La gestión diaria de las solicitudes de documentos comerciales de los clientes pueden suponer un trabajo añadido a las tareas de los departamentos administrativos. El nuevo módulo Portal Cliente ha llegado para proporcionar a las empresas una herramienta para que sean los propios clientes los que se encarguen de ello, proporcionándoles una mayor autonomía.

El nuevo módulo Portal Cliente es una aplicación web, conectada internamente con Gextor Gestión Comercial, que permite crear a las empresas un portal o área de clientes similares a las que utilizan las grandes compañías. Es compatible con cualquier tipo de dispositivo con acceso a internet (PC, Tablet o móvil).

Con este módulo, el cliente de la empresa tiene un enlace para acceder a sus datos mediante autenticación de usuario y contraseña. En esta área, cada uno de tus clientes podrá ver los datos identificativos que tienes suyos, acceder a sus documentos comerciales, y parametrizar él mismo cómo ve dicha información. Además, podemos decidir previamente a qué tipo de documentos tendrá acceso, y las acciones que podrá realizar con cada uno de ellos.

Areas del módulo

Una vez iniciada la sesión, el nuevo módulo Portal Cliente se estructura en tres áreas:

El área “Mis datos” permite que tu cliente vea los datos que tienes suyos y te solicite, si él lo ve necesario, un cambio en los mismos:

En el área “Perfil”, el usuario podrá modificar su contraseña y también si lo desea configurar la vista de la aplicación en el resto de pantallas. Es decir, si desea paginar los resultados, ocultar columnas, guardar los filtros, la configuración de las listas,…

Visualización y descarga de documentos

Pero el área más importante es el la de “documentos”, porque en ella es donde el usuario podrá realizar aquella función para la que ha sido creado el módulo. ES ahí donde cada usuario puede visualizar y descargar los documentos de venta. En concreto, el módulo permite visualizar y descargarse los siguientes tipos de documento: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas

En este área, el usuario puede visualizar o descargar su documento de venta, en formato pdf. En el caso de las facturas, podrá además comprobar si la factura está pagada o vencida:

Mediante el botón de descargar el cliente podrá bajarse sus documentos de venta.

Por último, dependiendo del navegador (recomendamos Google Chrome o Mozilla Firefox), se podrán utilizar más o menos herramientas para poder gestionar el documento:

Visualización de Documento en Mozilla Firefox

Visualización de documentos en Google Chrome

Con todas estas herramientas, el cliente cobra mayor autonomía a la hora de obtener sus documentos de venta, liberando a los departamentos administrativos de tareas repetitivas y tediosas.

Gextor Portal cliente está en promoción durante el mes de junio, hasta finales de año no tendría ningún coste para ti. Si quieres saber más de esta promoción contacta con nosotros.

La gestión de almacén es fundamental. A su vez es una gestión que muchas veces puede resultarnos pesada y laboriosa, suponiendo un gran trabajo para llevarlo al día, para que cuando más lo necesitamos no nos ofrezca una información precisa. Gextor Web Almacén es un programa de gestión de inventario muy completo para cubrir esta necesidad

La gestión de almacén es fundamental. A su vez es una gestión que muchas veces puede resultarnos pesada y laboriosa, suponiendo un gran trabajo para llevarlo al día, para que cuando más lo necesitamos no nos ofrezca una información precisa. Gextor Web Almacén es un programa de gestión de inventario muy completo para cubrir esta necesidad

Movilidad en la gestión de inventario, entradas y salidas de almacén

Los dos aspectos que más suelen reclamar las empresas que llevan un almacén, con cierto nivel de movimiento, son la rapidez y comodidad para registrar las entradas y salidas de mercancía. Agilidad para registrar los movimientos, que no nos lleve más del tiempo preciso y que sea intuitivo.

Gextor incluye desde siempre un completo programa de gestión de inventario, con posibilidad de realizar múltiples inventarios y diversas utilidades asociadas a esta gestión. Pero ahora hemos querido ampliar las herramientas con un nuevo programa de gestión de inventario : Gextor Web Almacén.

Este módulo está totalmente integrado con la Gestión Comercial, sin necesidad de una posterior sincronización o traspaso de datos de ningún tipo. Gextor Web Almacén trabaja y actualiza los datos de Gextor a tiempo real.

El objetivo ha sido desde un principio ofrecer, por un lado, una gestión de almacén ágil e intuitiva; y por otro, que no requiera estar detrás de un ordenador determinado. Hemos desarrollado este módulo en un entorno web, de tal forma que, sin necesidad de instalar nada, se pueda operar desde cualquier dispositivo con acceso a la red.

Versatilidad en la gestión de inventario

Se ha incluido otra operativa de gestión que hace de Gextor Web Almacén un programa de gestión de inventario completo y fundamental para la gestión diaria que implica movimientos de almacén. Así, con Gextor Web Almacén se puede:

Tenemos la opción de crear inventarios físicos, con introducción del stock actual y poder regularizar para ajustar el stock.

Si se trabaja con varios almacenes, es posible realizar Intercambios entre ellos, permitiendo realizar los movimientos de stock necesarios para los movimientos de artículos entre los mismos, tanto con solicitud previa, como sin ella.

A la hora de preparar y entregar la mercancía a nuestros clientes, podemos crear albaranes de ventas. Directamente se pueden ir agregando referencias y cantidades y crear automáticamente un albarán. También se puede preparar un pedido previo y tras seleccionar las referencias, generar el albarán.

Supongamos el caso en el que un cliente, haya hecho un pedido previo o no, hemos de prepararle la mercancía para su entrega. Gracias a Gextor Web Almacén podemos ir con cualquier dispositivo móvil por nuestras estanterías o almacén, recoger la mercancía y al mismo tiempo crear el albarán. Nada más finalizar la compra, el cliente puede pasar por cualquier terminal y recoger ya el material y el albarán correspondiente.

Recepción de mercancía y búsqueda de referencias

De la misma forma que preparamos las ventas, podemos gestionar las entradas de mercancía. Gextor Web Almacén nos permite recepcionar la mercancía que hemos pedido a nuestros proveedores. Cuando nos llega la mercancía comprada, con un móvil, Tablet o cualquier otro dispositivo con acceso a la red, podemos ir introduciendo las referencias de las mercancías que nos han llegado, pudiendo partir de un pedido previo que hicimos al proveedor, que Gextor Web Almacén nos muestra, o creando directamente un albarán de compra.

Toda esta operativa se realiza en un entorno amigable, muy intuitivo y que apenas requiere un aprendizaje previo para su uso.

Se dispone en la parte izquierda un menú claro donde se ven rápidamente las opciones de las operaciones mencionadas y, en la parte central, la introducción de datos e información asociada.

La búsqueda de referencias, además de permitir la entrada por código de barras, es muy cómoda, ya que se puede buscar por referencia o por descripción. Según se va escribiendo una u otra, se van mostrando los artículos coincidentes. Luego sólo hay que indicar las unidades. Muy importante además, todo ya está en Gextor, visible desde cualquier terminal, administración o almacén.

En suma, Gextor Web Almacén es un programa de gestión de inventario ideal para tus necesidades de gestión de inventario, y de generación de documentos que creen movimientos en el mismo. Es rápido, cómodo e intuitivo, y lo puedes manejar desde cualquier dispositivo. ¿Alguien da más?

ACTUALIZACIÓN IMPORTANTE: Con fecha 27/05/2020, se ha publicado el RDL 19/2020, de 26 de Mayo, que introduce importantes cambios en las fechas que preveían los RDL 8/2020 y 11/2020, por lo que este artículo ha sido actualizado a fecha 29/05/2020.

La presentación de las Cuentas Anuales en estado de alarma se ha visto totalmente afectada por su declaración, mediante el Real Decreto 463/2020, y sus sucesivas prórrogas. Los plazos, que de coincidir el ejercicio económico con el año natural, culminarían en julio del año siguiente al ejercicio a presentar, se han visto ampliados. Te explicamos cómo ha cambiado el proceso de presentación.

Plazos en circunstancias normales

En condiciones normales, los plazos determinados por la regulación vigente, dicen que hay tres meses para la formulación de cuentas contados a partir del cierre del ejercicio. Es decir, hasta el 30 de marzo del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural. Se contarían seis meses siguientes después del cierre para someter a la junta general la aprobación de las cuentas y decidir la distribución del resultado. Por tanto, sería hasta el 30 de junio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.

Y por último habría un mes más para la presentación de las cuentas anuales. Esto es, hasta el 31 de julio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.

Un mes para presentar las cuentas anuales, es decir, hasta el 30 de julio del año.

Por último, añadiremos que la legalización de los Libros Oficiales se realiza a los meses del cierre del ejercicio, por tanto 30 de abril si este coincide con el año natural.

Por tanto, en circunstancias normales, tendríamos los siguientes plazos:

Plazos de las Cuentas Anuales en Estado de Alarma

Sin embargo, la declaración del estado de alarma el 14/03/2020, ha supuesto el cierre de numerosos negocios y la suspensión de la actividad de muchos otros, afectando a muchas empresas directa o indirectamente.

Por tanto, mediante el artículo 40.3 del RDL 8/2020, que se ha visto complementado posteriormente por el RDL 11/2020, se establecía la obligación de formular las cuentas anuales, en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social, quedando suspendida hasta que finalice el estado de alarma; y reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.

No obstante, será válida también la formulación de las Cuentas Anuales en las fechas previstas si no hubiera acontecido el estado de alarma.

Además, el artículo 40.5 establecía que La junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reuniría necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalizara el plazo para formular las cuentas anuales.

En cuanto a la legalización de los Libros Oficiales, aunque no se mencionaba expresamente en el RDL 8/2020, considerando la suspensión del plazo para la formulación de cuentas, el Colegio de Registradores había considerado el plazo límite el mes siguiente al plazo límite para la formulación de las cuentas. Por supuesto, igualmente se aceptaría la presentación siguiendo los plazos normales.

La fecha término del estado de alarma era a la redacción de este artículo era las 0:00 del 24/05/2020, pasando luego a ser el 07/06/2020 y finalmente el 21/06, por lo que las fechas límite quedarían 21/09 para formulación, 21/12/2020 y 21/01/2021 para depósito de las Cuentas Anuales. Los libros oficiales, se deducirían con fecha límite para el 21/10/2020.

Sin embargo, el RDL 19/2020, de 26/05/2020, ha introducido nuevas fechas límite. La Disposición adicional octava modifica el plazo del artículo 40.3 del RDL 8/2020, y el cálculo de 3 meses adicionales para la formulación de las cuentas se calcula según dicha disposición desde el 01/06/2020. Es decir, que la fecha límite de formulación de la Cuentas Anuales queda como el 01/09/2020.

Por otra parte, según la misma Disposición, la reunión de la Junta para aprobar las cuentas anuales se debe celebrar hasta 2 meses después de la formulación (anteriormente eran 3 meses). Esta fecha por tanto quedaría como el 01/11/2020.

Aplicándose el mismo criterio para libros Oficiales y Presentación de Cuentas Anuales, las fechas límite anteriores quedan como sigue:

Teniendo en cuenta estas nuevas fechas, en caso de que la Junta General ya estuviera convocada con anterioridad, se permitirá revocarla y convocar una nueva en el mes siguiente a la finalización del estado de alarma, con los procedimientos que se indican en la ley.

Fecha límite definitiva del Impuesto de Sociedades

El mismo RDL 19/2020 modifica también de facto la fecha límite para presentar definitivamente el Impuesto de Sociedades. Dicho impuesto se presenta en base al resultado de las Cuentas Anuales. Por tanto, dado que la fecha límite para su presentación es el 27/07 (lo que el RDL recalca), se prevé que se presentará el Impuesto de Sociedades con los resultados de las “Cuentas Anuales Disponibles”. Es decir:

• Para las Sociedades anónimas cotizadas, las Cuentas Anuales auditadas a que se refiere el RDL 8/2020, en su artículo 41.1.a)
• Para el resto, las Cuentas Anuales auditadas, o en su defecto las formuladas por el órgano correspondiente.

Una vez aprobadas las Cuentas Anuales en Junta de Accionistas, se presentará una segunda declaración del Impuesto de Sociedades, si el resultado difiere del presentado. La fecha máxima para presentar el Impuestos de Sociedades en esta segunda presentación será el 30/11/2020.

Plazo de auditoría y otras cuestiones

El plazo para la verificación contable de las cuentas también se entendía prorrogado dos meses desde la finalización del estado de alarma. El auditor tendría para emitir su informe hasta las 0:00 del 21/08/2020. Con la nueva normativa del RDL 19/2020 esta fecha pasaría a ser 01/08/2020.

El RDL también establece que se darán por válido el sistema de videoconferencia como fórmula de reunión tanto de órganos de gobierno y administración de asociaciones, sociedades civiles y mercantiles, como el consejo rector de las cooperativas y el patronato de las fundaciones. Los acuerdos de los órganos de gobierno podrán adoptarse en votación por escrito y sin sesión si lo decide el presidente y lo solicitan, al menos, dos miembros del órgano de gobierno. También el notario podrá asistir mediante sistemas de comunicación a distancia.

En caso de que, por circunstancias atribuibles a la crisis sanitaria, los administradores no pudieran firmar las cuentas anuales y el informe de gestión, la certificación del secretario del consejo será considerada suficiente siempre que haga constar la falta de firma de los administradores y su causa, así como la conformidad o disconformidad de los administradores respecto a los documentos de referencia.

Por tanto, los plazos y las circunstancias para la formulación, aprobación y presentación de las Cuentas Anuales en estado de alarma, así como la legalización de los Libros Oficiales, hace que cambien totalmente los plazos de presentación en 2020. El estado de alarma ha cambiado casi todo, esperemos que no se prolongue ya mucho más.

La transformación digital parece haber entrado en su etapa de madurez en Europa. Así lo constata la consultora Gartner, cuyos estudios revelan que casi la mitad (49%) de los CIO -directores de sistemas de información- dicen que sus compañías ya han cambiado el modelo de negocio, o están en proceso, para respaldar su digitalización. Son muchas las empresas que aseguran haber añadido aspectos digitales a sus procesos y estrategias, aunque no en todos los casos se trata de una transformación digital real.¿Cuáles son los 5 pilares de la transformación digital?

“Hay negocios que hablan de digitalización por haber comprado un CRM, un software o tener cuenta en Instagram”, explica Néstor Guerra, uno de los expertos más reconocidos en el ámbito de emprendimiento. “Sin embargo, para que la transformación digital se produzca realmente debe haber una estrategia de negocio detrás del uso de todas esas herramientas y tecnologías”.

Según el experto, la importancia del cambio digital de las empresas radica en que cada una de ellas lo haga en la manera que tenga sentido con la naturaleza de su actividad. La transformación digital en una empresa debe obedecer a una estrategia global que esté detrás del uso de las herramientas tecnológicas.

La transformación digital no es un proceso exclusivo de las empresas, sino que puede darse en cualquier ámbito (por ejemplo, en la administración pública o en una familia). En el escenario económico, el proceso digital es importante para todos los sectores a nivel global y se trata prácticamente de una necesidad, en la manera en que es una palanca de crecimiento para los negocios.

¿Qué empresas la necesitan más?

Sin embargo existen compañías para las que existe una necesidad especialmente acuciante de transformación digital. Por ejemplo, en el caso de la banca -uno de los sectores más avanzados en digitalización, junto con las telecomunicaciones y las aseguradoras- es fundamental para construir formas de relacionar sus servicios al cliente a través de nuevos productos.

“Es cierto que la mayoría cree que la digitalización tiene más peso en los negocios B2C, pero no es así necesariamente”, asegura Guerra. “En una empresa industrial, por ejemplo, aunque no se implemente una estrategia de redes sociales para captar clientes, se pueden integrar sistemas que modernicen y optimicen todo su proceso productivo, como el Internet de las Cosas, Big Data o Inteligencia Artificial, y todo esto también es digitalización”. Por tanto, aunque cada sector esté asumiendo esta transformación a un ritmo diferente, la digitalización se acerca más a ser una obligación que una opción.

Los 5 pilares de la transformación digital

El proceso de digitalización de las compañías debe ser gradual, involucrar a todas las áreas y estar basado en una actitud de apertura. Néstor Guerra propone estos cinco pilares fundamentales:

1. La cultura.

La forma en que se trabaja y la manera en que se relacionan las personas y los procesos es lo que se determina cultura de una compañía. La digitalización de las organizaciones pasa primero por las personas, por lo que es esencial conseguir, lo primero de todo, una cultura de transformación digital basada en aproximación, apertura, experimentación y comunicación.

2. El paradigma del “super cliente”.

El nuevo consumidor se caracteriza por haber cambiado radicalmente la forma en que adquiere, consume y busca los productos y servicios y también cómo se relaciona con las marcas. Por ello, el segundo pilar consiste en comprender cómo funcionan esos nuevos clientes. Esto no solo sucede en el sector B2C, sino también en el B2B, ya que por ejemplo cambian también las relaciones con proveedores, las formas de facturación, de compra, etc.

3. Los nuevos modelos de negocio.

Es importante tener en cuenta a aquellos “players” que irrumpen y cambian las reglas del juego en un sector. Por ejemplo, en el caso del sector del taxi, las nuevas empresas de transporte con conductor no han creado ningún producto nuevo, sino que han utilizado las tecnologías existentes para plantear un nuevo modelo de negocio, dándole una ventaja competitiva enorme.

4. La analítica y el dato.

La llamada “gobernanza de los datos” es clave no sólo aplicándola desde fuera hacia dentro, como es el caso de los embudos de conversión o la captación de clientes online, sino también al contrario (sistemas de control de procesos, monitorización de mecanismos productivos, etc.) Un caso que ilustra bien este punto es la relación con clientes a través de dispositivos que permiten la mejora de la experiencia gracias a la analítica. Por ejemplo, cuando en las colas de las tiendas se pide el teléfono a los clientes para que puedan irse y avisarles con un mensaje cuando se las va atender.

5. La innovación.

Por último, es esencial la construcción de productos y servicios en el contexto digital. En este sentido hay un gran abanico de metodologías que facilitan esto como “Design Thinking”, “Lean Startup”, “Agile”, etc.

La OMT busca emprendedores. La Organización Mundial del Turismo (OMT), con el apoyo de la Organización Mundial de la Salud (OMS), ha hecho un llamamiento a emprendedores y startups innovadores de todo el mundo para que presenten nuevas soluciones para ayudar al sector turístico a recuperarse del Covid-19. El plazo para presentarse al reto “Soluciones para devolver la salud al turismo” finaliza el 15 de abril.

Desde la OMT señalan: “Con millones de puestos de trabajo en riesgo mientras la pandemia golpea al turismo con más fuerza que a cualquier otro sector, el organismo de las Naciones Unidas especializado en turismo ha incluido la innovación en su respuesta general a la pandemia. La OMT trabaja en estrecha colaboración con la OMS para mitigar el impacto y situar al turismo en el eje de los futuros esfuerzos de recuperación, forjando vínculos estrechos con los gobiernos y el sector privado para impulsar la colaboración y la solidaridad internacional”. La OMT busca emprendedores para rescatar el turismo, sector gravemente tocado por la pandemia.

Estos dos organismos internacionales han lanzado el reto Soluciones para devolver la salud al turismo. El objetivo de este llamamiento mundial es para encontrar ideas innovadoras que ayuden al sector turístico a mitigar el impacto de la pandemia y poner en marcha los esfuerzos de recuperación. En particular, el reto aspira a encontrar ideas que puedan tener un efecto inmediato tanto para los destinos, como para las empresas y para la salud pública.

Hasta el 15 de Abril

El plazo para presentar ideas finalizará el próximo 15 de abril. Los ganadores del reto Soluciones para devolver la salud al turismo contarán con una invitación a presentar sus ideas a los gobiernos mundiales, el secretario general de la OMT y la IE University Wow Room. También contarán con una agenda digital en la que están incluidos más de 150 ministros y los mejores proveedores de turismo del mundo. Por último, tendrán acceso a la Red de Innovación de la OMT, de la que forman parte cientos de startups, corporaciones, inversores y empresas de primer nivel de todo el sector turístico.

Los participantes (startups y emprendedores) de cualquier parte del mundo deben tener soluciones listas para implementarlas con la mayor rapidez posible. La convocatoria está abierta a métodos, procesos, estructuras gubernamentales, iniciativas de impacto social, aplicaciones tecnológicas y tecnologías existentes, entre otras formas de innovación. Además de tener un modelo de negocio testado, los proyectos han debido haber pasado por un proceso de aceleración previamente, así como tener potencial para la implementación en numerosos países.

Las áreas en las que se pueden optar al resto son tres:

SALUD ENFOCADA EN LAS PERSONAS

Soluciones enfocadas en medidas de seguridad, métodos sanitarios y detección temprana, entre otras, para el turismo y otros actores importantes del sector turístico, y para ser utilizadas por turistas, empleados del turismo, modelos hospitalarios, agencias de viajes, tour operadores, transporte, parques de atracciones, etc.

SALUD PARA LA PROSPERIDAD

Soluciones enfocadas en aplicaciones digitales para el turismo, economía colaborativa, recuperación de la demanda, economía circular, gestión de los ingresos e inversiones, entre otras áreas, para ser implementadas en todo el sector a corto y largo plazo.

SALUD PARA LOS DESTINOS

Soluciones enfocadas en técnicas de recuperación para destinos: comunicación en crisis, movilidad, reposicionar una marca de destino turístico y recuperación de la confianza del viajero, entre otras áreas.

Pero las soluciones que deben aportar los emprendedores son urgentes. En pocos días -15 de abril- termina el plazo para presentarlas, mediante el formulario publicado en la página oficial del organismo. La OMT busca emprendedores, pero los quiere ya.

La explosión forzada del teletrabajo en muchas partes del planeta ha provocado un crecimiento sin precedentes de Microsoft Teams. El aumento del teletrabajo a causa de la pandemia del coronavirus ha disparado los usuarios activos diarios de Microsoft Teams a los 44 millones.

La plataforma para el trabajo en equipo de Microsoft, lanzada mundialmente hace tres años, había llegado a su tercer aniversario este mes superando los 32 millones de usuarios activos diarios de Microsoft Teams. Con el coronavirus la cifra se ha superado ampliamente. Las cifras de uso se han disparado y Microsoft Teams registra actualmente más de 44 millones de usuarios activos diarios.

El pasado mes de julio Microsoft Teams contaba con 13 millones de usuarios activos diarios y en noviembre esa cifra había subido hasta los 20 millones. Slack, la referencia de este segmento de plataformas anunció 12 millones de usuarios activos diarios en octubre.

Coincidiendo con su tercer aniversario, se registra un mayor crecimiento a causa de esta crisis sanitaria que está promoviendo su uso y Microsoft Teams ya ha anunciado cuáles serán sus próximas nuevas características.

Nuevas características de Microsoft Teams

La primera de las características tiene como finalidad la supresión del ruido en tiempo real. La idea es eliminar todo aquel sonido que pueda distraer durante una reunión, como el que pueda provocar nuestro teclado al escribir o una aspiradora automática al pasar por nuestro lado. De ello se encargará la inteligencia artificial.

Otra característica está destinada a las reuniones numerosas, encuentros en los que en ocasiones se hace difícil organizar la participación de todos fácilmente. Para solventar este problema, Microsoft Teams ha pensado incorporar la función levantar la mano. Usándola, junto a la imagen de la persona aparecerá la imagen de una mano que indicará que quiere decir algo. Sin interrupciones ni cortes durante el discurso de otros.

El resto de nuevas funcionalidades incluyen un modo para leer los mensajes sin conexión, la posibilidad de abrir chats en ventanas separadas o el lanzamiento de la aplicación Bookings dentro de Teams para facilitar la programación, administración y realización de citas virtuales, como las médicas.

Además, debido a la crisis del Coronavirus, Microsoft la prueba gratuita de Office 365, que incluye Microsoft Teams, hasta 6 meses.

En Extra Software, como partners de Microsoft, recomendamos Microsoft Teams. Entre los servicios que Extra Software ofrece en esta situación extraordinaria está la implantación de Microsoft Teams en las empresas. Puede ser de modo gratuito o con una licencia de bajo coste de Office 365, si se prefieres tener más funcionalidades. Conviértete en uno de los más de 44 millones de usuarios activos diarios de Microsoft Teams.