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Despapelización: el primer paso para lograr la transformación digital de la empresa

Despapelización: el primer paso para lograr la transformación digital de la empresa

Los procesos de transformación digital son fundamentales en la actualidad, sobre todo si queremos que nuestra empresa sobreviva a largo plazo. Por ejemplo, la automatización de procesos, el uso de software, el Big Data, el Internet de las Cosas (IoT) o la robótica son algunos de sus aspectos más destacados. Pero el proceso de transformación digital de cualquier empresa siempre tiene un primer paso: la despapelización. En el post de hoy explicaremos en qué consiste y cómo supone el pilar fundamental para comenzar la transformación digital de nuestro negocio.

 

CONTENIDOS

La despapelización y la transformación digital

Ventajas de la despapelización

¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?

Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente

La despapelización y la transformación digital

Atrás quedaron esos tiempos en los que los manuales de procesos, las plantillas, los contratos, las facturas y los documentos internos estaban impresos en papel. Hoy en día, las empresas más innovadoras han dejado de utilizar papel y otras están en plena despapelización.

La despapelización es el comienzo de la transformación digital porque modifica la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos y aumenta la eficiencia de sus operaciones, facilitando procesos y contribuyendo positivamente al medio ambiente. Dejar de lado el uso de papel no solo agiliza las gestiones y las comunicaciones, sino que también permite usar medios virtuales para integrar y compartir la información relevante de un negocio.

La despapelización allana el camino hacia la digitalización, agilizando procesos, eliminando errores derivados de la gestión manual y  liberando espacio físico.

Ventajas de la despapelización

Impulsar una iniciativa que deje a un lado la utilización del papel y propicie la digitalización de los documentos, conlleva muchos beneficios:

1. Tiempos reducidos en la búsqueda de datos

Digitalizar los contratos, las facturas, las transacciones, los manuales y todo tipo de documento que se maneje en una empresa, permite que sus empleados puedan acceder rápidamente a los archivos y datos que necesitan, ya que la despapelización involucra a plataformas de software que recopilan, sistematizan y ofrecen una disponibilidad de la información instantánea.

2. Mayor flexibilidad y disponibilidad de los documentos

La virtualización de los documentos posibilita a los usuarios el acceso a archivos y datos desde cualquier dispositivo móvil que tenga acceso a internet. Es decir, ya no hace falta ir a la oficina para buscar el dato que se necesita, basta con ingresar a la plataforma de gestión a través de un PC o un teléfono móvil que esté conectado a internet.

3. Más seguridad para la empresa

La despapelización es una estrategia clave para impulsar la seguridad de la empresa en varios sentidos. Por un lado, evita que los documentos se arruinen por eventos desafortunados como humedad, incendios, moho, desastres naturales, robos o hurtos. Y por el otro, con las soluciones de administración de archivos virtuales, es posible establecer perfiles de usuarios que garanticen que solo los individuos autorizados tengan acceso a determinada información.

4. Menores costos para la organización

Por último, despapelizar implica también dejar de lado los costos de la gestión de documentos físicos como la compra de papel, alquiler de archivos y dispositivos, impresiones, logística, movilidad o destrucción de materiales obsoletos.

Despapelización y transformación digital

¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?

La transformación digital, la despapelización y la gestión documental digital siempre deben estar acompañadas por un cambio cultural en la empresa. La clave para lograrlo son siempre las personas. Y es a ellos a quienes hay que educar y capacitar para que compartan una misma cultura tecnológica dentro de la organización de la que forman parte.

Existen varias acciones que se pueden empezar a trabajar para allanar el camino de la transformación digital en la empresa de forma paulatina y amigable para todos sus empleados:

1. Limitar el uso del papel

A partir de la identificación de los documentos que pueden ser sustituidos por una versión digital, es necesario capacitar a los trabajadores para que puedan realizar este cambio y también es fundamental una supervisión constante que ofrezca la ayuda y asistencia que sea necesaria. Se trata de ir reemplazando los documentos en papel por un sistema de gestión documental

2. Digitalización de los procesos

Se trata de digitalizar procesos tanto internos como con los clientes, para poder asegurar la misma comodidad y seguridad que existían en los procesos presenciales y con los documentos en papel.

Este es el verdadero cambio de paradigma: Recursos humanos, finanzas, contabilidad, legal, marketing, almacenaje y logística, entre otras áreas, deben definir qué procesos quieren despapelizar para poder avanzar así en la transformación digital.

3. Firma electrónica o digital

Hablamos de la firma electrónica o digital que sirve para estampar y otorgar valor legal a los documentos en su versión digital.

Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel, firma del empleador y del empleado, la empresa puede decidir usar un software que aplique la firma digital para que con un solo “clic”, el empleador y el empleado firmen con validez legal un recibo de sueldo digital. Para ello, es necesario que las empresas otorguen a sus trabajadores la posibilidad de registrar su firma digital frente a una autoridad de registro certificada.

Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente

Según los últimos estudios realizados, casi el 65% de las organizaciones, tanto públicas como privadas, siguen utilizando información basada en papel. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, ingresos del personal y recibos de sueldos, gestión interna y demás procesos

¿Sabías que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita la celulosa de un solo árbol como promedio? Según las investigaciones realizadas, se requieren 15 árboles para fabricar una tonelada de papel. Es necesario comunicar, acompañar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de nuestra sociedad.

La empresa debe identificar cómo y dónde se utiliza el papel y sopesar lo que la empresa u organización puede cambiar, para avanzar a hacia la despapelización.

En Extra Software somos expertos en procesos de transformación digital. Si deseas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Tarifas de luz para empresas: lo que debes saber antes de contratar la luz

Tarifas de luz para empresas: lo que debes saber antes de contratar la luz

Cuando estás al mando de una empresa o pyme, cada decisión que tomas puede tener un impacto significativo en el éxito de tu negocio. Una de esas decisiones es la elección de tu proveedor de energía eléctrica y el tipo de tarifa contratar.
La energía es esencial para el correcto funcionamiento de tu empresa, y tomar decisiones informadas en este aspecto puede marcar la diferencia en tus costos operativos y tu sostenibilidad a largo plazo. En este artículo, te proporcionaremos una guía completa sobre todo lo que necesitas saber antes de contratar la compañía de luz para tu pyme. Nos centramos en las tarifas de luz para empresas, para que puedas tomar decisiones inteligentes que beneficien a tu negocio.

 

CONTENIDOS

COMPRENDIENDO TUS NECESIDADES ENERGÉTICAS

1. Tipo de tarifa de luz para empresas.

2. Consumo energético.

3. Duración del contrato.

4. Condiciones de servicio.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE TARIFAS DE LUZ PARA EMPRESAS

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de proveedor de energía eléctrica en el ámbito de luz para empresas?

¿Puedo cambiar mi tipo de tarifa eléctrica durante el contrato?

¿Cuáles son las ventajas de optar por fuentes de energía renovable para mi emprendimiento o pyme?

¿Qué debo hacer si el consumo energético de mi negocio aumenta inesperadamente?

COMPRENDIENDO TUS NECESIDADES ENERGÉTICAS

Antes de profundizar en los detalles sobre cómo elegir la mejor tarifa eléctrica para tu negocio, es crucial que comprendas tus necesidades energéticas. Cada emprendimiento o empresa es único, y tus requisitos energéticos deben adaptarse a tu operación específica. Aquí tienes algunos factores clave que debes considerar:

1. Tipo de tarifa de luz para empresas

El primer paso para elegir la electricidad adecuada para tu negocio es determinar el tipo de tarifa que mejor se adapte a tus necesidades. En general, existen dos tipos de tarifas eléctricas para empresas:

– Tarifas fijas: Estas tarifas ofrecen un precio constante durante un período de tiempo específico, lo que facilita la previsión de costes. Son ideales si deseas mantener una estabilidad en tu presupuesto energético.

– Tarifas variables: Estas tarifas fluctúan según las condiciones del mercado energético. Pueden ofrecer ahorros significativos cuando los precios son bajos, pero también pueden aumentar en momentos de alta demanda.

La elección entre una tarifa fija y una variable dependerá de tu capacidad para gestionar los riesgos y de tu flexibilidad financiera.

2. Consumo energético

Analiza el historial del consumo de energía de tu negocio para determinar cuánta electricidad necesitas de promedio. Esto te ayudará a evitar tanto el pago de más energía de la que realmente consumes o como cortes de suministro debido a una demanda insuficiente.

3. Duración del contrato

Los contratos de suministro de energía para empresas varían en duración. Algunas comercializadoras ofrecen contratos a corto plazo, mientras que otras brindan opciones a largo plazo. Considera tus objetivos a largo plazo y tu capacidad para comprometerte con un contrato específico de luz para empresas.

4. Condiciones de servicio

Asegúrate de leer detenidamente las condiciones de servicio ofrecidas por los proveedores de energía. Esto incluye políticas de facturación, tiempos de respuesta a problemas técnicos y cualquier restricción en el suministro. Un buen soporte y atención al cliente es vital para una relación satisfactoria.

Ahora que tienes las principales características que debemos tener en cuenta al contratar luz para tu negocio, te recomendamos que no te conformes con la primera oferta que encuentres en cuanto a tarifas de luz para empresas. Compara las tarifas y los planes de diferentes proveedores de energía para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio. Ten en cuenta los costes totales, incluidos los cargos ocultos.

Si te sientes abrumado por las opciones disponibles, considera consultar con un asesor energético o con algún experto en la materia. Pueden ayudarte a analizar tus necesidades y tomar estas decisiones de forma correcta.

Cuando elijas una tarifa y un contrato para luz para empresas, piensa a largo plazo. ¿Cómo afectarán tus elecciones a tu negocio en los próximos años en el ámbito de luz para empresas? Asegúrate de que tu elección sea coherente con tus objetivos a largo plazo.

De todas formas, una vez que hayas contratado una tarifa de luz para empresas, no olvides revisar regularmente tu consumo y tu factura energética en el ámbito de luz para empresas. Si notas cambios significativos, considera ajustar tu tarifa o contrato según sea necesario.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE TARIFAS DE LUZ PARA EMPRESAS

Para proporcionarte aún más información útil sobre tarifas de luz para empresas, hemos compilado una lista de preguntas frecuentes:

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de proveedor de energía eléctrica en el ámbito de luz para empresas?

El tiempo necesario para cambiar de proveedor puede variar, pero generalmente, el proceso suele demorar entre 15 y 45 días hábiles. Esto incluye la cancelación con tu proveedor actual y la activación del nuevo contrato con el proveedor seleccionado de luz para empresas.

¿Puedo cambiar mi tipo de tarifa eléctrica durante el contrato?

Sí, en la mayoría de los casos, puedes cambiar tu tipo de tarifa eléctrica durante la duración del contrato. Sin embargo, es importante revisar las condiciones de tu contrato actual y hablar con tu compañía para comprender cualquier restricción o tarifas adicionales asociadas con el cambio de tarifa.

¿Cuáles son las ventajas de optar por fuentes de energía renovable para mi emprendimiento o pyme?

Las fuentes de energía renovable, como la solar o la eólica, son más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente. Optar por estas fuentes puede reducir la huella de carbono de tu negocio y, en algunos casos, generar ahorros a largo plazo.

¿Qué debo hacer si el consumo energético de mi negocio aumenta inesperadamente?

Si notas un aumento inesperado en el consumo de energía en tu negocio, primero verifica si ha habido cambios en tus operaciones que puedan explicar el aumento. Si no encuentras una razón obvia, comunícate con tu proveedor de energía para que puedan ayudarte.

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11 apps que deberías borrar de tu móvil Android

11 apps que deberías borrar de tu móvil Android

En España hay más de 28 millones de usuarios activos de aplicaciones y los españoles tienen una media de alrededor de 17,8 aplicaciones instaladas en sus smartphone. Y aunque los dispositivos móviles son cada vez más potentes, incluso en las marcas de gama media, un exceso de apps en el móvil puede ralentizar su funcionamiento o minar su capacidad de almacenamiento. Sin olvidar que se puede dañar el procesador o la memoria RAM del mismo, al usarlas simultáneamente. En este post te proponemos 11 apps que deberías borrar de tu móvil Android, ya que no tienen ninguna utilidad destacada y tan solo están consumiendo los recursos de tu dispositivo, al borrarlas liberarás espacio y ganarás velocidad. Es complementario a nuestro post sobre qué hacer para que tu móvil dure más.

 

CONTENIDOS

1. Reproductores de música
2. Apps de ahorro de batería
3. Aplicaciones de optimización de recursos
4. Potenciadores de rendimiento
5. Aplicaciones de ahorro de memoria RAM
6. Un navegador instalado por defecto que no conozcas
7. Widgets de Android preinstalados por defecto
8. Apps que prometen enfriar el procesador
9. La inmensa mayoría de antivirus para Android
10. Cualquier app o juego que utilice masivamente las notificaciones push
11. Las apps preinstaladas de fábrica

1. Reproductores de música

Nuestros móviles Android suelen venir con el reproductor de Google Play Music instalado de serie. Además, lo habitual es que el dispositivo también incluya el reproductor del propio fabricante. Ya tenemos pues 2 aplicaciones móviles consumiendo batería sin aportar nada nuevo. Si además nos hemos descargado algún otro reproductor de terceros, es evidente que necesitamos llevar a cabo el borrado de alguna de estas aplicaciones de nuestro móvil dejando una única opción.

Sea cual sea la aplicación que decidamos mantener, es recomendable asegurarse de no tener instaladas varias apps que realicen las mismas funciones.

2. Apps de ahorro de batería

Cualquier aplicación que prometa ayudar a ahorrar batería en un dispositivo móvil debe ser una seria candidata a ser eliminada. La razón es que ningún tipo de estas aplicaciones ayuda en gran medida a ello.

Este tipo de apps suelen basar su funcionamiento en cerrar todas las aplicaciones que están en segundo plano, algo que sí que es cierto que merma la batería de los móviles. Pero el problema es que, para llevar a cabo esta tarea, la propia app está consumiendo batería al ejecutarse de esa forma.
Para llevar a cabo un eficiente ahorro de energía en los dispositivos Android, además de configurar el móvil para la ejecución de programas en segundo plano, es recomendable ajustar el brillo de la pantalla, reducir los tiempos de bloqueo, desconectar el Bluetooth y el Wi-Fi cuando no se estén usando, así como no esperar a que el dispositivo se descargue del todo para volverlo a cargar. De todas formas, cada vez son más los móviles que incluyen modos de ahorro de batería diseñados por los propios fabricantes que realmente rebajan prestaciones para intentar alargar la autonomía del dispositivo.

3. Aplicaciones de optimización de recursos

Es cierto que a medida que navegamos por internet, se van quedando almacenadas en nuestro móvil cookies, ficheros o algunos archivos temporales que pueden ir minando las capacidades de nuestro dispositivo. Para evitarlo, existe en el mercado la posibilidad de instalarse aplicaciones móviles que pretenden ayudar en la eliminación de todo lo innecesario. Sin embargo, este tipo de archivos prescindibles que se quedan almacenados no suponen un peso tan grande que requiera añadir una aplicación más al dispositivo que generalmente suele estar ya bastante sobrecargado.

Si queremos liberar espacio en nuestro móvil Android, también son apps que deberías borrar de tu móvil Android. También deberías cerrar todas las pestañas que tenemos abiertas en el navegador y que no consultas desde hace meses.

deberías borrar apps

4. Potenciadores de rendimiento

En línea con las aplicaciones cuya misión es realizar tareas que nosotros mismos podemos hacer sin esfuerzo, se encuentran las apps de rendimiento que anuncian mejoras para el sistema operativo Android, logrando acelerar la velocidad de funcionamiento del dispositivo.

La realidad dista mucho de esa promesa. En la mayoría de los casos, esas apps incluso ralentizan en la práctica el funcionamiento del móvil por una simple razón: estos potenciadores de rendimiento suelen realizar un borrado de archivos y cerrar todas las apps abiertas en segundo plano, tareas que ya de por si requieren consumir recursos y que a la larga, afectarán negativamente al consumo de batería.

Si de verdad uno pretende mejorar el rendimiento de un smartphone, hay que fijarse en cuáles son las apps que más batería consumen. Se puede ver fácilmente entrando en el apartado de “Batería” dentro del menú de “Ajustes” de Android para identificar dónde está el problema y erradicarlo, ya que acostumbramos a almacenar apps que apenas usamos y que, sin embargo, consumen una enorme cantidad de recursos en nuestro móvil.

5. Aplicaciones de ahorro de memoria RAM

La RAM es una memoria de acceso aleatorio y funciona solamente mientras el dispositivo está encendido. Se utiliza para cargar la información requerida habitualmente por el móvil mientras está en funcionamiento. Es decir, que esta memoria almacena todos los datos de los programas que están siendo ejecutados y por lo tanto, a mayor número de programas y aplicaciones abiertas, cabe esperar que el dispositivo vaya más lento.
Lo que hacen este tipo de aplicaciones de ahorro RAM, es encargarse de realizar el cierre de procesos en segundo plano e información almacenada en caché, lo cual libera espacio RAM. Pero el problema es que, al eliminar estos, lo que sucede es que, si se abren de nuevo estas aplicaciones, deberán ser nuevamente ejecutadas como si lo hicieran por primera vez, lo que a su vez consume más recursos del dispositivo.

6. Un navegador instalado por defecto que no conozcas

De la misma forma que es de esperar que nuestro smartphone disponga de varios reproductores de música, lo mismo ocurre con los navegadores de internet. Los móviles suelen incorporar un navegador del fabricante, que normalmente no resulta ni muy útil ni demasiado seguro.
Por ello, el consejo es eliminar de nuestro Android el navegador que el fabricante ha incluido por defecto. Eso sí, existe el inconveniente de que para poder llevar a cabo esto, hay que recurrir a terceras aplicaciones que incluyan esta función o ser usuario root, es decir, tener acceso a poder modificar opciones que de otra forma no pueden ser alteradas por los usuarios.

borrar apps de tu móvil

7. Widgets de Android preinstalados por defecto

Los widgets son aplicaciones o programas que permiten un acceso rápido a ciertas funcionalidades ofrecidas por el dispositivo móvil. Y de esta clase, Android ofrece un buen número de posibilidades a sus usuarios. La galería, la hora, el clima, etc. son tan solo algunas de las más habituales. Todos ellas se actualizan automáticamente y pueden estar contribuyendo a minar la batería y la capacidad del dispositivo.
Por ello, es recomendable que entre las candidatas a borrar de nuestro dispositivo Android, este tipo de widgets ocupen un lugar destacado. Y si no es para eliminar, al menos para retirar del escritorio de la pantalla.

8. Apps que prometen enfriar el procesador

Muchas aplicaciones y programas desarrollados para móviles imitan las funciones que se han diseñado previamente para el PC. Al igual que ocurría con las aplicaciones destinadas a liberar espacio, encontramos apps pensadas para enfriar el procesador del móvil. Pero, aunque el smartphone puede calentarse, al igual que le sucede a los ordenadores, la realidad es que los móviles Android no cuentan con ventilador alguno o con algún otro sistema de refrigeración activo.

Por ello, es más que probable que este tipo de aplicaciones sean un mero informante de la temperatura a la que el móvil se encuentra en cada momento y se dedique a cerrar programas ejecutados en segundo plano. Algo que no está comprobado que contribuya a facilitar el enfriamiento de nuestro móvil, por lo que son también apps que deberías borrar de tu móvil Android.

9. La inmensa mayoría de antivirus para Android

La verdad es que los sistemas operativos de los móviles tienen pocos virus a día de hoy. Llevar a cabo una navegación segura, ser consciente en todo momento de lo que vamos a descargar y sobre todo, hacerlo en la medida de lo posible a través de Google Play Store, suele bastar para mantener a nuestro smartphone a salvo de los virus.

Por eso no es muy necesario que ralenticemos nuestros dispositivos añadiéndole el peso extra de soportar un antivirus y nuestro consejo es que estos son apps que deberías borrar de tu móvil Android.

10. Cualquier app o juego que utilice masivamente las notificaciones push

Puede ocurrir que al dar permiso a una aplicación para instalarse en el móvil, estemos sin saberlo autorizándola para que lleve a cabo acciones que de antemano no hubiéramos querido autorizar. Este es el caso de muchas apps gratuitas y de juegos de Android, que para obtener un beneficio hacen posible el uso de publicidades que se activarán en nuestro móvil a través de notificaciones push.

Esto es algo que puede llegar a resultar realmente incómodo y que en ocasiones, también se utiliza para servirse de ciertos datos utilizando la autorización previamente dada para la descarga de la aplicación en cuestión.

Para eliminar este tipo de notificaciones push de nuestro dispositivo Android, debemos acudir al menú de “Ajustes” y seleccionar el apartado de “Aplicaciones”. Una vez que entremos en la lista de programas, tendremos que ir seleccionando, una a una, cada aplicación para entrar en el apartado de “Notificaciones” en dónde podremos silenciar o bloquear estas alertas.

11. Las apps preinstaladas de fábrica

Por bloatware se entiende la tendencia a que aquellos programas o aplicaciones que vienen preinstaladas en los dispositivos por el fabricante ocupen cada vez más tamaño. Hay mucho software adicional que no supone beneficio alguno.

Este tipo de aplicaciones suelen conllevar sólo un pequeño detrimento en nuestra batería, al tiempo, eso sí, que consumen espacio y memoria. Es por ello que todas aquellas aplicaciones preinstaladas que no vamos a utilizar son apps que deberíamos borrar de nuestro móvil Android. Lo que sucede en algunos casos solo siendo usuario root o a través de aplicaciones de terceros se puede realizar su eliminación. Debes hacerlo con mucho cuidado.

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¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica entre empresas?

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica entre empresas?

En junio se hizo público el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), en lo que respecta a las facturas electrónicas entre empresarios y particulares. El 10 de julio finalizó el trámite de audiencia e información pública y el Real Decreto comenzó su largo recorrido hasta su aprobación, la cual, al haber un cambio de Gobierno por medio, podría dilatarse bastantes meses. Ese Real Decreto es especialmente importante para las empresas, especialmente las de gran facturación -en las cuales la obligatoriedad está más cercana- porque conocerán sus obligaciones respecto a la Factura Electrónica. También es importante para las empresas desarrolladoras, dado que define los requisitos técnicos que deberán cumplir en sus soluciones. En definitiva, el proyecto de regulación de la facturación electrónica entre empresas define las obligaciones para unas y otras en los próximos años.

CONTENIDOS

Obligación de la facturación electrónica

Obligaciones de los emisores y destinatarios de facturas

Las plataformas privadas de Intercambio de facturas electrónicas

¿Cuándo entrará en vigor el proyecto de facturación electrónica entre empresas?

La ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, imponía a todos los empresarios y profesionales la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas cuando facturaban a otros empresarios o profesionales (operaciones B2B). Sin embargo, dicha obligación quedó pendiente de un desarrollo reglamentario, que vendría a cubrir el actual proyecto de Real Decreto. De momento es un proyecto, que tiene todavía que hacer un recorrido por las instituciones antes de ser aprobado. Por tanto, algunos de los puntos que recoge, y de los que nos hacemos eco, podrían todavía sufrir cambios.

Obligación de la facturación electrónica

En el proyecto de Real Decreto define esta obligación de la facturación electrónica entre empresarios y profesionales y algunas excepciones:

  • Si el destinatario no tiene en territorio español la sede de su actividad o no tiene un establecimiento permanente.
  • Cuando se documenten a través de facturas simplificadas (art.4 del Reglamento de Facturación).
  • Las facturas que se expidan voluntariamente, sin que exista obligación.
  • Aquellas que puedan excluirse por el Titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital en atención al buen funcionamiento del sector concernido.

El proyecto de regulación de facturación electrónica entre empresas, también define las obligaciones de las Plataformas de intercambio de facturas electrónicas y la Solución Pública de Facturación Electrónica. Esta se define como un conjunto de soluciones provistas por la AEAT para servir de infraestructura de emisión y recepción para los empresarios y profesionales que lo elijan y de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas.

Junto a esta obligación, se establecen algunas otras, como informar de los estados de las facturas, mantener las facturas electrónicas accesibles durante cuatro años o garantizar la interoperabilidad gratuita entre las plataformas proveedoras de servicios de facturación electrónica.

FACTURA electronica

Obligaciones de los emisores y destinatarios de facturas

Según el proyecto de Real Decreto, los emisores y destinatarios deben informar:

  • Los emisores deben remitir copia fiel de la factura a a la Solución Pública de Facturación Electrónica en la sintaxis Facturae.
  • Los destinatarios deben comunicar a los emisores la aceptación y rechazo comercial de las facturas, así como la fecha de aceptación o rechazo.
  • También debe ser comunicado por los destinatarios a los emisores el pago efectivo de la factura y la fecha de pago.
  • La comunicación de la aceptación o rechazo comercial se deberá comunicar también por parte de los destinatarios a la Solución de Facturación Pública, así como el pago efectivo de la factura y su fecha.

La información sobre los estados de las facturas se deberá comunicar por parte de destinatarios a emisores en 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos naturales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

La información de los destinatarios a la Solución de Facturación Pública. Si está en el SII esto debe hacerse también en 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) desde la fecha de pago. Para los que no estén en el SII, está pendiente de desarrollar el plazo.

Esta obligatoriedad de comunicación de los estados entrará en vigor entre 3 y 4 años después de la publicación del Real Decreto en proyecto, dependiendo de las facturas. Hasta entonces tendrá un carácter voluntario.

Se define además que las facturas tendrán un código único, en el que figurará el NIF del emisor, el número y serie de las facturas y su fecha de expedición.

Las Plataformas Privadas de Intercambio de Facturas Electrónicas

Aparte de la Solución de Facturación Pública, el proyecto regula también las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas. Respecto a estas ellas, el proyecto de facturación electrónica entre empresas define que:

  • Deberán tener capacidad de transformar el mensaje de las facturas en todos los formatos y sintaxis admitidos, garantizando la autenticidad de su origen e integridad de su contenido.
  • Deberán permitir la firma de las facturas con firma electrónica avanzada.
  • Deberán poder interconectarse con cualquier otra plataforma privada cuando así lo solicite uno de sus clientes. Alternativamente, si el cliente lo permite, podrán utilizar la solución pública de facturación como medio de interconexión.
  • Estarán obligadas a aceptar todas las solicitudes de interconexión con cualquier otra plataforma privada, sin obtener ninguna contraprestación económica por ello.
  • Estarán obligadas a definir un Punto de Entrada de factura electrónicas.

Por último, las sintaxis admitidas serán, de momento, las siguientes (podría haber cambios en la formulación final de la ley):

a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

facturacion electronica obligatoria

¿Cuándo entrará en vigor el proyecto de facturación electrónica entre empresas?

Por último, la ley Crea y Crece ya definía unas fechas de entrada en vigor, que se cuentan desde la aprobación del Real Decreto. Si la norma se aprobara una vez definido el nuevo Gobierno (contando con que no hay repetición electoral), podríamos irnos al primer trimestre de 2024. En ese caso, el calendario de entrada en vigor sería:

  • 1 año después de la aprobación (Primer trimestre de  2025): Entrada en vigor para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros.
  • 2 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2026): Entrada en vigor para empresarios y profesionales con facturación inferior a 8 Millones de euros.
  • 3 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2027): Entrada en vigor de la obligación de informar de los estados de la factura, para empresarios con facturación inferior a 6.010.121,04€.
  • 4 años después de la aprobación (Primer trimestre de 2028): Entrada en vigor de la obligación de informar de los estados de la factura, para profesionales con facturación inferior a 6.010.121,04€.

Por tanto, lo más inminente es para las empresas desarrolladoras poner a punto los sistemas para constituir plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, en unos casos, y en otros casos desarrollar un software que se integre con la plataforma pública, o bien con las plataformas privadas. A más largo plazo (entre un año y dos años a partir de la publicación del Real Decreto), serán los obligados tributarios los que tendrán que haber adoptado un sistema de intercambio de facturas electrónicas, o bien usar la Solución Pública de Facturación Electrónica, para cumplir con la obligación de facturación electrónica entre empresas.

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Una ley hará la Facturación Electrónica obligatoria en España para empresas

Una ley hará la Facturación Electrónica obligatoria en España para empresas

La semana pasada se ha publicado la ley que obligará a las empresas a facturar mediante facturación electrónica. La facturación electrónica obligatoria en España solo se daba hasta ahora cuando había que facturar a las Administraciones, pero la denominada “Ley Crea y Crece” ha cambiado la situación, y la facturación B2B también lo será en aproximadamente un año para ciertas empresas y en dos años para el resto.

 

CONTENIDOS

¿En qué consiste la facturación electrónica obligatoria?

¿Cuándo será la facturación electrónica obligatoria en España?

El uso de la facturación electrónica en España

¿En qué consiste la facturación electrónica obligatoria?

La ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, fue aprobada el pasado 15/09 y publicada en el BOE el día 29/09/2022, fecha que ha de tenerse en cuenta para la entrada en vigor de buena parte de su articulado. Con la normativa referida a la facturación electrónica, se pretende tener un mayor control de las operaciones comerciales, evitar la morosidad y combatir el fraude fiscal.

Una vez entre en vigor completamente la ley, los autónomos y las  empresas deberán tanto expedir y remitir facturas electrónicas, como facilitar el acceso, visualización descarga e impresión de facturas electrónicas para receptores. No solo eso, deberán mantener del acceso a dichas facturas durante cuatro años, aun cuando los destinatarios de las mismas hayan dejado de ser clientes.

Están todavía por desarrollar aspectos relativos al pago, los requisitos a cumplir por los prestadores de soluciones tecnológicas (como Extra Software), así como la seguridad, control y estandarización de los sistemas informáticos.

FACTURACIÓN ELECTRONICA EN ESPAÑA

¿Cuándo será la facturación electrónica obligatoria en España?

Aunque la ley define claramente la obligatoriedad para las operaciones B2B, deja en manos de del organismo correspondiente del Gobierno el desarrollo de los desarrollos reglamentarios que fijen las  especificaciones técnicas, para lo cual se fija un plazo de seis meses desde la publicación de la norma. En concreto, serían los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública, en el ámbito de sus competencias, los que determinarán los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica.

Respecto a la obligatoriedad de implantación para las empresas, habrá dos tramos, ambos a contar desde la aprobación de los desarrollos reglamentarios. Recordemos que hay 6 meses para estos desarrollos, luego estos plazos se suman a esos 6 meses iniciales:

Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros,  la facturación electrónica obligatoria será al año  de aprobarse el desarrollo reglamentario. Es decir, un mínimo de un año y medio desde el 29/09/2022.

Para el resto de los empresarios y profesionales, la obligatoriedad será a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. Por tanto, dos años y medio desde el 29/09/2022.

Esto supone que la facturación electrónica obligatoria en España se implantará entre 2024 y 2025, dependiendo de la facturación de la empresa.

El uso de la facturación electrónica en España

La facturación electrónica obligatoria está en vigor cuando se factura a Administraciones desde el año 2015, debido a la ley 25/2013 de 27/12, que entró en vigor a esos efectos el 15/01/2015. Solo cuando el importe es inferior a 5000 euros una Administración puede excluir de la obligación de facturarle electrónicamente. Desde la implantación de la ley, las Administraciones estatal y autonómicas han desarrollado diversos portales para remitir las facturas electrónicas.

Por otra parte, según el “Estudio comparativo  del uso de la factura electrónica en España 2020-2021” de SERES, en el 2021 se emitieron 296.469.689 facturas electrónicas.  La facturación electrónica se ha extendido en 2021 un 28,12% más que el año anterior, suponiendo un ahorro de 2.300 millones de  euros encostes de gestión (un 23,13% más que el año anterior) y un ahorro medioambiental que supera en un 27,20% el de 2020.

Entre las Comunidades Autónomas, son Madrid, Cataluña y Valencia las que lideran el ranking de las que emiten la eFactura, seguidas por Castilla y León y Andalucía. Entre las empresas, el 32,83% de las que emiten son pequeñas empresas, el 31,63% medianas y el 23,90% microempresas.

Por sectores, el 56% pertenecen al sector terciario, el 42,80% al secundario y solo el 1,19% al primario.

Según parece, el salto digital que ha supuesto la pandemia, así como las sucesivas leyes y ayudas (como el Kit Digital) han impulsado la transformación digital de las PYMES los últimos dos años.

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Multicloud y nube  híbrida: dos nuevas infraestructuras de nube a conocer

Multicloud y nube híbrida: dos nuevas infraestructuras de nube a conocer

El cloud computing –más conocido como hoy en día como nube-  es ya la forma habitual de trabajar de muchas empresas. Las organizaciones que contratan servicios en nube buscan almacenar sus datos de forma segura, ahorrar costes de mantenimiento, contar con un mayor espacio para el almacenamiento de la información y tener acceso a todo ello desde cualquier punto geográfico. Sin embargo, para satisfacer la necesidad de combinar distintos servicios específicos que podrían pertenecer a distintas nubes, se han creado dos infraestructuras que se denominan multicloud  y nube híbrida, que pueden proporcionar un conjunto flexible de servicios informáticos desde distintas nubes.

 

CONTENIDOS

¿Cuál es la diferencia entre multicloud y nube híbrida?

Nube privada versus nube publica

Ventajas de la nube pública

Ventajas de la nube privada

¿Qué son las estrategias de multicloud y nube híbrida?

Desafíos más importantes de las estrategias multicloud y nube híbrida

¿Cuál es la diferencia entre multicloud y nube híbrida?

El término multicloud se refiere a la presencia de al menos dos implementaciones de nube del mismo tipo (pública o privada) que provienen de distintos proveedores. En cambio, la nube híbrida contiene varios tipos de implementaciones (públicas o privadas) con cierto nivel de integración o coordinación entre ellas. El enfoque multicloud puede incluir dos entornos de nube pública o dos de nube privada, mientras que el enfoque de nube híbrida puede contener un entorno de nube pública y otro de nube privada, gestionados por una infraestructura de interfaces de programación conectados.

Ambos enfoques, multicloud y nube híbrida, resultan excluyentes el uno del otro. No se pueden implementar los dos al mismo tiempo, ya que si las nubes están conectadas formarán una nube hibrida  y si no están conectadas, constituirán un entorno multicloud.

Nube privada versus nube publica

Las nubes públicas son el tipo más común de implementación de informática en la nube. Los recursos en la nube –servidores, almacenamiento- son propiedad de un proveedor de servicios en la nube que los administra y los ofrece a través de internet. Microsoft Azure es un buen ejemplo de nube pública. Con frecuencia las implementaciones de nube pública se usan para proporcionar correos electrónicos web, aplicaciones de Office en línea, almacenamiento, así como entornos de desarrollo y prueba.

Ventajas de la nube pública

  • Costos inferiores: no es necesario adquirir un hardware ni un software, solo se paga por el servicio que usa la empresa
  • Sin mantenimiento: el proveedor de servicios se encarga de ello
  • Escalabilidad casi ilimitada: hay disponibles recursos a la carta, para satisfacer las distintas necesidades de cada empresa
  • Gran confiablidad: una amplia red de servidores garantizan que no surjan problemas

En el extremo contrario, la nube privada está compuesta por recursos informáticos en la nube que solo puede utilizar con exclusividad una empresa. La nube privada puede ubicarse físicamente en el centro de datos local de la empresa u hospedarse con un proveedor de servicios externos. En una nube privada los servicios y la infraestructura siempre se mantienen en una red privada, el hardware y el software se dedican a una sola organización. Las nubes privadas suelen ser usadas por agencias gubernamentales, instituciones financieras y empresas medianas/grandes que buscan aumentar el control sobre su entorno.

Ventajas de la nube privada

  • Más flexibilidad: la organización puede personalizar el entorno en la nube para satisfacer necesidades empresariales específicas
  • Mayor control: los recursos no se comparten con nadie más, por lo tanto, es posible un mayor nivel de control y privacidad
  • Más escalabilidad: las nubes privadas suelen ofrecer más escalabilidad en comparación con la infraestructura del entorno local
distinguir multicloud y nube híbrida

¿Qué son las estrategias de multicloud y nube híbrida?

Las estrategias de multicloud y nube híbrida son el enfoque resultante al tener en cuenta más de un servicio y más de un proveedor de nube. Esto permite a las empresas obtener lo mejor de los distintos tipos de servicios y no tienen que preocuparse de que un solo proveedor satisfaga todas sus necesidades.

Es posible aprovechar los muchos y diversos beneficios de las estrategias de multicloud y nube híbrida, por ejemplo:

  • Seguridad: con más alternativas, mayor es la protección de los datos al no depender de un único proveedor o nube.
  • Reducción de costes: la empresa puede escoger la opción más viable financieramente
  • Autonomía: la organización es libre para usar cada modelo de nube en un tipo distinto de operación
  • Optimización de la infraestructura: se puede personalizar y optimizar la infraestructura de acuerdo con las necesidades de las empresas.
  • Flexibilidad: la empresa no necesita un solo proveedor.

Desafíos más importantes de las estrategias multicloud y nube híbrida

Aunque la posibilidad de no depender de un solo proveedor es una alternativa muy atractiva, las estrategias de la Multicloud y nube híbrida también pueden tener algunos desafíos. Los más importantes son:

1. Gestión compleja

Trabajar con diversos interfaces, servicios y tecnologías al mismo tiempo, puede ser complicado y un desafío importante para una organización. Es fundamental que la empresa tenga potentes sistemas de gestión para controlar todos sus ambientes correctamente.

2. Interoperabilidad

Permitir la interoperabilidad, es decir, la capacidad de que un sistema se comunique de forma transparente con otro sistema, similar o no, no es tarea fácil. Por eso, para que estas estrategias funcionen, y para que las estructuras, plataformas y servicios alojados en diferentes nubes puedan alinearse, es necesario que las empresas utilicen soluciones adecuadas.

3. Migración

Al pensar en garantizar la seguridad y la privacidad del almacenamiento de datos corporativos, muchas empresas sienten que migrar sus activos a una sola nube ya es un gran desafío.  Cuando esta migración se hace hacia diferentes modelos de nube al mismo tiempo, la dificultad aumenta mucho más. Pero no tiene porque ser así. A veces, implantar todas las nubes al mismo tiempo, en lugar de tener que realizar una implantación cada vez, resulta más eficiente.

4. Falta de profesionales cualificados

Para implementar y monitorizar esos ambientes es necesario que el profesional de la empresa tenga un nivel alto de especialización y es esencial que las empresas puedan acceder a profesionales altamente capacitados.

El cambio hacia un entorno de multicloud o de nube hibrida está ya muy presente en el tejido empresarial actual, pero sus efectos serán aún mucho más profundos en el mercado global de las próximas décadas. Aún  así, no debemos olvidar que implementar estas estrategias tiene muchas ventajas pero también representa un gran desafío para las empresas.

Por eso debemos contar con el asesoramiento de profesionales especializados y con herramientas confiables. En Extra Software te informaremos sin compromiso sobre cómo implementar soluciones en la nube y estrategias de multicloud o nube híbrida en tu empresa. Estaremos encantados de charlar contigo. Si deseas contactar con nosotros, puedes hacerlo en el  siguiente  enlace:

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