gextor Scan Impuestos, hemos ideado una solución muy esperada por Asesorías y Gestorías. Esperamos haber dado respuesta a las necesidades de control y seguimiento en un área de la empresa en la que hay que respetar escrupulosamente los datos.

Más información sobre Gextor Scan Impuestos aquí

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