En la práctica de las asesorías, es bastante habitual la presentación de los impuestos de gran número de empresas. A a veces la confusión se impone y no es tan fácil tener información precisa de los impuestos presentados. Debido a la demanda de nuestros clientes de un sistema ordenado y claro de control de los impuestos cuando gestionamos varias empresas, hemos desarrollado Gextor Scan Impuestos.
Nuestros clientes asesorías a menudo se encuentran en la tesitura de presentar en fechas muy cercanas modelos de IVA, de IRPF y el modelo 347 o el 200. La Agencia Tributaria facilita el control de los modelos presentados devolviendo una confirmación mediante un documento PDF, pero no puede ir más allá.
Gextor Scan Impuestos: controla tus impuestos
Gextor Scan Impuestos escanea todas las confirmaciones de la AEAT y chequea a qué modelo y periodo pertenece, mediante un sistema de reconocimiento óptico de caracteres. De este modo, la asesoría puede tener controlados en todo momento los modelos oficiales presentados, evitando descuidos o errores. Además, Gextor Scan Impuestos es configurable para enviar correos electrónicos a las distintas personas responsables de la presentación de impuestos.
Pero lo verdaderamente novedoso es que no solo trabaja con las empresas dadas de alta en Gextor, sino que también permite introducir datos de empresas totalmente externa. Es configurable para el control también de sus impuestos. De este modo, todas las empresas que lleva la asesoría, no solo aquellas que están dadas de alta en nuestro ERP Gextor, pueden ser controladas por este módulo.
Por último, la información de este módulo es perfectamente exportable a MsExcel. La asesoría puede contar en todo momento con informes de la situación de los Modelos Oficiales presentados por cada empresa.
Con Gextor Scan Impuestos, hemos ideado una solución muy esperada por Asesorías y Gestorías. Esperamos haber dado respuesta a las necesidades de control y seguimiento en un área de la empresa en la que hay que respetar escrupulosamente los datos.
Gextor SAC es el Sistema de Autorización de Compras de la familia Gextor. Desde hace tiempo se hacía necesario un sistema con varios perfiles de autorización para aprobar las compras en empresas con grandes consumos. Tras diversos acuerdos con cliente, cuyas necesidades evaluamos, dando lugar a este nuevo módulo.
Gextor SAC se basa en perfiles de usuarios, que crean solicitudes de gastos, o bien pedidos o facturas. También, dado que está enlazado con Gextor Contabilidad, permite establecer tipos de gastos con asignación de cuentas, preparando ya la distribución analítica del gasto cuando se contabilice.
El flujo de trabajo comienza con un pedido que se da de alta en el sistema, que debe ser aceptado por un perfil diferente al solicitante. Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, puede haber diferentes perfiles con distintos grados para autorizar pedidos, gastos o facturas.
Diferentes perfiles de usuarios
Los perfiles de usuarios que podemos crear se dividen en:
Administrador: Usuario que administra opciones de otros usuarios y perfiles
Solicitante: El que solicita un pedido o factura y que debe confirmar posteriormente la realización del servicio
Autorizador: Puede autorizar/revisar autorizaciones, pedidos y facturas; y en otra fase certificar que se ha realizado el servicio correctamente
Confirmador: Inicia la petición de confirmación del servicio prestado, cuando llega la factura del proveedor.
Contabilizador: Una vez el servicio se ha realizado y está confirmado y certificado, lo contabiliza.
Los distintos perfiles de usuario tienen diferentes capacidades para autorizar, y también pueden asignados a diferentes sucursales y empresas.
Cada usuario puede ver en todo momento las tareas que tienen asignadas y están pendientes de hacer, ya sean autorizaciones, pedidos o facturas, o confirmaciones. Si se desea, el flujo de trabajo genera correos electrónicos a cada una de las partes encargadas del servicio o su aprobación.
El sistema también permite que se puedan establecer comentarios entre los encargados de autorizar o no el flujo de trabajo.
Contabilización
El Sistema de Autorización de Compras está enlazado con Gextor Contabilidad, estableciendo también un proceso de trabajo que enlaza con el módulo contable.
A la hora de contabilizar, tenemos dos opciones:
O bien el usuario tiene la factura, en cuyo caso se contabiliza creando los efectos, el pago si es el caso, la analítica.
O bien, si no ha llegado la factura, se provisiona, creando los asientos a la espera de que llegue la factura, y en ese momento se desprovisiona.
El SAC también permite crear remesas de pago, que pueden entrar también en el flujo de aprobación. Desde Gextor Contabilidad se podrá trabajar con esas remesas, pero hasta que no se aprueben, no se podrá generar ni contabilidad.
Con este módulo, hemos dado respuesta a la demanda que nuestros clientes nos hacían de una aplicación que controle todo el flujo de gastos y compras de una organización. Ahora, solo es cuestión de que comprobéis si cumple vuestras expectativas. Y si no es así, estamos abiertos a vuestras sugerencias. 🙂
Esta publicación ha tenido una actualización el 23/01/2019, debido a la implantación y obligatoriedad del nuevo modelo 417.
Desde Julio de este año, y debido al Decreto 111/2018, 30 julio, por el que se modifica el Decreto 268/2011, de 4 de agosto, conocemos las fechas de implantación del SII en Canarias. El SII (Suministro Inmediato de Información) para el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) estará en fase de producción a partir del 01/01/2019. El último trimestre de este año la ATC (Agencia Tributaria Canaria) trabajará en fase de pruebas con algunas empresas canarias.
Se pretende, al igual que en el resto de España lograr una mayor transparencia y control de la información fiscal y por tanto también combatir el fraude fiscal. El SII también implica ciertas ventajas en la presentación de declaraciones para las empresas obligadas. Canarias, al igual que País Vasco y Navarra, no se había incorporado aún a este sistema.
Empresas obligadas al SII en Canarias
El SII en Canarias es de aplicación, al igual que en el resto de España, para:
Grandes empresas a efectos del IGIC (Volumen de operaciones del año anterior superior a 6.010.121,04 €).*
Grupos de entidades a efectos del IGIC.
Empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IGIC.
Esta medida afectará a unas 2000 empresas, según la Agencia Tributaria Canaria (ATC).
Los sujetos con periodo de liquidación trimestral podrán optar mediante declaración censal (modelo 400) entre Noviembre y Diciembre del año anterior, en el caso del ejercicio 2019.
A los declarantes obligados a presentar IGIC por el SII se les permite aumentar el plazo máximo para las declaraciones, del día 20 del mes siguiente al de liquidación, a todo el mes natural siguiente. Algunos modelos afectados por esta ampliación del plazo son el 417 (fusión del 410 y el 411 para los clientse del SII), el 418 y el 419.
El nuevo modelo 417 de autoliquidación del IGIC para los sujetos pasivos acogidos al SII es una fusión del modelo 410 Grandes Empresas Declaración Mensual y 411 Exportadores Declaración Mensual. En Extra Software estamos trabajando en la elaboración de este nuevo modelo.
De manera similar al resto de España, este sistema exonera de la obligación de presentar:
340: Declaración informativa de las operaciones incluidas en los Libros registro del Impuesto General Indirecto Canario
415: Declaración anual de operaciones con terceras personas.
416: Declaración anual de operaciones exentas del Impuesto General Indirecto Canario.
425: Declaración resumen anual del Impuesto General Indirecto Canario.
Otra ventaja del SII es que permite a la Agencia Tributaria Canaria ofrecer datos de la información registrada por cada declarante y de la información presentada por sus contrapartes.
Cómo funciona el SII en Canarias
Al igual que en la implantación del SII a nivel de península, hay dos sistemas para la presentación del IGIC:
Mediante SERVICIO WEB basado en intercambio de mensajes XML “máquina a máquina” (así es como funciona el módulo Gextor SII). Este sistema envía codificada en la cabecera el titular, periodo y registro y en otro bloque el contenido de las facturas.
Mediante formulario electrónico, para los sujetos pasivos que realizan pocas operaciones.
Otro punto importante son los plazos para presentar las facturas mediante el SII, que quedarán como sigue:
Para Facturas Emitidas, 8 días naturales desde la fecha de expedición el primer semestre de 2019, y a partir del 01/07/2019 en adelante, 4 días naturales desde dicha fecha.
Para Facturas Emitidas, expedidas por un tercero autorizado, 8 días naturales desde la fecha de expedición.
En cualquier caso, antes del 16 del mes siguiente al devengo.
Para Facturas Recibidas, 8 días naturales desde la fecha de registro contable el primer semestre de 2019, y a partir del 01/07/2019 en adelante, 8 días naturales desde dicha fecha.
En todo caso, antes del 16 del mes siguiente a la deducibilidad.
La implantación del SII en Canarias estará en fase de pruebas para las empresas que colaboran con la ATC durante el cuarto trimestre del 2018. Para el resto de empresas, la ATC ha facilitado un mail informativo: igic_sii.atc@gobiernodecanarias.org
Extra Software está ya trabajando en la plena adaptación de su módulo del Gextor SII en Canarias, que estará operativo en pruebas para aquellas empresas interesadas en colaborar como betatester desde el próximo mes de Octubre. En caso de que estés interesado en este módulo ponte en contacto con nosotros.
Más información sobre el SII en Canarias en este enlace de la ATC.
Las Cuentas Anuales suelen presentarse el mes de Julio, porque el pazo máximo son seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Como la mayoría de las empresas trabajan por años naturales, cierran el ejercicio a 31 de Diciembre, por lo que el plazo máximo de presentación en el Registro Mercantil suele ser el 30 de Julio. En esta publicación, te vamos a contar cómo presentar las Cuentas Anuales con Gextor.
Tradicionalmente, se entienden las Cuentas Anuales como los principales informes de Contabilidad. Es decir, Balance de Situación, Cuenta de pérdidas y Ganancias, Cambios de Patrimonio Neto, Ingresos y Gastos de P.N., Flujos de efectivo y Memoria). Sin embargo, se deben presentar los siguientes documentos (según casos, no todos son obligatorios lógicamente):
Instancia de presentación de las cuentas.
Hoja de datos generales de identificación.
Declaración medioambiental.
Modelo de autocartera.
Lo que son propiamente las CUENTAS ANUALES, formadas por todos los Informes que hemos mencionado más arriba.
Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados
Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance)
Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase
Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
En ciertos casos se adjuntan también los Anuncios de convocatoria y la Certificación SICAV y se puede añadir otra documentación.
El archivo que genera Gextor se refiere únicamente al apartado 5, pero también es cierto que son los Informes más trabajosos de trasladar en caso de que no se exporten automáticamente:
Balance de Situación.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Estado de Cambios de Patrimonio Neto
Ingresos y Gastos de Patrimonio Neto
Estado de flujos de efectivo
Y también disponemos de la Memoria, disponible siempre para el último ejercicio, pero que no generaremos conjuntamente con el resto de informes en el fichero .xbrl generado para las Cuentas Anuales.
Según la empresa sea de un tipo u otro, habrá obligatoriedad o no de los Informes, según el siguiente cuadro:
GRANDES EMPRESAS
PYMES
Balance de Situación
Sí (Normal)
Sí (Abreviado o Pymes)
Cuenta de PP y GG
Sí (Normal)
Sí (Abreviado o Pymes)
Cambios de Patrimonio Neto
Sí
Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto
Sí
Flujo de Efectivo
Sí
Memoria
Sí
Sí
Obtención de las Cuentas Anuales con Gextor
Como ya avanzábamos, obtenemos en Gextor el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios del Patrimonio Neto del año en que queramos obtener las cuentas.
IMPORTANTE: comprobar que todos los informes lleven el Código de las cuentas anuales, para ello en cualquier informe podemos pulsar en el botón VER CÓDIGOS DE CUENTAS ANUALES y si aparecen valores, el informe es válido:
Una vez que obtengamos los informes, se guarda automáticamente la fecha de obtención de cada uno de ellos.
Ya en Cuentas Anuales, que estemos dentro del siguiente cuadro, tendremos que comprobar que la EMPRESA y el EJERCICIO son los correctos para obtener las cuentas que deseamos.
En el caso de PYME, solo necesitaremos el Balance de Situación, la cuenta de PP y GG y el Informe de Cambios de Patrimonio Neto.
A continuación pinchamos en la pestaña de DATOS IDENTIFICATIVOS para que posteriormente podamos pinchar en el botón SOPORTE MAGNÉTICO.
Es una cuestión meramente procedimental, ya que en este paso no hace falta rellenar ningún campo, éstos se rellenarán posteriormente. Ya de paso, comprobamos que los datos que aparecen son correctos.
Una novedad de este año es la solapa Identificativos 2, que también debe cumplimentar el usuario:
Para obtener el periodo medio de pago a proveedores durante el ejercicio debemos ir a Gextor Contabilidad y en Cartera / Informes de Cartera/ Información sobre Aplazamiento de pagos obtendremos el datos que necesitamos:
A continuación, pulsamos en SOPORTE MAGNÉTICO, esperamos unos instantes hasta que nos salga el siguiente cuadro y pulsamos OK.
El cuadro nos informa de la ruta en donde se ha guardado el archivo .XBRL que posteriormente importaremos con el programa DEPÓSITO DIGITAL (D2).
IMPORTANTE: para llegar a dicho archivo, pinchamos en INICIO, después en EJECUTAR y ponemos la ruta que nos ha indicado
Obtención de la Memoria con Gextor
Respecto a la Memoria, aunque anteriormente se ubicaba dentro del menú de informes en Gextor Contabilidad, desde hace dos años se han incorporado a los informes que se generan desde el módulo de Modelos Oficiales, apartado de Cuentas Anuales.
El programa da opción a generar la Memoria Abreviada y la Memoria de Pymes en base a una plantilla predefinida
Una vez generada, dejará registro en la aplicación del informe Word asociado.
Con estos informes, estaremos preparados para la importación desde el programa D2 del Colegio de Registradores, los informes necesarios para presentar las Cuentas Anuales.
La Orden HFP/187/2018, de 22 de Febrero, ha introducido una serie de cambios en el SII (Suministro de Información Inmediata) que entran en vigor a partir del 1 de Julio de 2018. Gextor SII se ha renovado con estos cambios, y por tanto la próxima actualización del programa permitirá su incorporación.
Para aquellos usuarios familiarizados con el SII, muchas de estas opciones sonarán familiares, porque algunas de ellas habían sido muy esperadas los últimos meses.
NOTA IMPORTANTE: Independientemente de que tu empresa se vea afectada o no por estas novedades del SII es IMPRESCINDIBLE actualizar la versión de Gextor si presentas impuestos con el programa, dado que la AEAT ha modificado los formatos de envío de información. En caso de no actualizarse el programa, habría problemas en el envío y recepción de información.
SUCESIÓN DE EMPRESAS
El caso de sucesión de una empresa por otra puede darse por cambio de nombre de la sociedad, cambio de su forma jurídica, compra de una por otra o fusión.
Cuando una empresa sucede a otra en sus obligaciones tributarias, se ha hecho necesario un campo identificativo para los registros de facturación, que realiza en su condición de sucesora de la empresa original.
En Gextor, se han incluido nuevos campos en la empresa para informar de la empresa sucedida (NIF+Razón social):
Además de ello, se añaden una serie de cambios en Gextor relacionados con la sucesión de empresas, según el tipo de factura:
En la facturas emitidas. Se informarán de nuevo las facturas con Criterio de Caja, con los cobros que corresponden a la entidad SUCESORA. En las facturas rectificativas, se informará cuando correspondan a la entidad SUCEDIDA. Devoluciones de IVA de viajeros: Se registrará una factura con importe negativo correspondiente a la minoración del IVA devengado en la operación de la entidad SUCEDIDA y se registrará una nueva factura en que se informe de la base imponible exenta consecuencia de la exportación.
En las facturas recibidas, se registrarán las facturas cuyo destinatario sea la entidad SUCEDIDA y que estén pendientes de registro a efectos de autoliquidación. En las Facturas recibidas con Criterio de Caja pendientes de pago, se informará de nuevo la factura con los pagos que corresponden exclusivamente a la entidad SUCESORA.
En los Bienes de inversión, se registrarán en los libros de la entidad SUCESORA las facturas recibidas por la SUCEDIDA por la adquisición de bienes de inversión cuya regularización corresponda a la SUCESORA, así como las operaciones intracomunitarias en que la SUCEDIDA sea la destinataria o remitente de los bienes.
SUJETOS PASIVOS OBLIGADOS AL SII DURANTE EL EJERCICIO EN CURSO
Los sujetos pasivos obligados al SII en el curso del ejercicio deben remitir la totalidad de los registros de facturación de las operaciones realizadas desde el inicio de ese mismo ejercicio.
En caso de que cambie su situación, la inscripción en el SII será efectiva a partir del día siguiente al de la finalización del periodo de liquidación que le corresponda.
A tal efecto, hemos incluido en el Administrador un campo nuevo en Gextor que indica la fecha de inclusión en el SII:
Se modifica a tal efecto la denominación de la clave 16 “Primer semestre 2017” y pasa a denominarse “Primer semestre 2017 y facturas anteriores a la inclusión en el SII”. El plazo de remisión de estos registros es desde la fecha de inclusión en el SII hasta el fin del ejercicio.
CAMBIOS EN EL SII EN LAS CLAVES F1 y F2
La clave F1 se modifica para incluir, además de las facturas completas, las simplificadas cualificadas (con identificación del destinatario). El cambio afecta a facturas recibidas y emitidas.
La clave F2 se modifica para incluir, además de las facturas simplificadas, las facturas completas en las que no conste la identificación del destinatario. Este cambio solo afecta a facturas emitidas.
En Gextor, se han añadido nuevos checks para identificar estas variantes en las facturas:
FACTURAS RECTIFICATIVAS:
Hasta ahora en Gextor solo tratábamos las facturas rectificativas por diferencias, relacionando la factura rectificativa con la factura original.
Ahora se permiten también las rectificativas por sustitución. En este caso
Se emitirá una nueva factura, en negativo, que anula la original (tipo “F”)
Se emitirá una segunda factura en positivo que sustituye a la original, en positivo, del tipo rectificativa (esta factura debe cambiarse al tipo “R”). Esta segunda factura se relaciona con la factura original.
OTROSCAMBIOS EN EL SII
En la ventana de facturas, se ha añadido una columna (“D”) en el apartado de bases imponibles de las facturas para definir si una Base es deducible o no deducible, por tanto se admiten ambos tipos de bases en una misma factura (anteriormente una factura era totalmente deducible o totalmente no deducible).
La AEAT añade la opción de consultar la información facilitada por contrapartes (es decir, clientes y proveedores de la empresa). Esto implica un nuevo campo Fecha de Cuadre, que chequea la fecha de la factura de la empresa y la compara con la de las contrapartes.
Aparece una clave de medio de cobro/pago nueva en relación con las operaciones acogidas o afectada por el Régimen Especial de Criterio de Caja. Esta nueva clave se denomina domiciliación bancaria, y afecta tanto a facturas emitidas como a recibidas.
Se procede a recoger una nueva forma de registrar las devoluciones en régimen de viajeros que constituye una simplificación de registro de estas operaciones. Esta simplificación se refiere a informar las devoluciones con un tipo de modificación diferente (clave A5 para altas y clave A6 para modificaciones). Este tipo de operaciones no se computarán a efecto de volumen de operaciones y convivirán con el registro de devoluciones actual (clave A4).
Se añade el campo “autorización” para aquellas empresas que han solicitado de la AEAT la emisión de determinados tipos de facturas. Entre otras cosas, se permite previa autorización la expedición de tiques en lugar de facturas, la de facturas simplificadas y la modificación de los requisitos de las anotaciones registrales.
Se habilita una nueva marca que identifica a las facturas expedidas por terceros de acuerdo a una exigencia normativa. La finalidad es que esta marca, solo habilitada en el Libro registro de facturas emitidas, tengan también el plazo de 8 días para su remisión.
En el libro de facturas emitidas se permite desglosar las bases exentas, por causa de exención. En Gextor, se mantienen las causas que había anteriormente, y ahora se asigna a cada base a una causa de exención.
Mediante una marca especial, se identifican aquellos registros de facturación respecto a los que el cumplimiento de plazo de envío a los Libros registro (emitidas, recibidas y determinadas operaciones intracomunitarias), presente dificultades. Estas dificultades se dan por el cambio de la condición de la empresa a la que se factura (p.e. gran empresa, competencia inspectora,…). En Gextor se añade una Utilidad nueva para indicar una marca de que la factura está fuera de plazo.
Se crea un nuevo campo de contenido libre denominado referencia externa en todos los libros registro (novedad introducida por la AEAT a petición de muchos usuarios).
Se añade una marca especial a aquellas facturas con un importe igual o superior a 100.000.000 euros.
Se permite identificar en el libro de facturas emitidas todas las referencias catastrales de inmuebles objeto de arrendamientos de local de negocio no sujetos a retención (aunque superen las 15 referencias). Recordemos que en Gextor no contemplábamos esta posibilidad. Desde esta actualización la contemplamos hasta un límite de 15 referencias.
Todas estas modificaciones están incluidas en la última actualización de Gextor, por lo que es imprescindible actualizarse la aplicación para poder hacer uso de ellas, y que no haya complicaciones en el proceso de remisión de las facturas a la AEAT.
Una de las mejores y más versátiles funcionalidades de Gextor son los Informes. Gextor cuenta con Informes en Gestión Comercial, en Contabilidad y también con Informes personalizados. Centrándonos en los informes de Contabilidad, Gextor tiene variante de documento legal en muchos casos para su presentación tanto en la AEAT (Impuesto de Sociedades) como para los Libros Oficiales y las Cuentas anuales en el Registro.
Como muchos otros documentos, los informes de Contabilidad de Gextor se pueden exportar a .pdf, .txt, .xls, .rtf, .csv y .xml.
Centrándonos en los informes utilizados para la elaboración de las Cuentas Anuales, vemos distintas obligaciones según la empresa sea una PYME o una Gran Empresa, según el siguiente cuadro:
GRANDES EMPRESAS
PYMES
Balance de Situación
Sí (Normal)
Sí (Abreviado o Pymes)
Cuenta de PP y GG
Sí (Normal)
Sí (Abreviado o Pymes)
Cambios de Patrimonio Neto
Sí
Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto
Sí (dependiendo del tipo de empresa)
Flujo de Efectivo
Sí
Memoria
Sí
Sí
Como sabemos, hasta 2016 era también obligatorio el informe de Cambios de Patrimonio Neto para Pymes, pero desde el Real Decreto 602/2016, de 2 de Diciembre, no es obligatorio para este tipo de empresas.
Todos los informes de contabilidad mencionados en el cuadro anterior están disponibles en Gextor. Además, existen variantes para cada uno de ellos de tipo Normal, Abreviado y para Pymes.
Al crear un nuevo informe, desde el menú de Informes, la aplicación nos hará la pregunta de si deseamos copiar el informe de los modelos predefinidos:
Una respuesta afirmativa a la pregunta nos mostrará los informes ya existentes en la aplicación.
A partir de ahí, nos ofrece también la posibilidad de modificar la estructura de ese informe añadiendo o suprimiendo partidas, incorporando nuevas cuentas,… e incluso definirse nuevos informes adaptados a las necesidades.
Otros informes de Contabilidad en Gextor
Aparte de estos informes de contabilidad, Gextor dispone también del Estado Comparativo, el Balance de Sumas y Saldos, las Cuentas anuales y la Memoria.
El Estado Comparativo permite comparar Debe, Haber y Saldo de las diferentes cuentas acotando por periodos:
El Balance de Sumas y Saldos, en sus distintas variantes de Apertura, de Comprobación, Por Niveles y Piramidal, permite dar una aproximación completa a los saldos contables, agrupando la información de distintas formas:
Por último, las Cuentas Anuales y la Memoria, se encuentran en el módulo de Modelos Oficiales, y ambos son exportables para su importación desde el programa D2 del Colegio de Registradores:
En suma, la versatilidad de los informes en Gextor Contabilidad, permite trabajar cómodamente en Contabilidad, sabiendo que la generación de los informes está garantizada.
