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Desde que hacemos un presupuesto a un cliente, o un proveedor nos hace una oferta, hay un largo recorrido en que el documento de venta, o el de compra, pueden sufrir cambios. Te explicamos en qué consiste el circuito de compras y ventas en Gestión Comercial.

Circuito de Ventas

El recorrido comienza cuando hacemos un presupuesto a nuestro cliente con el producto o servicio que nos ha pedido. Recordemos que en Gextor, debido a que los presupuestos se pueden repetir, tenemos la opción a un presupuesto modelo que escalemos una y otra vez. Una vez modificado el presupuesto con los cambios que el cliente nos ha solicitado, podemos hacer un pedido que iniciará un proceso para sacar la mercancía de nuestro almacén (si se trata de artículos físicos).

El trabajo con documentos que pasan por diferentes estadios permite recepcionar unos desde otros, de manera que el presupuesto se transforma en un pedido y el pedido en un albarán, sin tener lógicamente que volver a introducir las líneas en el cuerpo. Aquí puedes ver un ejemplo de un presupuesto recepcionado desde un pedido:

Una vez recepcionado, un documento puede quedar en histórico o no. Tanto los presupuestos como los pedidos permiten opcionalmente ser almacenados mediante estas preferencias:

El pedido puede ser confirmado o no confirmado

El siguiente estadio de un documento de venta es el albarán, a partir del cual se generan movimientos en el almacén. Hasta ese momento la mercancía no se ha movido, pero cuando hacemos un albarán, es porque la mercancía sale de nuestro almacén hacia el cliente.

Finalmente el albarán se factura y se emite la factura al proveedor. Hay que destacar que en este momento un documento no se transforma en otro, sino que, mediante la utilidad de Ventas / Facturación de albaranes, todos los datos dela albarán pasan a la factura, pero ambos documentos permanecen activos independientemente.

En esta tabla podemos ver un resumen de los documentos de venta:

  VENTAS  
ESTADO Pendiente Pendiente de servir Pendiente de Servir Servido y  pendiente de facturar Facturado
(sin confirmar) (confirmado)
DOCUMENTO Presupuesto Pedido sin confirmar Pedido confirmado Albarán Factura

Circuito de Compras

El primer estadio del documento es una Oferta del proveedor. Es el documento equivalente al Presupuesto. A partir de ahí elaboramos el pedido (de compra), que se puede confirmar o no. Igualmente tenemos la opción de mantener en histórico las ofertas y pedidos o no:

Al igual que en los documentos de venta, el pedido se puede confirmar o no.

Una vez confirmado, emitimos el albarán,  a partir del cual se generan movimientos en el almacén. En ese momento se genera la entrada de la mercancía en almacén. Finalmente el albarán se factura y se emite la factura al proveedor. De manera diferente a las ventas, la recuperación del albarán para emitir la factura se hace desde la utilidad “Facturas de Proveedor”, que funciona de forma similar al resto de recuperación de documentos. Al igual que en ventas, ambos documentos permanecen activos independientemente.

A continuación podemos ver un resumen del proceso de compras:

  COMPRAS  
ESTADO Pendiente Pendiente de recibir Pendiente de recibir Recibido y Facturado
(sin confirmar) (confirmado) Pendiente de facturar
DOCUMENTO Oferta Pedido sin confirmar Pedido confirmado Albarán Factura

En caso de que solo se disponga del módulo de Gestión Comercial, el proceso termina aquí. Si además disponemos de Gextor Contabilidad, y la empresa de Gestión Comercial está enlazada con la empresa de Contabilidad, el proceso puede continuar con la contabilización. Este proceso, presente tanto en compras como en ventas, realizará el asiento contable a partir de la factura de compras o de ventas:

CONTABILIDAD CONTABILIDAD
Contabilización de Ventas Contabilización de Ventas
Contabilizado Contabilizado
Asiento de factura COBRO
Contabilización de Compras Contabilización de Compras
Contabilizado Contabilizado
Asiento de factura PAGO

El proceso de contabilización se realiza mediante Compras / Contabilización o Ventas / Contabilización:

Y finaliza con el asiento en contabilidad:

Con este proceso de contabilización, finaliza el circuito de ventas / o de compras en Gextor. El programa permite por tanto registrar todo el proceso de una transacción comercial, desde el presupuesto inicial, hasta su contabilización. Esto es lo que llamamos el circuito de compras y ventas en Gestión Comercial.

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